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So klappt’s mit der Umsatzsteuererklärung

Was einmal im Jahr auf Sie zukommt


Alle Jahre wieder ruft die Umsatzsteuererklärung. Egal ob Freiberufler oder Gewerbetreibende – die Umsatzsteuererklärung gehört für die meisten zum Pflichtprogramm. Aber welche Angaben sind hierfür wichtig? Und welche Fristen und Termine gelten? Wir helfen Ihnen, die Umsatzsteuererklärung zu verstehen!

Kurz & knapp

  • Die Umsatzsteuererklärung fasst alle Umsatzsteuer- und Vorsteuerbeträge eines Jahres zusammen
  • Sie wird unabhängig von den Umsatzsteuer-Voranmeldungen erstellt
  • Einen Umsatzsteuerbescheid bekommen Sie nur, wenn das Finanzamt von Ihrer Erklärung abweicht
  • Gibt es eine Nachzahlung, müssen Sie diese innerhalb eines Monats nach Abgabe der Erklärung bezahlen

Was ist die Umsatzsteuererklärung?

Die Umsatzsteuererklärung – auch Umsatzsteuerjahreserklärung – fasst alle Umsätze und die darauf entfallende Umsatzsteuer eines Unternehmens innerhalb eines Jahres zusammen. Neben den Umsatzsteuerbeträgen geben Sie hier auch die Summe der Vorsteuerbeträge an.

Die Umsatzsteuererklärung müssen Sie zusätzlich zu anderen Steuererklärungen wie zum Beispiel der Einkommen- oder Gewerbesteuererklärung erstellen. Wie auch die meisten anderen Steuererklärungen besteht sie aus verschiedenen Anlagen. Je nachdem, welche gesetzlichen Vorschriften für Sie zutreffend sind, müssen Sie die entsprechenden Anlagen ausfüllen.

Lesen Sie hier mehr zur Umsatzsteuer
Titelbild Umsatzsteuer Steuererklärung

Umsatzsteuer: Was ist das?

„Wir schenken Ihnen die Mehrwertsteuer!“ Diese Werbung haben Sie sicher schonmal irgendwo gehört. Aber was genau ist das überhaupt? In Deutschland wird der Begriff „Mehrwertsteuer“ synonym für die Umsatzsteuer und Vorsteuer verwendet. Wer zahlt diese Steuer und warum dürfen manche die „Vorsteuer abziehen“?  Erfahren Sie hier alles, was Sie über die deutsche Umsatzsteuer wissen müssen.

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Wo ist der Unterschied zur Umsatzsteuer-Voranmeldung?

Die Umsatzsteuererklärung wird rückwirkend für ein gesamtes Steuerjahr erstellt. Sie fasst praktisch alle umsatzsteuerlich relevanten Informationen eines Jahres zusammen. Unternehmer, die bestimmte Umsatz- und Gewinngrenzen überschreiten, sind verpflichtet zusätzlich Umsatzsteuer-Voranmeldungen abzugeben.

Diese werden während des Jahres laufend immer für einen bestimmten Voranmeldungszeitraum erstellt. Dieser Voranmeldungszeitraum ist entweder

  • der Kalendermonat oder
  • das Kalendervierteljahr.

Aus den Umsatzsteuer-Voranmeldungen ergeben sich für den Unternehmer monatliche bzw. vierteljährliche Umsatzsteuer-Vorauszahlungen. Ist die Vorsteuer höher als die Umsatzsteuer, erhält der Unternehmer eine Erstattung. Nach Jahresende werden die Ergebnisse der Voranmeldungen dann in der Umsatzsteuererklärung berücksichtigt.

Die Umsatzsteuererklärung ist also vergleichbar mit einer „Jahresendabrechnung“. Aus dieser kann sich – wenn Abweichungen zu den Vorauszahlungen bestehen – wiederum eine Nachzahlung oder Erstattung ergeben.

Beispiel

Stefanie hat ein Unternehmen, für das sie monatlich Umsatzsteuer-Voranmeldungen erstellt. Die Summe aller Umsatzsteuerbeträge beläuft sich auf 23.150 Euro. Insgesamt hatte sie im Steuerjahr also steuerpflichtige Umsätze in Höhe von 125.000 Euro (netto).

Darauf entfallen 23.750 Euro Umsatzsteuer. Daneben macht sie Vorsteuerbeträge in Höhe von insgesamt 2.500 Euro geltend. In der Umsatzsteuererklärung wird berechnet:

Umsatzsteuer 2020: 23.750 Euro
– Vorsteuer 2020: 2.500 Euro
= 21.250 Euro
– Vorauszahlungen 2020: 23.150 Euro

= Erstattung 1.900 Euro

Umsatzsteuer Erklärung Infografik

Wer muss eine Umsatzsteuererklärung abgeben?

Jeder Unternehmer ist dazu verpflichtet eine Umsatzsteuererklärung abzugeben. Und zwar unabhängig davon, ob er Umsatzsteuer-Voranmeldungen abgeben muss oder nicht.

Grundsätzlich sind auch Unternehmer mit umsatzsteuerfreien Umsätzen, zum Beispiel Ärzte, zur Umsatzsteuererklärung verpflichtet. Auf Antrag können sie sich allerdings von der Abgabepflicht befreien lassen.

Müssen Kleinunternehmer eine Umsatzsteuererklärung abgeben?

Ja. Auch umsatzsteuerliche Kleinunternehmer müssen eine Umsatzsteuererklärung abgeben. Da sie allerdings von der Umsatzsteuer befreit sind, sind nur wenige Angaben erforderlich. Hierfür sieht das Umsatzsteuerformular entsprechende Formularzeilen speziell für Kleinunternehmer vor.

Kleinunternehmer müssen lediglich den Umsatz aus dem Jahr der Steuererklärung und dem Vorjahr vermerken. So kann das Finanzamt prüfen, ob der Unternehmer noch die Grenzen für die Kleinunternehmer-Regelung einhält. Nur in Einzelfällen verzichten manche Finanzämter ausnahmsweise bei Kleinunternehmern auf die Umsatzsteuererklärung.

Info Glühbirne

Welche Grenzen müssen Kleinunternehmer einhalten?

Um die Kleinunternehmer-Regelung anzuwenden, darf Ihr Umsatz im Vorjahr 22.000 Euro und 50.000 Euro im Folgejahr nicht überschreiten.

Müssen Vermieter eine Umsatzsteuererklärung abgeben?

Bei der Vermietung kommt es ganz darauf an, an wen Sie vermieten.

  • Mieter sind Privatpersonen oder Unternehmer ohne umsatzsteuerpflichtige Umsätze:
    In diesem Fall sind auch die Mieteinnahmen umsatzsteuerfrei. Dann geben Sie auch keine Umsatzsteuererklärung ab.
  • Mieter ein umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer:
    Sind die Mieträume für das Unternehmen des Mieters bestimmt, haben Sie die Qual der Wahl. Sie dürfen entscheiden, ob Sie umsatzsteuerfrei oder -pflichtig vermieten. Entscheiden Sie sich für die steuerpflichtige Vermietung – und damit für den Vorsteuerabzug – sind Sie auch dazu verpflichtet, eine Umsatzsteuererklärung abzugeben.

Bis wann muss ich die Umsatzsteuererklärung abgeben?

Die gute Nachricht: Sie müssen sich keinen zusätzlichen Termin merken. Denn für die Umsatzsteuererklärung gilt die gleiche Frist wie für die Einkommensteuererklärung: der 31. Juli des Folgejahres.

Eine Ausnahme besteht für diejenigen, die einen Steuerberater zu Hilfe ziehen. Dieser hat für die Erstellung der Umsatzsteuererklärung bis Ende Februar des übernächsten Jahres Zeit.

Fällt der Stichtag auf einen Sonn- oder Feiertag, verschiebt sich die Frist entsprechend auf den nächsten Werktag.

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Abgabefrist bis Ende Oktober verlängert

Aufgrund der Corona-Pandemie wurden die Abgabefristen für die Steuererklärung 2020 verlängert :

  • ohne Steuerberater: bis zum 31.10.2021*, statt bisher Ende Juli bzw. 02.08.2021.
  • mit Hilfe von einem Steuerberater: bis zum 31.05.2022, statt bisher Ende Februar 2022.

*31.10.2021 ist ein Sonntag. Daher gilt der 01.11.2021. Bundesländer, in denen der 01.11. ein Feiertag ist, haben sogar bis zum 02.11.2021 Zeit. Das gilt für Baden-Württemberg, Bayern, Nordrhein-Westfalen, Rheinland-Pfalz sowie das Saarland.

Muss ich die Umsatzsteuererklärung elektronisch abgeben?

Umsatzsteuer Banner HinweisJa. Die Umsatzsteuererklärung darf ausschließlich elektronisch an das Finanzamt übermittelt werden. Und das authentifiziert – also mit der ELSTER Zertifikatsdatei. Das ersetzt die handschriftliche Unterschrift auf dem Formular.

Nur in besonderen Härtefällen dürfen Sie die Erklärung statt elektronisch in Papierform übermitteln. Zum Beispiel dann, wenn die technische Einrichtung für den Unternehmer mit unverhältnismäßig großem finanziellem und persönlichem Aufwand verbunden wäre.

Was steht in der Umsatzsteuererklärung?

Der Hauptvordruck der Umsatzsteuererklärung heißt USt2A. Neben dem Namen, der Steuernummer oder der Anschrift des Unternehmens müssen Sie hier folgende Angaben machen:

Alle umsatzsteuerbaren Umsätze

Neben dem Namen, der Steuernummer oder der Anschrift des Unternehmens müssen Sie folgende Angaben machen:

Alle umsatzsteuerbaren Umsätze

Umsatzsteuerbar bedeutet vereinfacht gesagt: Die Umsätze sind vom deutschen Umsatzsteuergesetz erfasst. Das sind zum Beispiel.

  • Lieferungen und Dienstleistungen, die im Inland erbracht werden
  • Der Eigenverbrauch von Waren und Dienstleistungen eines Unternehmers (beispielsweise die Lebensmittel, die ein Lebensmittelhändler kostenlos aus dem Markt zum privaten Verzehr mit nach Hause nimmt)
  • Die Einfuhr von Waren aus einem Nicht-EU Land in Deutschland (Einfuhrumsatzsteuer)
  • Der Erwerb von Waren aus einem EU-Mitgliedsstaat in Deutschland (innergemeinschaftlicher Erwerb)

Voraussetzung für die Steuerbarkeit ist, dass die Lieferung, Leistung, Einfuhr oder der EU-Erwerb von einem Unternehmer im Rahmen seiner unternehmerischen Tätigkeit im Inland erfolgen. Zudem muss ein Leistungsaustausch vorliegen. Das heißt: Im Gegenzug zur Lieferung oder sonstigen Leistung muss ein Entgelt oder eine andere Gegenleistung vereinbart sein.

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Nicht jeder steuerbare Umsatz ist auch steuerpflichtig. So sind zum Beispiel einige steuerbare Umsätze per Gesetz umsatzsteuerfrei gestellt. So zum Beispiel die Umsätze, die ein Arzt für Behandlungen erzielt. Aber: Auch umsatzsteuerfreie Umsätze müssen in der Umsatzsteuererklärung angegeben werden.

Nicht umsatzsteuerbar hingegen sind zum Beispiel Lieferungen und Leistungen, die im Ausland oder außerhalb des unternehmerischen Rahmens erbracht werden.

Nicht für jeden steuerpflichtigen Umsatz gilt der gleiche Steuersatz. Deshalb müssen Sie in der Umsatzsteuererklärung alle Umsätze eines Steuersatzes zusammenfassen.

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Aufgrund der Corona-Krise wurden die Mehrwertsteuersätze für die Zeit vom 01.07.2020 bis 31.12.2020 von 19 Prozent auf 16 Prozent und von 7 Prozent auf 5 Prozent gesenkt. Ab dem 01.01.2021 gelten wieder 19 Prozent bzw. 7 Prozent.

Für gibt es aber Gastronomiebetriebe eine Ausnahme. Für Abgabe von Speisen gilt

  • vom 1.1.2021 bis 31.12.2022 der wieder angehobene ermäßigte Steuersatz von 7 Prozent,
  • vom 1.7.2020 bis 31.12.2020 der ermäßigte Steuersatz von 5 Prozent.

Getränke sind von dieser Regelung ausgenommen, für sie gilt auch weiterhin der Regelsteuersatz. Mehr zum Thema lesen Sie in unserem Beitrag: Corona und Steuern.

Vorsteuerbeträge

Sind Sie zum Vorsteuerabzug berechtigt, geben Sie Ihre gezahlten Vorsteuerbeträge ebenfalls in der Umsatzsteuererklärung an. Auch Berichtigungsbeträge im Falle von Vorsteuerberichtigungen müssen vermerkt werden.

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Was bedeutet Vorsteuerberichtigung?

Es kann vorkommen, dass bei Erwerb eines Gegenstandes die Voraussetzungen zum Vorsteuerabzug erfüllt sind – zum Beispiel, dass der Gegenstand unternehmerisch genutzt wird. Dann darf die Vorsteuer auf den Rechnungsbetrag in voller Höhe abgezogen werden. Entfällt aber innerhalb eines gewissen Zeitraums die Voraussetzung etwa dadurch, dass der Gegenstand nur noch teilweise unternehmerisch genutzt wird, muss die geltend gemachte Vorsteuer nachträglich korrigiert werden.

Umsatzsteuervorauszahlungen

Haben Sie Umsatzsteuer-Voranmeldungen abgegeben? Dann geben Sie in der Umsatzsteuererklärung auch die Summe aller Vorauszahlungen an. Erstattungen – wenn die Vorsteuer eines Monats höher war als die Umsatzsteuer – werden hier mit Zahlungen – wenn die Umsatzsteuer eines Monats höher war als die Vorsteuer – verrechnet.

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1/11 nicht vergessen!

Haben Sie die Dauerfristverlängerung für Umsatzsteuervoranmeldungen beantragt? Dann haben Sie länger Zeit, die Voranmeldungen abzugeben. Dafür müssen Sie aber eine Sondervorauszahlung in Höhe von 1/11 der Umsatzsteuerzahllast des Vorjahres leisten. Auch diese Sondervorauszahlung geben Sie in der Umsatzsteuererklärung mit an.

Besondere steuerliche Vorgänge

Darüber hinaus werden weitere Themen zur Besteuerung abgefragt. Hier machen Sie Angaben zu besonderen steuerlichen Sachverhalten wie zum Beispiel:

  • Innergemeinschaftliche Erwerbe
  • Innergemeinschaftliche Dreiecksgeschäfte
  • Umkehr der Steuerschuldnerschaft
  • Steuerfreie Umsätze mit und ohne Vorsteuerabzug
  • Umsätze, die per Option umsatzsteuerpflichtig sind
  • Umsätze, bei denen sich der Ort der Lieferung in einen Mitgliedsstaat verlagert
  • Nicht steuerbare Umsätze
  • Umsätze im Luftverkehr, bei denen Personen über die deutsche Grenze befördert wurden

Auf die vorstehenden Themen soll an dieser Stelle nicht weiter eingegangen werden.

Angaben für Unternehmer im Ausland

Für Unternehmer, die im Ausland ansässig sind, wird zudem die Anlage UN wichtig. Ausländische Unternehmer werden nur unter bestimmten Voraussetzungen in Deutschland umsatzsteuerpflichtig. Und zwar dann, wenn sie die deutsche Umsatzsteuer schulden.

Muss ich Belege ans Finanzamt schicken?

Die Steuererklärung elektronisch absenden, aber Belege per Post mitschicken? Keine Sorge, auch für die Umsatzsteuererklärung gilt die Belegvorhaltepflicht.

Das bedeutet für Sie: Erstmal müssen Sie dem Finanzamt für Ihre Umsätze und Vorsteuerbeträge keine Rechnungen vorweisen. Erst, wenn das Finanzamt sie anfordert, müssen Sie bestimmte Beträge nachweisen können. Es gilt also, die Belege gut und geordnet aufzubewahren.

Wie lange muss ich die Belege aufbewahren?

Für Belege, die für die Umsatzsteuer relevant sind, gilt:

  • sie müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden
  • die Frist beginnt mit dem 31.12 des Jahres, in dem die Rechnung gestellt wurde

Gibt es einen Steuerbescheid?

Steuererklärung abgeben und dann auf den Bescheid warten? Was Sie von Ihrer Einkommensteuererklärung bereits kennen, gilt für die Umsatzsteuer nicht. Denn: Einen Umsatzsteuerbescheid verschickt das Finanzamt nur, wenn es zu einem abweichenden Ergebnis kommt. Also zum Beispiel dann, wenn Sie vergessen haben, eine Vorauszahlung in der Erklärung einzutragen.

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Wichtig!

Warten Sie bei einer Nachzahlung nicht erst auf den Bescheid, bevor Sie die Überweisung ans Finanzamt vornehmen. Das kann nämlich teuer werden. Nachzahlungen sind nämlich innerhalb 1 Monat nach Abgabe der Steuererklärung zu entrichten. Wie viel Sie nachzahlen müssen, entnehmen Sie dem Ergebnis Ihrer Umsatzsteuererklärung.

Wann muss ich die Umsatzsteuer bezahlen?

Ergibt sich aus der Umsatzsteuererklärung eine Nachzahlung? Dann dürfen Sie nicht allzu lange damit warten, Ihre Schuld beim Finanzamt zu begleichen: Nach der Abgabe der Umsatzsteuererklärung haben Sie 1 Monat Zeit.

Erstattungen werden seitens des Finanzamts in der Regel sofort veranlasst. An eine Frist ist das Finanzamt dabei allerdings nicht gebunden.

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Steuerberatung?

Einzelfragen zu Ihrer Steuererklärung darf leider nur ein Steuerberater beantworten. Wir freuen uns jedoch über Lob und Kritik und nehmen Ihre Anregungen gerne für zukünftige Beiträge auf.

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