Bogen rund

Arbeitsmittel absetzen

Mit Papier, Stiften & Co. zur Steuerersparnis


Ob der USB-Stick oder der antike Sekretär, der im Remote-Office seine Wiedergeburt erlebt: Arbeitsmittel mindern als Werbungskosten Ihre Steuer. Was alles dazu gehört und was Sie für Ihre Steuererklärung wissen müssen, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Kurz & knapp

  • Auch wenn kein Arbeitszimmer vorhanden ist, mindern Arbeitsmittel die Steuer
  • Für die Fortbildung oder Zweitausbildung benötigte Arbeitsmittel sind auch Werbungskosten
  • Nutzen Sie den Gegenstand zu 90 % beruflich, können Sie diesen vollständig ansetzen
  • Kosten Arbeits­mittel mehr als 800 Euro netto, müssen über sie die Nutzungs­dauer verteilt abge­schrieben werden

Was sind Arbeitsmittel?

Ganz einfach: Gegenstände, die Sie benötigen, um Ihre beruflichen Aufgaben zu erledigen, gehören zu den Arbeitsmitteln.

Sämtliche Kosten für den Kauf der Arbeitsmittel – also auch Porto oder Verpackungskosten – setzen Sie in Ihrer Steuererklärung als Werbungskosten ab. Das können Sie übrigens auch dann, wenn Sie eine Fortbildung, eine weitere Ausbildung oder ein Zweitstudium absolvieren. Neben den Anschaffungskosten mindern auch Aufwendungen für Reparatur, Reinigung und Wartung in voller Höhe die Steuer. Die Kosten für Arbeitsmittel setzen Sie in dem Jahr an, in dem sie diese bezahlen (Abflussprinzip).

Info Icon Grafik

Arbeitsmittel-Pauschale

Wer viele kleinere Ausgaben für Arbeitsmittel im Jahr hatte, kann sich in der Einkommensteuererklärung die Nichtbeanstandungsgrenze nutzen: Viele Finanzämter erkennen Arbeitsmittel bis zu  110 Euro ohne Nachweise dafür einzufordern. Einen Rechtsanspruch darauf haben Sie allerdings nicht, da es sich um keine echte Pauschale handelt.

Übrigens muss es nicht immer Neuware sein. Auch gebraucht gekaufte Gegenstände dürfen Sie von der Steuer absetzen. Dafür gelten fast die gleichen Voraussetzungen wie für neu gekaufte Arbeitsmittel – nur bei der Abschreibung gibt es Unterschiede.

Corona Information Icon

Corona-Krise: Ich habe kein Arbeitszimmer, kann ich den Schreibtisch trotzdem absetzen?

Für den Abzug der Arbeitsmittel ist ein vom Finanzamt anerkanntes  Arbeitszimmer nicht notwendig . Das gilt auch für alle, die während der Corona-Pandemie aus der Arbeitsecke im Wohnzimmer heraus, arbeiten: Sie können die Arbeitsmittel – auch Schreibtisch und Regal – steuerlich geltend machen.

Welche Arbeitsmittel kann ich absetzen?

Bei der Steuer ansetzen können Sie zum Beispiel die Ausstattung wie Schreibtisch und -stuhl, Papierkorb oder die smarte Beleuchtung. Neben Schreibblöcken, Stiften und Ordnern holen auch Kleinigkeiten wie Notizzettel und Bürklammern die Steuer zurück. Sie nutzen Wörterbücher oder Fachzeitschriften in ihrem Beruf? Dann gehören diese ebenso in die Steuererklärung. Ohne Computer und Headset wäre ein Home-Office in der Pandemie-Zeit undenkbar. Aber auch andere IT-Ausrüstung wie USB-Steckdosen, externe Speicherplatten oder ein Cloud-Abonnement sparen Steuern.

Wer in seinem Beruf nichts mit dem Büroalltag zu tun hat, sondern was Handfestes arbeitet, kann auch Werkzeug wie Schraubschlüssel, Hammer oder Kantenschleifer absetzen. Auch typische Berufskleidung gehört in die Steuererklärung: Kochkittel, Blaumann, Labormantel oder Sicherheitsschuhe.

Arbeitsmittel absetzen Steuer Übersicht Infografik

Eine Designer-Vase sieht auf Ihrem Schreibtisch vielleicht ganz schmuck aus, sie mindert Ihre Steuer jedoch nicht. Denn Luxusgegenstände, die nur der Dekoration des Zimmers dienen, zählen nicht zu den Arbeitsmitteln.

Info Glühbirne

Brille nur als Arbeitsschutzmittel absetzbar

Eine Brille, die als Sehhilfe und nicht zum Schutz am Arbeitsplatz getragen wird, kann nicht als Werbungskosten angesetzt werden. Haben Sie also eine Computer-Arbeitsbrille angeschafft, handelt es sich hierbei laut Bundesfinanzhof um ein Heil- oder Hilfs­mittel (BFH, VI R 50/03). Das bedeutet, die Kosten sind der privaten Lebensführung zuzurechnen – in der Steuererklärung können Sie diese daher als Werbungskosten nicht ansetzen. Wie Sie die Brille doch noch geltend machen, lesen Sie im Beitrag Bildschirm-Arbeitsbrille absetzen.

Kann ich privat genutzte Arbeitsmittel absetzen?

Sofern Sie dem Finanzamt gegenüber glaubhaft machen, dass Sie Ihre Arbeitsmittel beruflich nutzen, können Sie die Kosten für die Anschaffung steuerlich ansetzen.

Überwiegend private Nutzung

Nutzen Sie das Arbeitsmittel weniger als 10 Prozent beruflich, dürfen Sie keine Aufwendungen dafür geltend machen. Diese gehören dann zu den Kosten der privaten Lebensführung.

Überwiegend berufliche Nutzung

Nutzen Sie die Arbeitsmittel fast ausschließlich beruflich – zu mindestens 90 Prozent – dürfen Sie aufrunden. Die Aufwendungen können Sie dann zu 100 Prozent als Werbungskosten in der Steuererklärung ansetzen.

Gemischte Nutzung

In den übrigen Fällen können Sie die Ausgaben anteilig abrechnen. Das bedeutet, die Kosten werden in Werbungskosten und private Kosten aufgeteilt – sofern dies objektiv möglich ist.

Objektive Aufteilung: Was gilt wann?

Eine objektive Aufteilung ist nach beispielsweise zeitlichen oder flächenmäßigen Anteilen möglich. Ein Anteil von 50 Prozent der Kosten in der Steuererklärung wird von den Finanzämtern meist anerkannt, sofern die berufliche Nutzung glaubhaft ist. Wer mehr bei der Steuer ansetzen will, muss sich auf eventuelle Nachfragen des Finazamtes einstellen.

Beispiel

Stefan hat sich einen Laptop gekauft, den er auch beruflich nutzt. Täglich checkt er dort seine beruflichen E-Mails, schreibt Artikel für den Blog und erstellt Power-Point-Präsentationen für die wöchentlichen Meetings mit den Stakeholdern. Für welche beruflichen Tätigkeiten Stefan den Laptop nutzt, kann er also dem Finanzamt gegenüber einfach glaubhaft machen. Die berufliche Nutzung schätzt Stefan auf 50 Prozent und setzt diese in der Steuererklärung an. Kauft Stefan einen neuen Laptop, den er rein beruflich nutzt, kann er die Kosten auch zu 100 Prozent ansetzen.

Doch was gilt, wenn die Kostenaufteilung nach objektiven Kriterien nicht möglich ist? Die Antwort ist kurz: In diesem Fall können Sie die Aufwendungen nicht als Werbungskosten geltend machen.

Beispielhaft hierfür ist die Alltagskleidung, die auch beruflich getragen wird. Diese Kosten sind immer der privaten Lebensführung zuzuordnen und finden keinen Platz in der Steuererklärung.  Es gilt aber auch: Wird private Kleidung durch die bzw. bei der Arbeit beschädigt oder verschmutzt, dürfen Sie den Restwert und die Reinigungskosten steuermindernd ansetzen.

Info GlühbirneWeißes T-Shirt nur mit Logo absetzbar

Bei Arbeitskleidung nimmt das Finanzamt es sehr genau: Ein konkreter Bezug zum ausgeübten Beruf muss erkennbar sein.  Typische Schutzkleidung und Uniformen lassen sich problemlos absetzen. Sobald ein Kleidungsstück aber beruflich und privat getragen werden kann, bleibt der steuerliche Abzug meist versagt. Somit kann das weiße T-Shirt einer Arzthelferin leider nicht abgesetzt werden. Befindet sich hingegen ein Logo des Arbeitgebers auf dem T-Shirt, geht das Finanzamt davon aus, dass es tatsächlich nur bei der Arbeit getragen werden kann. Ein Steuerabzug ist dann ohne weiteres möglich.

Weitere Informationen finden Sie im Beitrag Arbeitskleidung absetzen

Arbeitsmittel in der Steuererklärung: sofort absetzen oder abschreiben?

Haben Sie ein Arbeitsmittel für den Job gekauft, können Sie dieses je nach Höhe des Kaufpreises entweder sofort – also im selben Jahr – oder über mehrere Jahre abschreiben.

Berechnung Beispiel icon

Anschaffungen in 2020

Für Juli bis Dezember 2020 wurde der allgemeine Umsatzsteuersatz befristet von 19 auf 16 Prozent gesenkt. Für Käufe in diesem Zeitraum liegt die GWG-Grenze (inklusive Mehrwertsteuer) bei 928 Euro statt 952 Euro.

Arbeitsmittel kostet weniger als 800 Euro

Liegt der Kaufpreis unter 800 Euro netto (bzw. 952 Euro brutto), handelt es sich um ein geringfügiges Wirtschaftsgut (GWG). Das bedeutet, der gesamte Kaufpreis darf sofort im Jahr der Anschaffung steuerlich geltend gemacht werden. Hierzu gehören nur selbstständig nutzungsfähige bewegliche Arbeitsmittel, also solche, die von anderen Geräten unabhängig nutzbar sind.

Ist das Arbeitsmittel nicht selbstständig nutzbar, dann ist es kein GWG mehr. Das bedeutet, dass Sie die Kosten dafür dem „Hauptarbeitsmittel“ hinzurechnen und beide als Einheit über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer abschreiben müssen. Dabei spielt es keine Rolle, wie hoch der Kaufpreis war.

WISO Steuer Hinweis Banner

Arbeitsmittel kostet mehr als 800 Euro

Ist das Arbeitsmittel teurer als 800 Euro netto (bzw. 952 brutto), muss der Kaufpreis auf mehrere Jahre in der Steuererklärung verteilt werden. Die Verteilung richtet sich nach der betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer eines Arbeitsmittels. Wie lange diese für die jeweiligen Arbeitsmittel ist, legen die amtlichen AfA-Tabellen fest.

Eine Abschreibung laut AfA muss monatsgenau angesetzt werden. Kaufen Sie ein Arbeitsmittel unterjährig, wird die Abschreibung zeitanteilig angesetzt. Sie beginnt ab dem Zeitpunkt, in dem der Gegenstand gekauft wurde. Wann dieses tatsächlich in Gebrauch genommen wird, spielt dagegen keine Rolle. Nach Ablauf der Nutzungsdauer wird der Restwert angehängt.

Beispiel:

Stefanie kauft im Juni 2020 einen Bürotisch für 1.000 Euro. Diesen möchte sie gerne als Arbeitsmittel geltend machen. Gemäß den amtlichen AfA-Tabellen muss Stefanie ihren Tisch insgesamt 13 Jahre lang abschreiben. Der jährliche Abschreibungsbetrag beträgt also 76,92 Euro. Da sie den Tisch aber im Juni gekauft hat, darf Stefanie im ersten Jahr 7/12 der Jahres-Afa geltend machen: Sie setzt daher 46,62 Euro in ihrer Steuererklärung an. Für das Steuerjahr 2024 setzt Stefanie noch die übrigen 5 Monate an.

Info Glühbirne

 Computer: Neue Regelung ab 2021

Nicht selbstständig nutzbar sind zum Beispiel auch Teile des Computers wie Maus oder Drucker. Allerdings gibt es dazu seit 2021 eine neue Regelung: Für Computer und andere IT-Ausrüstung wurde die Nutzungsdauer heruntergesetzt: Arbeitsmittel, die mehr als 952 Euro brutto kosten, können Sie nun vollständig im Jahr der Anschaffung ansetzen, statt sie über 3 Jahre zu verteilen. Die neue Regelung gilt rückwirkend ab dem 01.01.2021. Weitere Informationen gibt es in unserem Beitrag Computer absetzen.

Gebrauchte Arbeitsmittel

Kaufen Sie gebrauchte Gegenstände für den Job, setzen Sie einfach den bezahlten Preis bei der Steuer an. Beleg über den Kauf nicht vergessen! Nur wenn Sie über die Grenze von 800 Euro kommen, müssten Sie die Kosten auch nach den AfA-Tabellen über mehrere Jahre verteilen. Zu Gute kommt Ihnen aber dabei, dass ein gebrauchter Gegenstand schon einige Zeit genutzt wurde und Sie daher auch für die AfA einen kürzeren Zeitraum wählen können, als für neuwertige Gegenstände vorgesehen ist.

Ist die von den amtlichen AfA-Tabellen festgelgte Nutzungsdauer bereits bei Kauf abgelaufen? Dann müssen Sie schätzen. Und zwar zum Beispiel: Alter, Beschaffenheit und wie lange das Arbeitsmittel eingesetzt werden soll.

Sie müssen plötzlich private Gegenstände für den Job nutzen? Falls für den Gegenstand noch die amtlich vorgesehene Abschreibungszeit gilt, setzen sie einfach den restlichen Wert bei der Steuer an, eventuell sogar über mehrere Jahre. Ist der Gegenstand schon außerhalb dieser vorgesehenen Abschreibungszeiten, kann der Restwert auch über einen Vergleich mit dem Gebrauchtmarkt geschätzt werden.

Die neue Regelung für Computer & Co. gilt auch hier: Ab 2021 dürfen Sie alles – ob vorher privat genutzt oder gebraucht gekauft – innerhalb eines Jahres abschreiben.Weitere Details zum Thema finden Sie in unserem Beitrag Gebrauchtes absetzen.

WISO Steuer: Der smarte Weg durch den Steuerdschungel

Mit WISO Steuer müssen Sie sich nicht erst auf die Suche nach den Tabellen für die Nutzungsdauer machen, diese Information hält die Software bereits für Sie bereit. WISO Steuer rechnet Abschreibung und Steuererstattung sofort automatisch aus.

Geben Sie die Anschaffungskosten für die Arbeitsmittel in WISO Steuer ganz einfach unter Arbeitnehmer, Betriebsrentner und Pensionäre > Ausgaben (Werbungskosten) an. Nutzen Sie die Gegenstände für mehrere Einkunftsarten, tragen Sie diese ebenfalls dort ein.

Arbeitsmittel Steuererklärung eintragen Beispiel

Arbeitsmittel absetzen WISO Steuer

Steuerberatung?

Einzelfragen zu Ihrer Steuererklärung darf leider nur ein Steuerberater beantworten. Wir freuen uns jedoch über Lob und Kritik und nehmen Ihre Anregungen gerne für zukünftige Beiträge auf.

Auch wenn die kostenlosen und frei zugänglichen Inhalte dieser Webseite mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurden, übernehmen wir keine Gewähr für deren Vollständigkeit, Richtigkeit oder Aktualität. Der Aufruf dieser Inhalte begründet mangels Rechtsbindungswillens unsererseits keinerlei Vertragsverhältnis. Außer im Falle von Vorsatz übernehmen wir keine Haftung für etwaige aus der Verwendung der Inhalte resultierende Schäden.

Übrigens: In unserer Steuer-Software finden Sie eine ausführliche Hilfe und Tipps zu allen Themen rund um Ihre Steuererklärung.

8 Kommentare

Kommentar hinterlassen
  1. 1
    Jana

    Guten Tag! Ich habe einen Aktenschrank gekauft, dieser kostet 1100 EUR. Die Anzahlung von von 538 EUR habe ich im 2020 gemacht, im Januar 2021 wurde der Schrank geliefert und ich habe den Rest überwiesen. Wie sieht die Abschreibung aus? kann ich die Anzahlung von 538 im 2020 absetzen? und den Rest im 2021? oder muss ich den Gesamtbetrag auf 13 Jahre verteilen? Danke

  2. 2
    Shayan

    Hi Carina, Vielen Dank für deine super coole Artikel. was für mich in steuerliche Thema nicht ganz klar ist, sind the Kostenkategories, soweit habe ich verstanden es gibt “Anschaffung” & “Aufwendung” und “Kosten” in generell. was kann ich genau von meiner Steuer absetzen, die komplette Kosten (=Kaufpreis) oder nur Anschaffung (=Kaufpreis ohne Mehrwertsteuer)?
    zweite Frage: Die obengenannte Grenze für Arbeitsmitteln (952 brutto) ist gültig für einzigartige Arbeitsmittel oder für alle Arbeitsmitteln Gegenstände
    Viele Grüße
    Shayan

    • 3
      Alexander Müller

      Hallo,
      vielen Dank für die Frage. Die Beantwortung hat leider ein wenig gedauert, wir bitten um Entschuldigung. Die 952€ beziehen sich auf jedes einzelne Arbeitsmittel. Die 952€ sind nicht eine Art Jahresbetrag für alle Käufe. Bei der Steuer ansetzen kann man als Arbeitnehmer immer den vollen Betrag, also inklusive der Mehrwertsteuer. Nur bei z.B. Gewerbetreibenden, die sich die Mehrwertsteuer vom Finanzamt als sogenannte Vorsteuer zurückholen können, bleibt der Netto-Preis sozusagen “über”.
      Viele Grüße, Alex von steuernsparen.de

    • 5
      Carina Hagemann

      Guten Tag,

      bezieht sich Ihre Frage auf das Beispiel mit dem Bürotisch? In dem Fall darf Stefanie für die Nutzungsdauer (13 Jahre) jährlich 76,92 € ansetzen. Lediglich im Anschaffungsjahr sowie im letzten Jahr der Nutzungsdauer ist die Abschreibung anteilig auf die Monate zu berechnen (siehe Beispiel).

      Viele Grüße
      Carina Hagemann von Steuern-Sparen

  3. 6
    Basti

    Was ist mit den Mehrkosten durch Strom, Wasser und Wärme, da ich nicht mehr mit dem Rad zum 5km entfernen Arbeitsplatz fahre? Meine Stromrechnung hat sich quasi verdoppelt.

    • 7
      Carina Hagemann

      Hallo Basti,

      diesen Mehrkosten hat der Gesetzgeber dadurch Rechnung getragen, dass für die Arbeit von zu Hause die Home-Office-Pauschale berücksichtigt werden kann.
      Erfüllt der heimische Arbeitsplatz bestimmte Voraussetzungen können sogar mehr Kosten im Rahmen des häuslichen Arbeitszimmers angesetzt werden.
      Lesen Sie hierzu unsere Beiträge: Home-Office-Pauschale und Arbeitszimmer absetzen.

      Viele Grüße
      Carina Hagemann von Steuern-Sparen

+ Kommentar hinterlassen