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Kostenersatz beim Ehrenamt

Kostenersatz beim Ehrenamt

Mit dem Verzicht Steuern sparen


Verein, Verband oder Kirche – viele Menschen engagieren sich nach Feierabend noch ehrenamtlich. Das gilt für Vorstandsmitglieder, Vereinsmitglieder, freie Mitarbeiter und sonstige Dienstleister. Ehrenamtler setzen nicht nur unentgeltlich ihre Zeit und Arbeitskraft ein, sondern tragen damit zusammenhängende Kosten auch noch selbst.

Falls Sie einen Anspruch auf die Erstattung der Ausgaben durch Vertrag oder Satzung haben und auf die Erstattung verzichten, gibt es einen Trick: Sie können Ihre Kosten als sog. Aufwandsspenden geltend machen – und bekommen dafür eine Steuererstattung vom Finanzamt.

Immer unentgeltlich tätig?

Nun hat das Bundesfinanzministerium die Regeln für Aufwandsspenden neu und enger gefasst (Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen vom 25.11.2014):

Grundsätzlich vermutet die Finanzverwaltung, dass ehrenamtliche Mitglieder eines Vereins unentgeltlich tätig werden und ihre Leistungen ohne Aufwendungsersatzanspruch erbringen. Aber diese Vermutung bzw. Unterstellung können Sie widerlegen.

Beispielsweise darf auch ein ehrenamtlich tätiger Dirigent eines Musikvereins, der für seine Tätigkeit kein Honorar bekommt, sich zumindest seine Fahrtkosten zu den Proben und Auftritten erstatten lassen. Dasselbe gilt natürlich für den Trainer eines Sportvereins.

Ab 2015: Satzungsermächtigung

Sie müssen gegenüber dem Verein einen Rechtsanspruch auf Aufwendungsersatz haben. Dieser Ersatzanspruch muss eingeräumt werden durch Vereinssatzung, Verein-barung oder rechtsgültigen Vorstandsbeschluss, sofern der Vorstand dazu durch eine Regelung in der Satzung ermächtigt wurde.

Diese „Satzungsermächtigung“ ist neu und erst erforderlich bei Neugründungen ab 2015. Der Ersatzanspruch muss eingeräumt werden, bevor die entsprechende Tätigkeit begonnen wird.

Wichtig: Die mündliche Zusage des Vereinsvorsitzenden, die Kosten zu erstatten, genügt nicht mehr.

Hinweis

Wird bei einem Verein, der vor dem 01.01.2015 gegründet wurde, Aufwendungsersatz lediglich aufgrund eines rechtsgültigen Vorstandsbeschlusses ohne ausdrückliche Satzungsermächtigung eingeräumt, so muss die Satzung nicht allein zur Einräumung dieser Ermächtigung geändert werden.

Geld muss nicht fließen

Bei der Aufwandsspende handelt es sich nicht um eine Sachspende (in Form der selbst getragenen Aufwendungen), sondern um eine (abgekürzte) Geldspende. Denn nicht der Aufwand wird gespendet, sondern der dem Aufwandsersatz entsprechende Geldbetrag. Es ist nicht nötig, dass zwischen Spender und Verein Geld fließt. In der Zuwendungsbestätigung muss also nicht der zugrunde liegende Aufwand bezeichnet werden, sondern nur der entsprechende Geldbetrag. Der Verein aber muss dies in seinen Unterlagen dokumentieren.

Wichtig: In der Zuwendungsbestätigung muss folgender Passus enthalten sein: „Es handelt sich um den Verzicht auf Erstattung von Aufwendungen“.

Kein Erstattungsanspruch vereinbart?

Auch wenn kein rechtswirksamer Erstattungsanspruch besteht, gibt es einen Trick, um Steuern zu sparen: Lassen Sie sich Ihre Kosten erstatten und zahlen Sie diese anschließend als Geldspende auf das Vereinskonto wieder ein.

Achten Sie darauf, dass Auszahlung und Einzahlung nicht zeitgleich erfolgen, denn sonst könnte das Finanzamt ein Scheingeschäft annehmen und die Spende nicht anerkennen. In diesem Fall muss also tatsächlich Geld fließen.

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