So klappt’s mit der Umsatzsteuererklärung

Alles, was Sie für die erfolgreiche Abgabe wissen müssen


Alle Jahre wieder ruft die Umsatzsteuererklärung. Egal ob Freiberufler oder Gewerbetreibende – die Umsatzsteuererklärung gehört für die meisten zum Pflichtprogramm. Aber welche Angaben sind hierfür wichtig? Und welche Fristen und Termine gelten? Wir helfen Ihnen, die Umsatzsteuererklärung zu verstehen!

Kurz & Knapp

  •  In der Umsatzsteuererklärung werden alle Umsatzsteuer- und Vorsteuerbeträge eines Jahres zusammengefasst.
  • Sie wird unabhängig von den Umsatzsteuervoranmeldungen erstellt.
  • Einen Umsatzsteuerbescheid bekommen Sie nur, wenn das Finanzamt von Ihrer Erklärung abweicht.
  • Eine Umsatzsteuernachzahlung müssen Sie innerhalb eines Monats nach Abgabe der Erklärung bezahlen.

Umsatzsteuer Erklärung Infografik

Was ist die Umsatzsteuererklärung?

Die Umsatzsteuererklärung – auch Umsatzsteuerjahreserklärung – fasst alle Umsätze sowie die darauf entfallende Umsatzsteuer eines Unternehmens innerhalb eines Jahres zusammen. Neben den Umsatzsteuerbeträgen wird hier auch die Summe der Vorsteuerbeträge angegeben.

Die Umsatzsteuererklärung muss zusätzlich zu anderen Steuererklärungen wie z. B. der Einkommen- oder Gewerbesteuererklärung erstellt werden. Wie auch die meisten anderen Steuererklärungen, besteht sie aus verschiedenen Anlagen. Je nachdem, welche umsatzsteuerlichen Vorschriften für Sie zutreffend sind, müssen Sie die entsprechenden Anlagen ausfüllen.

Lesen Sie hier mehr zur Umsatzsteuer
Umsatzsteuer Einkaufen Erklärung

Umsatzsteuer: Was ist das?

„Wir schenken Ihnen die Mehrwertsteuer!“ Diese Werbung haben Sie sicher schonmal irgendwo gehört. Aber was genau ist das überhaupt? In Deutschland wird der Begriff „Mehrwertsteuer“ synonym für die Umsatzsteuer und Vorsteuer verwendet. Wer zahlt diese Steuer und warum dürfen manche die „Vorsteuer abziehen“?  Erfahren Sie hier alles, was Sie über die deutsche Umsatzsteuer wissen müssen.

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Wo ist der Unterschied zur Umsatzsteuervoranmeldung?

Die Umsatzsteuererklärung wird rückwirkend für ein gesamtes Steuerjahr erstellt. Sie fasst praktisch alle umsatzsteuerlich relevanten Informationen eines Jahres zusammen. Unternehmer, die bestimmte Umsatz- und Gewinngrenzen überschreiten, sind zudem aber auch zur Abgabe von Umsatzsteuervoranmeldungen verpflichtet. Diese werden während des Jahres laufend immer für einen bestimmten Voranmeldungszeitraum erstellt. Dieser Voranmeldungszeitraum ist entweder der Kalendermonat oder das Kalendervierteljahr.

Aus den Umsatzsteuervoranmeldungen ergeben sich für den Unternehmer monatliche bzw. vierteljährliche Umsatzsteuer-Vorauszahlungen. Ist die Vorsteuer höher als die Umsatzsteuer, erhält der Unternehmer eine Erstattung. Nach Jahresende werden die Ergebnisse der Voranmeldungen dann in der Umsatzsteuererklärung berücksichtigt. Die Umsatzsteuererklärung ist also vergleichbar mit einer „Jahresendabrechnung“. Aus dieser kann sich – wenn Abweichungen zu den Vorauszahlungen bestehen – wiederum eine Nachzahlung oder Erstattung ergeben.

Beispiel
Sie haben ein Unternehmen, für das Sie monatlich Umsatzsteuervoranmeldungen  erstellen. Die Summe aller Umsatzsteuerbeträge beläuft sich auf 23.150 Euro. Insgesamt hatten Sie im Steuerjahr also steuerpflichtige Umsätze in Höhe von 125.000 Euro (netto). Darauf entfallen 23.750 Euro Umsatzsteuer. Daneben machen Sie Vorsteuerbeträge in Höhe von insgesamt 2.500 Euro geltend. In der Umsatzsteuererklärung wird berechnet:

Umsatzsteuer 2020: 23.750 Euro
– Vorsteuer 2020: 2.500 Euro
= 21.250 Euro
– Vorauszahlungen 2020: 23.150 Euro
= Erstattung 1.900 Euro

Wer muss eine Umsatzsteuererklärung abgeben?

Jeder Unternehmer ist dazu verpflichtet eine Umsatzsteuererklärung abzugeben. Und zwar unabhängig davon, ob er Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben muss oder nicht. Grundsätzlich sind auch Unternehmer mit umsatzsteuerfreien Umsätzen (also z. B. Ärzte), zur Umsatzsteuererklärung verpflichtet. Auf Antrag können sie sich allerdings von der Abgabepflicht befreien lassen.

Müssen Kleinunternehmer eine Umsatzsteuererklärung abgeben?

Ja. Auch umsatzsteuerliche Kleinunternehmer müssen eine Umsatzsteuererklärung abgeben. Da sie allerdings von der Umsatzsteuer befreit sind, sind nur wenige Angaben erforderlich. Hierfür sieht das Umsatzsteuerformular entsprechende Formularzeilen speziell für Kleinunternehmer vor. Hier müssen Kleinunternehmer lediglich den Umsatz aus dem Jahr der Steuererklärung und dem Vorjahr vermerken. So kann das Finanzamt prüfen, ob der Unternehmer noch die Grenzen für die Kleinunternehmer-Regelung einhält. Nur in Einzelfällen verzichten manche Finanzämter ausnahmsweise bei Kleinunternehmern auf die Umsatzsteuererklärung.

Welche Grenzen müssen Kleinunternehmer einhalten?
Um die Kleinunternehmer-Regelung anzuwenden, darf Ihr Umsatz im Vorjahr 22.000 Euro und 50.000 Euro im Folgejahr nicht überschreiten.

Müssen Vermieter eine Umsatzsteuererklärung abgeben?

Bei der Vermietung kommt es ganz darauf an, an wen Sie vermieten. Sind die Mieter ausschließlich Privatpersonen oder Unternehmer ohne umsatzsteuerpflichtige Umsätze, sind auch die Mieteinnahmen umsatzsteuerfrei. Dann geben Sie auch keine Umsatzsteuererklärung ab. Die Qual der Wahl haben Sie allerdings, wenn Ihr Mieter ein umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer ist und die Mieträume für sein Unternehmen bestimmt sind. Hier dürfen Sie entscheiden, ob Sie umsatzsteuerfrei oder -pflichtig vermieten. Entscheiden Sie sich für die steuerpflichtige Vermietung – und damit für den Vorsteuerabzug – sind Sie auch dazu verpflichtet, eine Umsatzsteuererklärung abzugeben.

Bis wann muss ich die Umsatzsteuererklärung abgeben?

Die gute Nachricht: Sie müssen sich keinen zusätzlichen Termin merken. Denn für die Umsatzsteuererklärung gilt – genauso wie für die Einkommensteuererklärung – der 31. Juli des Folgejahres als Abgabefrist. Eine Ausnahme besteht für diejenigen, die einen Steuerberater zu Hilfe ziehen. Dieser hat für die Erstellung der Umsatzsteuererklärung bis Ende Februar des übernächsten Jahres Zeit.

Muss ich die Umsatzsteuererklärung elektronisch abgeben?

Ja. Die Umsatzsteuererklärung darf ausschließlich elektronisch an das Finanzamt übermittelt werden. Die Übermittlung muss authentifiziert – also mit der ELSTER Zertifikatsdatei – erfolgen. Das ersetzt die handschriftliche Unterschrift auf dem Formular.

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Nur in besonderen Härtefällen darf vom elektronischen Versand abgesehen und in Papierform übermittelt werden. Ein solcher Härtefall liegt dann vor, wenn die technische Einrichtung für den Unternehmer mit unverhältnismäßig großem finanziellen und persönlichen Aufwand verbunden wäre.

Was steht in der Umsatzsteuererklärung?

Der Hauptvordruck der Umsatzsteuererklärung heißt USt2A. Neben dem Namen, der Steuernummer oder der Anschrift des Unternehmens müssen Sie hier folgende Angaben machen:

Alle umsatzsteuerbaren Umsätze

Umsatzsteuerbar bedeutet vereinfacht gesagt: Die Umsätze sind vom deutschen Umsatzsteuergesetz erfasst. Das sind z. B.

  • Lieferungen und Dienstleistungen, die im Inland erbracht werden
  • Der Eigenverbrauch von Waren und Dienstleistungen eines Unternehmers (z. B. die Lebensmittel, die ein Lebensmittelhändler kostenlos aus dem Markt zum privaten Verzehr mit nach Hause nimmt)
  • Die Einfuhr von Waren aus einem Nicht-EU Land in Deutschland (Einfuhrumsatzsteuer)
  • Der Erwerb von Waren aus einem EU-Mitgliedsstaat in Deutschland (innergemeinschaftlicher Erwerb)

Voraussetzung für die Steuerbarkeit ist, dass die Lieferung, Leistung, Einfuhr oder der EU-Erwerb von einem Unternehmer im Rahmen seiner unternehmerischen Tätigkeit im Inland erfolgen. Zudem muss ein Leistungsaustausch vorliegen. Das heißt: Im Gegenzug zur Lieferung oder sonstigen Leistung muss ein Entgelt oder eine andere Gegenleistung vereinbart sein.

Nicht jeder steuerbare Umsatz ist auch steuerpflichtig. So sind zum Beispiel einige steuerbare Umsätze per Gesetz umsatzsteuerfrei gestellt. So zum Beispiel die Umsätze, die ein Arzt für Behandlungen erzielt. Auch umsatzsteuerfreie Umsätze müssen in der Umsatzsteuererklärung angegeben werden.

Nicht umsatzsteuerbar hingegen sind zum Beispiel Lieferungen und Leistungen die im Ausland oder außerhalb des unternehmerischen Rahmens erbracht werden.

Nicht für jeden steuerpflichtigen Umsatz gilt der gleiche Steuersatz. Deshalb müssen Sie in der Umsatzsteuererklärung alle Umsätze eines Steuersatzes (z. B. 7 Prozent, 19 Prozent) zusammenfassen.

Aufgrund der Corona-Krise wurden die Mehrwertsteuersätze für die Zeit vom 01.07.2020 bis 31.12.2020 von 19 Prozent auf 16 Prozent und von 7 Prozent auf 5 Prozent gesenkt. Mehr zum Thema lesen Sie in unserem Beitrag: Corona und Steuern

Vorsteuerbeträge

Sind Sie zum Vorsteuerabzug berechtigt, geben Sie Ihre gezahlten Vorsteuerbeträge ebenfalls in der Umsatzsteuererklärung an. Auch Berichtigungsbeträge im Falle von Vorsteuerberichtigungen müssen vermerkt werden.

Was bedeutet Vorsteuerberichtigung?
Es kann vorkommen, dass zum Zeitpunkt des Erwerbs eines Gegenstandes die Voraussetzungen zum Vorsteuerabzug erfüllt sind (z. B., dass der Gegenstand unternehmerisch genutzt wird). Dann darf die Vorsteuer auf den Rechnungsbetrag in voller Höhe abgezogen werden. Entfällt aber innerhalb eines gewissen Zeitraums die Voraussetzung z. B. dadurch, dass der Gegenstand nur noch teilweise unternehmerisch genutzt wird, muss die geltend gemachte Vorsteuer nachträglich korrigiert werden.

Umsatzsteuervorauszahlungen

Haben Sie Umsatzsteuervoranmeldungen abgegeben? Dann geben Sie in der Umsatzsteuererklärung auch die Summe aller Vorauszahlungen an. Erstattungen (wenn die Vorsteuer eines Monats höher war als die Umsatzsteuer) werden hier mit Zahlungen (wenn die Umsatzsteuer eines Monats höher war als die Vorsteuer) verrechnet.

1/11 nicht vergessen!
Haben Sie die Dauerfristverlängerung für Umsatzsteuervoranmeldungen beantragt? Dann haben Sie länger Zeit, die Voranmeldungen abzugeben. Dafür müssen Sie aber eine Sondervorauszahlung in Höhe von 1/11 der Umsatzsteuerzahllast des Vorjahres leisten. Auch diese Sondervorauszahlung geben Sie in der Umsatzsteuererklärung mit an.

Besondere steuerliche Vorgänge

Darüber hinaus werden weitere Themen zur Besteuerung abgefragt. Hier machen Sie Angaben zu besonderen steuerlichen Sachverhalten. Diese sind zum Beispiel:

  • Innergemeinschaftliche Erwerbe
  • Innergemeinschaftliche Dreiecksgeschäfte
  • Umkehr der Steuerschuldnerschaft
  • Steuerfreie Umsätze mit und ohne Vorsteuerabzug
  • Umsätze, die per Option umsatzsteuerpflichtig sind
  • Umsätze, bei denen sich der Ort der Lieferung in einen Mitgliedsstaat verlagert
  • Nicht steuerbare Umsätze
  • Umsätze im Luftverkehr, bei denen Personen über die deutsche Grenze befördert wurden

Auf die vorstehenden Themen soll an dieser Stelle nicht weiter eingegangen werden.

Angaben für Unternehmer im Ausland

Für Unternehmer, die im Ausland ansässig sind, wird zudem die Anlage UN wichtig. Ausländische Unternehmer werden nur unter bestimmten Voraussetzungen in Deutschland umsatzsteuerpflichtig. Und zwar dann, wenn sie die deutsche Umsatzsteuer schulden. Diese Sachverhalte sollen in diesem Beitrag allerdings nicht weiter erläutert werden.

Muss ich Belege ans Finanzamt schicken?

Die Steuererklärung elektronisch absenden, aber Belege per Post mitschicken? Keine Sorge, auch für die Umsatzsteuererklärung gilt die Belegvorhaltepflicht. Das bedeutet für Sie: Erstmal müssen Sie dem Finanzamt für Ihre Umsätze und Vorsteuerbeträge keine Rechnungen vorweisen. Erst, wenn das Finanzamt sie anfordert, müssen Sie bestimmte Beträge nachweisen können. Es gilt also, die Belege gut und geordnet aufzubewahren.

Wie lange muss ich die Belege aufbewahren?

Das Umsatzsteuergesetz schreibt eine Aufbewahrungsfrist für die Belege vor, die für die Umsatzsteuer relevant sind. Diese Frist beträgt 10 Jahre und beginnt mit dem 31.12 des Jahres, in dem die Rechnung gestellt wurde.

Gibt es einen Steuerbescheid?

Steuererklärung abgeben und dann auf den Bescheid warten? Was Sie von Ihrer Einkommensteuererklärung bereits kennen, gilt für die Umsatzsteuer nicht. Denn: Einen Umsatzsteuerbescheid verschickt das Finanzamt nur, wenn es zu einem abweichenden Ergebnis kommt. Also zum Beispiel dann, wenn Sie z. B. vergessen haben, eine Vorauszahlung in der Erklärung einzutragen.

Wichtig!
Warten Sie bei einer Nachzahlung nicht erst auf den Bescheid, bevor Sie die Überweisung ans Finanzamt vornehmen. Das kann nämlich teuer werden. Nachzahlungen sind nämlich innerhalb 1 Monat nach Abgabe der Steuererklärung zu entrichten. Wie viel Sie nachzahlen müssen, entnehmen Sie dem Ergebnis Ihrer Umsatzsteuererklärung.

Wann muss ich die Umsatzsteuer bezahlen?

Ergibt sich aus der Umsatzsteuererklärung eine Nachzahlung? Dann dürfen Sie nicht allzu lange damit warten, Ihre Schuld beim Finanzamt zu begleichen. Um genau zu sein, haben Sie nach der Abgabe der Umsatzsteuererklärung einen Monat Zeit. Erstattungen werden seitens des Finanzamts in der Regel umgehend veranlasst. An eine Frist ist das Finanzamt dabei allerdings nicht gebunden.

Das Umsatzsteuer-Formular 2020 zum Download

Download: Formulare zur Umsatzsteuererklärung 2020

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