Aufbewahrungspflicht für Lieferscheine entfällt

Aufbewahrungspflicht für Lieferscheine entfällt

Weniger Papierkram für Unternehmer


Wenn das mal keine positive Neuerung ist: Lieferscheine müssen nun nicht mehr ewig aufbewahrt werden. Was Sie dabei beachten sollen, lesen Sie hier.

Bisherige Rechtsprechung

Lieferscheine als empfangene oder abgesandte Handels- oder Geschäftsbriefe sind grundsätzlich aufbewahrungspflichtig. Sie sind selbst dann aufzubewahren, wenn sich die Angaben aus den Rechnungen ergeben. Die Aufbewahrungspflicht beträgt sechs Jahre bzw. zehn Jahre, wenn die Lieferscheine als Buchungsbeleg verwendet werden. So die Lage bisher.

Erleichterung rückwirkend ab Januar 2017

Nun gibt es rückwirkend ab dem 01.01.2017 eine Vereinfachung: Empfangene Lieferscheine dürfen weggeworfen werden, sobald die entsprechende Rechnung eingegangen ist und alle Informationen enthält, die auf dem Lieferschein stehen. Für abgesandte Lieferscheine endet die Aufbewahrungsfrist mit dem Versand der Rechnung.

Die verkürzte Aufbewahrungspflicht gilt für alle Lieferscheine, deren Aufbewahrungspflicht nach der bisher geltenden Vorschrift noch nicht abgelaufen ist. Dem stimmte nun der Bundesrat am 12.05.2017 mit dem so genannten „Zweiten Bürokratieentlastungsgesetz“ zu.

Wann landen die Lieferscheine im Papierkorb?

Die Lieferscheine dürfen nur dann vernichtet werden, wenn eine inhaltsgleiche Rechnung vorliegt. Das bedeutet ein zusätzliches Prüfverfahren und damit erneut Bürokratie. Die Unternehmer müssen prüfen, ob Lieferschein und Rechnung tatsächlich inhaltsgleich sind.

Die Vereinfachungsregel greift jedoch nicht, wenn der Lieferschein als Buchungsbeleg gilt. Enthält dieser zusätzliche Informationen, die steuerlich relevant sind, sollte man ebenfalls vorsichtig sein.

Kein Vorteil für Bilanzierer

Von der Regelung profitieren vor allem Unternehmer, die eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellen. Wer eine Bilanz erstellen muss, hat kaum etwas von der Änderung. Dort muss bei einem Wareneingang bereits oft auf Basis des Lieferscheins gebucht werden, wenn die Rechnung nicht beiliegt. Der Lieferschein gilt damit als Buchungsbeleg – und muss somit aufbewahrt werden.

Was gilt bei bereits erhaltenen Lieferscheinen?

Auch bereits erhaltene Lieferscheine, bei denen die bisher geltende Aufbewahrungsfrist noch nicht abgelaufen ist, können künftig unter den genannten Voraussetzungen in den Papierkorb geworfen werden.

Alte Lieferscheine durchzusehen und auszumisten, dürfte sich aber nur in wenigen Fällen lohnen. Denn bei jedem Beleg zu überprüfen, ob die Voraussetzungen fürs Schreddern erfüllt sind, kostet einfach zu viel Zeit.

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