Aufbewahrungsfrist: Welche Unterlagen Sie entsorgen können
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Aufbewahrungsfrist: Welche Unterlagen Sie jetzt entsorgen können

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Aufbewahrungsfrist: Viele alte Rechnungen und Dokumente können Sie nun ausmisten – und haben somit Platz fĂŒrs neue Jahr.

Wann war die letzte Eintragung?

Unterlagen, die fĂŒr die SteuererklĂ€rung relevant sind, mĂŒssen Sie nur ĂŒber einen bestimmten Zeitraum aufbewahren. Dabei unterssteuerercheidet man Fristen von sechs und zehn Jahren.

GrundsĂ€tzlich beginnen die Fristen am Tag nach Ende des GeschĂ€ftsjahres, auf das sich die Dokumente beziehen. Doch Vorsicht: Entscheidend ist, wann die letzte Eintragung im betreffenden Dokument gemacht wurde. Bei Inventar, Eröffnungsbilanz, Jahresabschluss und Lagebericht ist das Datum der Aufstellung entscheidend. Die Vernichtung von Unterlagen ist allerdings dann nicht zulĂ€ssig, wenn die Frist fĂŒr die Steuerfestsetzung noch nicht abgelaufen ist

Beispiel

Ihr Jahresabschluss 2007 wurde im April 2008 fertig gestellt. Daher lĂ€uft die Aufbewahrungs-Frist auch erst ab dem 01.01.2009. Somit dĂŒrfen Sie den Jahresabschluss erst im Januar 2019 vernichten.

Wichtig ist außerdem, die Unterlagen so zu erhalten, dass sie bis Ende der Frist auch noch leserlich bleiben. FĂŒr Quittungen auf Thermopapier heißt das: unbedingt kopieren und an die Original-Rechnung an die Kopie heften.

Welche Unterlagen können Sie nun vernichten?

ZehnjÀhrige Aufbewahrungsfrist

  • BĂŒcher, Journale, Konten usw., in denen die letzte Eintragung 2007 und frĂŒher erfolgt ist
  • JahresabschlĂŒsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen und Inventare, die 2007 oder frĂŒher aufgestellt wurden, sowie die zu ihrem VerstĂ€ndnis erforderlichen Unterlagen
  • Buchungsbelege (z. B. Rechnungen, Bescheide, Zahlungsanweisungen, Reisekostenabrechnungen, Bewirtungsbelege, KontoauszĂŒge, Lohn- bzw. Gehaltslisten) aus dem Jahr 2007

SechsjÀhrige Aufbewahrungsfrist

  • Lohnkonten und Unterlagen (Bescheinigungen) zum Lohnkonto mit Eintragungen aus 2011 oder frĂŒher
  • Sonstige fĂŒr die Besteuerung bedeutsame Dokumente (z. B. Ausfuhr- bzw. Einfuhrunterlagen, AuftrĂ€ge, Versand und Frachtunterlagen, Darlehensunterlagen, MietvertrĂ€ge, Versicherungspolicen) sowie GeschĂ€ftsbriefe aus dem Jahr 2011 oder frĂŒher

Bei einem Systemwechsel der betrieblichen EDV ist darauf zu achten, dass die bisherigen Daten in das neue System ĂŒbernommen oder die bisher verwendeten Programme fĂŒr den Zugriff auf die alten Daten weiter vorgehalten werden.

Tipp: VerlĂ€ngern Sie Ihre Aufbewahrungsfrist intern um ein Jahr. So wird nichts zu frĂŒh vernichtet und Sie sind auf der sicheren Seite.

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Aufbewahrungspflicht fĂŒr Lieferscheine entfĂ€llt

Lieferscheine mĂŒssen nun nicht mehr ewig aufbewahrt werden. Was Sie dabei beachten sollen, lesen Sie hier.

Bisherige Rechtsprechung

Lieferscheine als empfangene oder abgesandte Handels- oder GeschÀftsbriefe sind grundsÀtzlich aufbewahrungspflichtig. Sie sind selbst dann aufzubewahren, wenn sich die Angaben aus den Rechnungen ergeben. Die Aufbewahrungspflicht betrÀgt sechs Jahre bzw. zehn Jahre, wenn die Lieferscheine als Buchungsbeleg verwendet werden. So die Lage bisher.

Erleichterung rĂŒckwirkend ab Januar 2017

Nun gibt es rĂŒckwirkend ab dem 01.01.2017 eine Vereinfachung: Empfangene Lieferscheine dĂŒrfen weggeworfen werden, sobald die entsprechende Rechnung eingegangen ist und alle Informationen enthĂ€lt, die auf dem Lieferschein stehen. FĂŒr abgesandte Lieferscheine endet die Aufbewahrungsfrist mit dem Versand der Rechnung.

Die verkĂŒrzte Aufbewahrungspflicht gilt fĂŒr alle Lieferscheine, deren Aufbewahrungspflicht nach der bisher geltenden Vorschrift noch nicht abgelaufen ist. Dem stimmte nun der Bundesrat am 12.05.2017 mit dem so genannten „Zweiten BĂŒrokratieentlastungsgesetz“ zu.

Wann landen die Lieferscheine im Papierkorb?

Die Lieferscheine dĂŒrfen nur dann vernichtet werden, wenn eine inhaltsgleiche Rechnung vorliegt. Das bedeutet ein zusĂ€tzliches PrĂŒfverfahren und damit erneut BĂŒrokratie. Die Unternehmer mĂŒssen prĂŒfen, ob Lieferschein und Rechnung tatsĂ€chlich inhaltsgleich sind.

Die Vereinfachungsregel greift jedoch nicht, wenn der Lieferschein als Buchungsbeleg gilt. EnthÀlt dieser zusÀtzliche Informationen, die steuerlich relevant sind, sollte man ebenfalls vorsichtig sein.

Kein Vorteil fĂŒr Bilanzierer

Von der Regelung profitieren vor allem Unternehmer, die eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellen. Wer eine Bilanz erstellen muss, hat kaum etwas von der Änderung. Dort muss bei einem Wareneingang bereits oft auf Basis des Lieferscheins gebucht werden, wenn die Rechnung nicht beiliegt. Der Lieferschein gilt damit als Buchungsbeleg – und muss somit aufbewahrt werden.

Was gilt bei bereits erhaltenen Lieferscheinen?

Auch bereits erhaltene Lieferscheine, bei denen die bisher geltende Aufbewahrungsfrist noch nicht abgelaufen ist, können kĂŒnftig unter den genannten Voraussetzungen in den Papierkorb geworfen werden.

Alte Lieferscheine durchzusehen und auszumisten, dĂŒrfte sich aber nur in wenigen FĂ€llen lohnen. Denn bei jedem Beleg zu ĂŒberprĂŒfen, ob die Voraussetzungen fĂŒrs Schreddern erfĂŒllt sind, kostet einfach zu viel Zeit.

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