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Aufbewahrungsfrist: Welche Unterlagen Sie jetzt entsorgen können

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Aufbewahrungsfrist: Viele alte Rechnungen und Dokumente k√∂nnen Sie nun ausmisten – und haben somit Platz f√ľrs neue Jahr.

Wann war die letzte Eintragung?

Unterlagen, die f√ľr die Steuererkl√§rung relevant sind, m√ľssen Sie nur √ľber einen bestimmten Zeitraum aufbewahren. Dabei unterssteuerercheidet man Fristen von sechs und zehn Jahren.

Grunds√§tzlich beginnen die Fristen am Tag nach Ende des Gesch√§ftsjahres, auf das sich die Dokumente beziehen. Doch Vorsicht: Entscheidend ist, wann die letzte Eintragung im betreffenden Dokument gemacht wurde. Bei Inventar, Er√∂ffnungsbilanz, Jahresabschluss und Lagebericht ist das Datum der Aufstellung entscheidend. Die Vernichtung von Unterlagen ist allerdings dann nicht zul√§ssig, wenn die Frist f√ľr die Steuerfestsetzung noch nicht abgelaufen ist

Beispiel

Ihr Jahresabschluss 2007 wurde im April 2008 fertig gestellt. Daher l√§uft die Aufbewahrungs-Frist auch erst ab dem 01.01.2009. Somit d√ľrfen Sie den Jahresabschluss erst im Januar 2019 vernichten.

Wichtig ist au√üerdem, die Unterlagen so zu erhalten, dass sie bis Ende der Frist auch noch leserlich bleiben. F√ľr Quittungen auf Thermopapier hei√üt das: unbedingt kopieren und an die Original-Rechnung an die Kopie heften.

Welche Unterlagen können Sie nun vernichten?

Zehnjährige Aufbewahrungsfrist

  • B√ľcher, Journale, Konten usw., in denen die letzte Eintragung 2007 und fr√ľher erfolgt ist
  • Jahresabschl√ľsse, Lageberichte, Er√∂ffnungsbilanzen und Inventare, die 2007 oder fr√ľher aufgestellt wurden, sowie die zu ihrem Verst√§ndnis erforderlichen Unterlagen
  • Buchungsbelege (z. B. Rechnungen, Bescheide, Zahlungsanweisungen, Reisekostenabrechnungen, Bewirtungsbelege, Kontoausz√ľge, Lohn- bzw. Gehaltslisten) aus dem Jahr 2007

Sechsjährige Aufbewahrungsfrist

  • Lohnkonten und Unterlagen (Bescheinigungen) zum Lohnkonto mit Eintragungen aus 2011 oder fr√ľher
  • Sonstige f√ľr die Besteuerung bedeutsame Dokumente (z. B. Ausfuhr- bzw. Einfuhrunterlagen, Auftr√§ge, Versand und Frachtunterlagen, Darlehensunterlagen, Mietvertr√§ge, Versicherungspolicen) sowie Gesch√§ftsbriefe aus dem Jahr 2011 oder fr√ľher

Bei einem Systemwechsel der betrieblichen EDV ist darauf zu achten, dass die bisherigen Daten in das neue System √ľbernommen oder die bisher verwendeten Programme f√ľr den Zugriff auf die alten Daten weiter vorgehalten werden.

Tipp: Verl√§ngern Sie Ihre Aufbewahrungsfrist intern um ein Jahr. So wird nichts zu fr√ľh vernichtet und Sie sind auf der sicheren Seite.

Aufbewahrungsfrist: Checkliste zum Herunterladen

Die Checkliste können Sie sich hier herunterladen

 

Aufbewahrungspflicht f√ľr Lieferscheine entf√§llt

Lieferscheine m√ľssen nun nicht mehr ewig aufbewahrt werden. Was Sie dabei beachten sollen, lesen Sie hier.

Bisherige Rechtsprechung

Lieferscheine als empfangene oder abgesandte Handels- oder Geschäftsbriefe sind grundsätzlich aufbewahrungspflichtig. Sie sind selbst dann aufzubewahren, wenn sich die Angaben aus den Rechnungen ergeben. Die Aufbewahrungspflicht beträgt sechs Jahre bzw. zehn Jahre, wenn die Lieferscheine als Buchungsbeleg verwendet werden. So die Lage bisher.

Erleichterung r√ľckwirkend ab Januar 2017

Nun gibt es r√ľckwirkend ab dem 01.01.2017 eine Vereinfachung: Empfangene Lieferscheine d√ľrfen weggeworfen werden, sobald die entsprechende Rechnung eingegangen ist und alle Informationen enth√§lt, die auf dem Lieferschein stehen. F√ľr abgesandte Lieferscheine endet die Aufbewahrungsfrist mit dem Versand der Rechnung.

Die verk√ľrzte Aufbewahrungspflicht gilt f√ľr alle Lieferscheine, deren Aufbewahrungspflicht nach der bisher geltenden Vorschrift noch nicht abgelaufen ist. Dem stimmte nun der Bundesrat am 12.05.2017 mit dem so genannten ‚ÄěZweiten B√ľrokratieentlastungsgesetz‚Äú zu.

Wann landen die Lieferscheine im Papierkorb?

Die Lieferscheine d√ľrfen nur dann vernichtet werden, wenn eine¬†inhaltsgleiche Rechnung¬†vorliegt. Das bedeutet ein zus√§tzliches Pr√ľfverfahren und damit erneut B√ľrokratie. Die Unternehmer m√ľssen pr√ľfen, ob Lieferschein und Rechnung tats√§chlich inhaltsgleich sind.

Die Vereinfachungsregel greift jedoch nicht, wenn der Lieferschein als Buchungsbeleg gilt. Enthält dieser zusätzliche Informationen, die steuerlich relevant sind, sollte man ebenfalls vorsichtig sein.

Kein Vorteil f√ľr Bilanzierer

Von der Regelung profitieren vor allem Unternehmer, die eine Einnahmen-√úberschuss-Rechnung erstellen. Wer eine¬†Bilanz¬†erstellen muss, hat kaum etwas von der √Ąnderung. Dort muss bei einem Wareneingang bereits oft auf Basis des Lieferscheins gebucht werden, wenn die Rechnung nicht beiliegt. Der Lieferschein gilt damit als Buchungsbeleg ‚Äď und muss somit aufbewahrt werden.

Was gilt bei bereits erhaltenen Lieferscheinen?

Auch bereits erhaltene Lieferscheine, bei denen die bisher geltende Aufbewahrungsfrist noch nicht abgelaufen ist, k√∂nnen k√ľnftig unter den genannten Voraussetzungen in den Papierkorb geworfen werden.

Alte Lieferscheine durchzusehen und auszumisten, d√ľrfte sich aber nur in wenigen F√§llen lohnen. Denn bei jedem Beleg zu √ľberpr√ľfen, ob die Voraussetzungen f√ľrs Schreddern erf√ľllt sind, kostet einfach zu viel Zeit.

Steuerberatung?

Einzelfragen zu Ihrer Steuererkl√§rung darf leider nur ein Steuerberater beantworten. Wir freuen uns jedoch √ľber Lob und Kritik und nehmen Ihre Anregungen gerne f√ľr zuk√ľnftige Beitr√§ge auf.

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