Steuererklärung: Was tun, wenn Belege fehlen?

Ohne Beleg keine Erstattung? Wir zeigen Ihnen, wie Sie trotzdem sparen!


Am 31. Juli 2020 endet die Abgabefrist für die Steuererklärung 2019. Es wird also langsam Zeit, den inneren Schweinehund zu überwinden! Immerhin erhält der Steuerzahler durchschnittlich 1.007 Euro* vom Finanzamt zurück – also ran an die Steuer! Was ist aber zu tun, wenn Ihnen noch wichtige Belege fehlen? Oder wenn Ihnen erst nach Abgabe noch ein Beleg in die Hände fällt? Erfahren Sie hier mehr.

Endspurt für die Steuer: Stichtag 31. Juli

Grundsätzlich gilt: Sind Sie zur Abgabe der Steuererklärung verpflichtet, müssen Sie auch fristgerecht abgeben – also bis zum 31. Juli des Folgejahres. Das heißt für Sie: Belege raussuchen, Steuererklärung ausfüllen und abschicken.

Die Zeit rennt Ihnen davon und noch immer warten Sie auf Belege? Sie können erleichtert durchatmen: Mit folgenden Tipps erhalten Sie Ihre Steuererstattung trotzdem.

Auch eine freiwillige Abgabe der Steuererklärung lohnt sich meistens! Den 31. Juli als Fristende müssen Sie dabei nicht beachten. Denn für die freiwillige Abgabe haben Sie 4 Jahre Zeit. Für eine Verlustfeststellung sogar 7.

Sie sind sich nicht ganz sicher, ob Sie zur Abgabe verpflichtet sind? Erfahren Sie hier mehr:

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Steuererklärung Pflicht Wecker Titelbild

Steuererklärung – Pflicht oder Kür?

Ob für Ihre Steuererklärung eine Pflicht zur Abgabe besteht, hängt von einigen Faktoren ab. Grundsätzlich unterscheidet man zwischen Arbeitnehmern und Personen, die im Kalenderjahr keinen Arbeitslohn bezogen haben – zum Beispiel Gewerbetreibende, Freiberufler und Rentner. Wer dabei tatsächlich verpflichtet ist eine Steuererklärung abzugeben, zeigen wir Ihnen hier.

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Belege suchen – aber welche?

Wenn Sie Ausgaben in Ihrer Steuererklärung ansetzen möchten, müssen Sie die Art und Höhe der Kosten in aller Regel auch belegen können. Dafür ist es hilfreich, Rechnungen, Quittungen, Verträge oder Kontoauszüge aufzubewahren.

Die Belege müssen Sie dem Finanzamt erst auf Nachfrage vorlegen. Das nennt man Belegvorhaltepflicht.

Steuerlich sind unter anderem folgende Kosten für Sie wichtig:

  • Werbungskosten (z. B. Arbeitsmittel, Fachliteratur oder Fahrtkosten)
  • Sonderausgaben (z. B. Krankenversicherung, Riester-Vertrag oder Spenden)
  • Außergewöhnliche Belastungen (z. B. Krankheitskosten)
  • Handwerkerleistungen (z. B. Renovierungsarbeiten)
  • Haushaltsnahe Dienstleistungen (z. B. Haushaltshilfe)
Zufluss-Abfluss-Prinzip
Für die oben genannten Ausgaben gilt das Zufluss-Abfluss-Prinzip. Das bedeutet, dass Sie die Kosten (z. B. Versicherungsbeiträge) in dem Jahr ansetzen können, in dem Sie sie tatsächlich gezahlt haben. Eine Nachzahlung im Jahr 2020 für das Jahr 2019 dürften Sie also erst in der Steuererklärung für das Jahr 2020 angeben.

Was tun, wenn noch Belege fehlen?

Es gibt viele Ausgaben, mit denen Sie Steuern sparen können. Eine Erstattung winkt häufig schon durch die Angabe der Handwerkerleistungen aus Ihrer Nebenkostenabrechnung. Denn der Lohnanteil für Handwerker, Putzkräfte oder Gartengestalter lässt sich steuerermäßigend ansetzen.

Was ist zu tun, wenn die Nebenkostenabrechnung aber auf sich warten lässt? Viele Vermieter oder Dienstleister brauchen über den 31. Juli des Folgejahres hinaus, um die Abrechnung fertigzustellen. Bedeutet das, dass Sie auf die Ersparnis verzichten müssen?

Einfach bis zum nächsten Jahr warten?
Das ist aufgrund des Zufluss-Abfluss-Prinzips leider nicht möglich. Die Angabe der Kosten muss in dem Jahr erfolgen, in dem Sie sie tatsächlich gezahlt haben.

Lehnen Sie sich entspannt zurück – wir haben den passenden Tipp für Sie! In dem Fall, dass Ihnen noch wichtige Abrechnungen für die Steuererklärung fehlen, haben Sie mehrere Möglichkeiten:

Fristverlängerung beantragen

Warten Sie noch auf Unterlagen, haben Sie gute Chancen, dass Ihre Abgabefrist verschoben wird.

Das geht ganz einfach: Den Antrag auf Fristverlängerung stellen Sie formlos. Sie rufen bei Ihrem zuständigen Bearbeiter an und bitten um Fristverlängerung. Wir empfehlen Ihnen jedoch, den Antrag schriftlich zu stellen – entweder per Brief, Fax oder E-Mail. Das erleichtert die Dokumentation, denn so haben Sie einen schriftlichen Nachweis, den Sie im Zweifelsfall vorlegen können.

Ob die Frist verlängert wird, liegt in der Hand des zuständigen Bearbeiters. Bei nachvollziehbaren Gründen wie Krankenhausaufenthalt oder fehlenden Unterlagen steht der Bewilligung in der Regel nichts entgegen. Anders sieht es dagegen aus, wenn Sie die Frist schlichtweg vergessen haben. Auch, wenn Sie bereits in der Vergangenheit Ihre Steuererklärung zu spät oder gar nicht abgegeben haben, wird der Finanzbeamte vermutlich wenig Gnade walten lassen.

Download: Antrag auf Fristverlängerung

Trödeln kann teuer werden
Versäumen Sie die Abgabefrist, obwohl Sie eine Steuererklärung abgeben müssen, kann das teuer werden. Zunächst wird Ihnen das Finanzamt eine neue Frist setzen. Halten Sie diese allerdings nicht ein, drohen Verspätungszuschlag, Zwangsgeld oder Steuerschätzung.

Kosten aus dem Vorjahr nehmen

Falls es keine Abweichungen zum Vorjahr gibt, spricht nichts dagegen, erstmal die gleichen Angaben zu machen, wie in der Vorjahres-Steuererklärung. Hierfür teilen Sie dem Finanzamt einfach als ergänzende Angabe mit, dass Sie die Zahlen aus dem Vorjahr übernommen haben. Falls Sie Wohnungseigentümer sind, akzeptiert das Finanzamt oftmals auch die Zahlen aus dem Wirtschaftsplan des laufenden Jahres.

Schätzen

Alternativ können Sie Ihre Kosten auch schätzen – z. B. wenn Ihnen Kostenvoranschläge von Handwerkern vorliegen. Auch hier sollten Sie das Finanzamt über Ihre Entscheidung informieren. Dann kann der zuständige Finanzbeamte Ihren Steuerbescheid insoweit vorläufig stellen. Er wird dann geändert, wenn die endgültige Rechnung vorliegt.

Einspruch einlegen

Entscheiden Sie sich dazu, erstmal keine Angaben zu Kosten zu machen, für die Sie noch keine Abrechnung haben, können Sie Einspruch einlegen, nachdem Sie den Bescheid erhalten haben. Hierfür haben Sie allerdings nur einen Monat nach Erhalt des Bescheides Zeit. Dabei müssen Sie dem Finanzamt mitteilen, wogegen sich Ihr Einspruch richtet und dass die Steuer bisher zu hoch festgesetzt ist, weil Sie Rechnungen nachreichen werden.

Download: Einspruch

Grundsätzlich gilt der Zahlungszeitpunkt
Abzugsfähig sind nur Kosten, die Sie im Steuerjahr auch tatsächlich gezahlt haben. In Frage kommen also nur Rechnungen für Leistungen, die bereits z. B. durch Nebenkostenvorauszahlungen beglichen sind. Lediglich die exakte Höhe kennen Sie beim Erstellen der Steuererklärung eventuell noch nicht, da Sie die Endabrechnung (z. B. Nebenkostenabrechnung des Vermieters) noch nicht haben. Kostenvoranschläge für Leistungen, die Sie erst nach Ende des Steuerjahres zahlen, können Sie also nicht ansetzen.

Was tun, wenn Sie Belege vergessen haben?

Die Steuererklärung ist auf dem Weg zum Finanzamt, der Laptop zugeklappt, die Füße hochgelegt. Erst jetzt fällt Ihnen ein, dass Sie eine wichtige Ausgabe vergessen haben? Vielleicht flattert aber auch erst jetzt die Nebenkostenabrechnung ins Haus? Die gute Nachricht: Es ist noch nicht zu spät! Folgendes können Sie jetzt tun…

…wenn Sie den Steuerbescheid noch nicht erhalten haben

Am leichtesten ist es, wenn Sie noch keinen Steuerbescheid erhalten haben und das Finanzamt noch an der Bearbeitung Ihrer Erklärung sitzt bzw. noch nicht damit begonnen hat. Sie können Ihre Steuererklärung ganz einfach mit den vergessenen Ausgaben nochmal übermitteln bzw. versenden. Das Finanzamt berücksichtigt immer die aktuellste Steuererklärung. Am besten Sie informieren das Finanzamt vorab telefonisch oder schriftlich über die erneute Abgabe – so vermeiden Sie Missverständnisse.

…wenn Sie bereits den Steuerbescheid erhalten haben und die Einspruchsfrist noch läuft

Halten Sie Ihren Steuerbescheid schon in den Händen, aber möchten noch Änderungen vornehmen? Dann müssen Sie sich beeilen, denn die Einspruchsfrist läuft bereits. Das bedeutet, dass Sie nach Erhalt des Bescheids einen Monat Zeit haben, sich ans Finanzamt zu wenden.

Innerhalb der Einspruchsfrist haben zwei Möglichkeiten.

Antrag auf schlichte Änderung

Möchten Sie Ihren Steuerbescheid in einem bestimmten Punkt (z. B. Werbungskosten) ändern, können Sie beim Finanzamt einen Antrag auf schlichte Änderung stellen. Diesen Antrag können Sie formlos, z. B. per Brief, E-Mail oder telefonisch, beim Finanzamt stellen. Darin erklären Sie Ihren Änderungswunsch.

Der Vorteil: Das Finanzamt betrachtet nur die Stelle, an der Sie die Änderung vornehmen möchten. Der Bescheid wird also nicht mehr vollumfänglich geprüft.

Download: Antrag auf schlichte Änderung

Einspruch

Natürlich steht es Ihnen auch frei, einen schriftlichen Einspruch einzulegen. Der Unterschied zur schlichten Änderung ist, dass das Finanzamt den gesamten Steuerfall nochmal aufrollen und genau prüfen wird. Das kann für Sie entweder vorteilig, aber auch nachteilig sein. Denn aus dieser umfassenden Prüfung kann der Bescheid auch zu Ihrem Nachteil geändert werden. Das nennt man auch „Verböserung“.

Das Finanzamt sollte Ihnen die Änderungen aufgrund des Einspruchs mitteilen. Damit können Sie prüfen, ob sich der Einspruch wirklich so auswirkt, wie Sie gehofft haben. Ist das nicht der Fall, können Sie den Einspruch auch zurückziehen. Dann bleibt alles wie gehabt.

…wenn die Einspruchsfrist bereits abgelaufen ist

Grundsätzlich heißt es nach Ablauf der Frist: „Rien ne va plus – Nichts geht mehr“. Nur in bestimmten Ausnahmefällen können noch Änderungen innerhalb von 4 Jahren am Bescheid vorgenommen werden. Diese 4 Jahre nennt man auch Festsetzungsfrist. Eine Ausnahme gilt, wenn Sie die Einspruchsfrist unverschuldet versäumt haben. Dann kann eine Wiedereinsetzung in den vorigen Stand erfolgen.

Die Festsetzungsfrist beträgt in Fällen von leichtfertiger Steuerverkürzung 5 Jahre. In Fällen von Steuerhinterziehung sind es sogar 10 Jahre.

Wiedereinsetzung in den vorigen Stand

Sie habe die Einspruchsfrist unverschuldet versäumt? Dann kommt die Wiedereinsetzung in den vorigen Stand in Betracht. Das bedeutet, dass die Einspruchsfrist erneut beginnt. Die Wiedereinsetzung müssen Sie allerdings beim Finanzamt beantragen. Und dafür haben Sie leider nicht viel Zeit: Sobald der Grund, weshalb Sie die Frist versäumt haben, weggefallen ist, bleibt Ihnen ein Monat für den Antrag.

Ein möglicher Grund für die Wiedereinsetzung in den vorigen Stand ist beispielsweise ein ungeplanter längerer Krankenhausaufenthalt aufgrund eines Unfalls. Eine Arbeitsüberlastung oder leichte Krankheit akzeptiert das Finanzamt nicht als driftige Gründe.

Machen Sie es sich einfach: Mit WISO Steuer

Steuererklärung kann so einfach sein! Mit WISO Steuer erledigt sich Ihre Steuererklärung wie von selbst. Über den steuer:Abruf lassen Sie viele Daten direkt vom Finanzamt eintragen! Und auch der Weg zur Post erübrigt sich: Denn der steuer:Versand übermittelt Ihre Daten sicher, verschlüsselt und schnell ans Finanzamt.

Ergänzende Angaben mit WISO Steuer

Ihnen fehlen noch Belege, wie z. B. die Nebenkostenabrechnung und möchten deshalb die Vorjahreswerte übernehmen? Hierfür müssen Sie das Finanzamt kurz über Ihre Vorgehensweise informieren. Wir zeigen Ihnen, wie das mit WISO Steuer ganz einfach klappt:

Wählen Sie „Sonstige Angaben > Ergänzende Angaben“ aus und erläutern kurz Ihre Vorgehensweise bezüglich der fehlenden Abrechnung (z. B. die Eintragung von vergleichbaren Vorjahreswerten).

Probieren Sie die automatische Steuererklärung gleich kostenlos aus!

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*Stand 2020