Die Zuordnung der ersten Tätigkeitsstätte bei Arbeitnehmern, die in mehreren Betrieben oder Filialen arbeiten, spielt eine wichtige Rolle. Häufig werden die steuerlichen Auswirkungen nämlich nur für ein einziges Jahr betrachtet. Doch hier gilt: Den Blick schärfen! Denn die Effekte über mehrere Jahre zu betrachten, lohnt sich. Auch wenn die Steuerersparnis im Erstjahr nur gering erscheinen mag, lassen sich in den Folgejahren einige hundert Euro Steuern zusätzlich sparen – alles eine Frage der geschickten Gestaltung.
Schnelleinstieg
Was gilt bei der ersten Tätigkeitsstätte?
Nicht selten sind Arbeitnehmer verpflichtet, die Arbeitsleistung auf Dauer – nicht bloß vorübergehend – an zwei oder mehr Arbeitsstätten des Arbeitgebers zu verrichten. Da wären zum Beispiel der Hauptbetrieb und in eine Filiale.
Seit 2014 kann ein Arbeitnehmer allerdings nur noch eine einzige „erste Tätigkeitsstätte“ pro Dienstverhältnis haben. Jede Tätigkeit außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte gilt als Auswärtstätigkeit. Für die Steuererklärung bedeutet das:
- Nur die Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte sind mit der Pendlerpauschale absetzbar, alle weiteren Fahrten mit der Dienstreisepauschale beziehungsweise mit den tatsächlichen Kosten.
- Da die Tätigkeit an den anderen Arbeitsstätten als Auswärtstätigkeit gilt, sind zudem die Verpflegungspauschbeträge als Werbungskosten absetzbar oder können vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden.
Falls mehrere Arbeitsstätten die Voraussetzungen einer „ersten Tätigkeitsstätte“ bezüglich Dauer der Tätigkeit oder Umfang der Arbeitszeit erfüllen, gilt folgende Regelung:
- Als erste Tätigkeitsstätte gilt diejenige, die der Arbeitgeber bestimmt. Dabei muss es sich nicht um die Tätigkeitsstätte handeln, an der du den zeitlich überwiegenden oder qualitativ bedeutsameren Teil deiner beruflichen Tätigkeit ausübst.
- Macht der Arbeitgeber von seinem Bestimmungsrecht keinen Gebrauch, gilt als erste Tätigkeitsstätte diejenige, die der Wohnung örtlich am nächsten
Spielraum ausnutzen
Der Arbeitgeber bestimmt die „erste Tätigkeitsstätte“ anhand von arbeits- oder dienstrechtlichen Festlegungen, Weisungen und Verfügungen. Natürlich sind Arbeitgeber und Arbeitnehmer dabei oftmals aus arbeitsrechtlichen, tarifrechtlichen oder innerbetrieblichen Regelungen heraus an gewisse Maßgaben gebunden. Hast du jedoch die Möglichkeit, diese selbst zu bestimmen, solltest du deinen Gestaltungsspielraum steuerlich optimal ausnutzen.
Beispiel: erste Tätigkeitsstätte
Variante 1: Standort B als erste Tätigkeitsstätte
- Fahrten zum Standort A: 140 Tage x 0,30 Euro x 10 km x 2 = 840 Euro
- Fahrten zum Standort B: 90 Tage x 0,30 Euro je Entfernungskilometer x 10 km = 270 Euro
- Verpflegungsaufwand für die Fahrten zum Standort A für die ersten drei Monate:
- 12 Wochen x 3 Tage x 12 Euro = 432 Euro
- Summe: 1.542 Euro
Nun prüfen Stefan und Otto, welche Auswirkungen sich ergeben, wenn Standort A als erste Tätigkeitsstätte behandelt beziehungsweise zugewiesen wird, obwohl die Fahrten dorthin dann nur mit der Entfernungspauschale geltend gemacht werden können:
Variante 2: Standort A als erste Tätigkeitsstätte
- Fahrten zum Standort A: 140 Tage x 0,30 Euro je Entfernungskilometer x 10 km = 420 Euro
- Fahrten zum Standort B: 90 Tage x 0,30 Euro x 10 km x 2 = 540 Euro
- Verpflegungsaufwand für die Fahrten zum Standort B:
- 45 Wochen x 2 Tage x 12 Euro = 1.080 Euro
- Summe: 2.040 Euro
Immerhin kann Stefan 498 Euro mehr steuerlich geltend machen. Das liegt daran, dass die Verpflegungsaufwendungen an dem Standort, der weniger als 3 Tage pro Woche aufgesucht wird, ohne zeitliche Beschränkung abgezogen werden können. Im umgekehrten Fall gilt eine Beschränkung auf 3 Monate.
Stefan sollte davon absehen, Standort B für Mitarbeiter Otto als erste Tätigkeitsstätte festzulegen. Bei der ersten Variante könnte Müller im kommenden Jahr nämlich keine Verpflegungsaufwendungen mehr geltend machen, während er in Variante 2 auch in den Folgejahren jeweils 1.080 Euro abziehen darf. Somit könnte er im ersten Fall nur noch 1.110 Euro geltend machen, während er im zweiten Fall dauerhaft 2.040 Euro pro Jahr abziehen kann.
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