Aufbewahrungsfrist: Welche Unterlagen Sie jetzt entsorgen können

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Aufbewahrungsfrist: Viele alte Rechnungen und Dokumente können Sie nun ausmisten – und haben somit Platz fĂĽrs neue Jahr.

Wann war die letzte Eintragung?

Unterlagen, die für die Steuererklärung relevant sind, müssen Sie nur über einen bestimmten Zeitraum aufbewahren. Dabei unterssteuerercheidet man Fristen von sechs und zehn Jahren.

Grundsätzlich beginnen die Fristen am Tag nach Ende des Geschäftsjahres, auf das sich die Dokumente beziehen. Doch Vorsicht: Entscheidend ist, wann die letzte Eintragung im betreffenden Dokument gemacht wurde. Bei Inventar, Eröffnungsbilanz, Jahresabschluss und Lagebericht ist das Datum der Aufstellung entscheidend. Die Vernichtung von Unterlagen ist allerdings dann nicht zulässig, wenn die Frist für die Steuerfestsetzung noch nicht abgelaufen ist

Beispiel

Ihr Jahresabschluss 2007 wurde im April 2008 fertig gestellt. Daher läuft die Aufbewahrungs-Frist auch erst ab dem 01.01.2009. Somit dürfen Sie den Jahresabschluss erst im Januar 2019 vernichten.

Wichtig ist auĂźerdem, die Unterlagen so zu erhalten, dass sie bis Ende der Frist auch noch leserlich bleiben. FĂĽr Quittungen auf Thermopapier heiĂźt das: unbedingt kopieren und an die Original-Rechnung an die Kopie heften.

Welche Unterlagen können Sie nun vernichten?

Zehnjährige Aufbewahrungsfrist

  • BĂĽcher, Journale, Konten usw., in denen die letzte Eintragung 2007 und frĂĽher erfolgt ist
  • JahresabschlĂĽsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen und Inventare, die 2007 oder frĂĽher aufgestellt wurden, sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Unterlagen
  • Buchungsbelege (z. B. Rechnungen, Bescheide, Zahlungsanweisungen, Reisekostenabrechnungen, Bewirtungsbelege, KontoauszĂĽge, Lohn- bzw. Gehaltslisten) aus dem Jahr 2007

Sechsjährige Aufbewahrungsfrist

  • Lohnkonten und Unterlagen (Bescheinigungen) zum Lohnkonto mit Eintragungen aus 2011 oder frĂĽher
  • Sonstige fĂĽr die Besteuerung bedeutsame Dokumente (z. B. Ausfuhr- bzw. Einfuhrunterlagen, Aufträge, Versand und Frachtunterlagen, Darlehensunterlagen, Mietverträge, Versicherungspolicen) sowie Geschäftsbriefe aus dem Jahr 2011 oder frĂĽher

Bei einem Systemwechsel der betrieblichen EDV ist darauf zu achten, dass die bisherigen Daten in das neue System ĂĽbernommen oder die bisher verwendeten Programme fĂĽr den Zugriff auf die alten Daten weiter vorgehalten werden.

Tipp: Verlängern Sie Ihre Aufbewahrungsfrist intern um ein Jahr. So wird nichts zu früh vernichtet und Sie sind auf der sicheren Seite.

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Aufbewahrungspflicht für Lieferscheine entfällt

Lieferscheine mĂĽssen nun nicht mehr ewig aufbewahrt werden. Was Sie dabei beachten sollen, lesen Sie hier.

Bisherige Rechtsprechung

Lieferscheine als empfangene oder abgesandte Handels- oder Geschäftsbriefe sind grundsätzlich aufbewahrungspflichtig. Sie sind selbst dann aufzubewahren, wenn sich die Angaben aus den Rechnungen ergeben. Die Aufbewahrungspflicht beträgt sechs Jahre bzw. zehn Jahre, wenn die Lieferscheine als Buchungsbeleg verwendet werden. So die Lage bisher.

Erleichterung rĂĽckwirkend ab Januar 2017

Nun gibt es rückwirkend ab dem 01.01.2017 eine Vereinfachung: Empfangene Lieferscheine dürfen weggeworfen werden, sobald die entsprechende Rechnung eingegangen ist und alle Informationen enthält, die auf dem Lieferschein stehen. Für abgesandte Lieferscheine endet die Aufbewahrungsfrist mit dem Versand der Rechnung.

Die verkürzte Aufbewahrungspflicht gilt für alle Lieferscheine, deren Aufbewahrungspflicht nach der bisher geltenden Vorschrift noch nicht abgelaufen ist. Dem stimmte nun der Bundesrat am 12.05.2017 mit dem so genannten „Zweiten Bürokratieentlastungsgesetz“ zu.

Wann landen die Lieferscheine im Papierkorb?

Die Lieferscheine dürfen nur dann vernichtet werden, wenn eine inhaltsgleiche Rechnung vorliegt. Das bedeutet ein zusätzliches Prüfverfahren und damit erneut Bürokratie. Die Unternehmer müssen prüfen, ob Lieferschein und Rechnung tatsächlich inhaltsgleich sind.

Die Vereinfachungsregel greift jedoch nicht, wenn der Lieferschein als Buchungsbeleg gilt. Enthält dieser zusätzliche Informationen, die steuerlich relevant sind, sollte man ebenfalls vorsichtig sein.

Kein Vorteil fĂĽr Bilanzierer

Von der Regelung profitieren vor allem Unternehmer, die eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellen. Wer eine Bilanz erstellen muss, hat kaum etwas von der Änderung. Dort muss bei einem Wareneingang bereits oft auf Basis des Lieferscheins gebucht werden, wenn die Rechnung nicht beiliegt. Der Lieferschein gilt damit als Buchungsbeleg – und muss somit aufbewahrt werden.

Was gilt bei bereits erhaltenen Lieferscheinen?

Auch bereits erhaltene Lieferscheine, bei denen die bisher geltende Aufbewahrungsfrist noch nicht abgelaufen ist, können künftig unter den genannten Voraussetzungen in den Papierkorb geworfen werden.

Alte Lieferscheine durchzusehen und auszumisten, dürfte sich aber nur in wenigen Fällen lohnen. Denn bei jedem Beleg zu überprüfen, ob die Voraussetzungen fürs Schreddern erfüllt sind, kostet einfach zu viel Zeit.

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Einzelfragen zu Ihrer Steuererklärung darf leider nur ein Steuerberater beantworten. Wir freuen uns jedoch über Lob und Kritik und nehmen Ihre Anregungen gerne für zukünftige Beiträge auf.
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