Unterlagen ausmisten – aber richtig!

Unterlagen ausmisten – aber richtig!

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Jetzt heißt es: Ärmel hochkrempeln und los gehts. Viele alte Rechnungen und Dokumente können Sie nun ausmisten – und haben somit Platz fürs neue Jahr.

Wann war die letzte Eintragung?

Unterlagen, die für die Steuer relevant sind, müssen Sie nur über einen bestimmten Zeitraum aufbewahren. Dabei unterscheidet man Fristen von sechs und zehn Jahren.

Grundsätzlich beginnen die Fristen am Tag nach Ende des Geschäftsjahres, auf das sich die Dokumente beziehen. Doch Vorsicht: Entscheidend ist, wann die letzte Eintragung im betreffenden Dokument gemacht wurde. Bei Inventar, Eröffnungsbilanz, Jahresabschluss und Lagebericht ist das Datum der Aufstellung entscheidend. Die Vernichtung von Unterlagen ist allerdings dann nicht zulässig, wenn die Frist für die Steuerfestsetzung noch nicht abgelaufen ist

Beispiel

Ihr Jahresabschluss 2006 wurde im April 2007 fertig gestellt. Daher läuft die Aufbewahrungs-Frist auch erst ab dem 01.01.2008. Somit dürfen Sie den Jahresabschluss erst im Januar 2018 vernichten.

Wichtig ist außerdem, die Unterlagen so zu erhalten, dass sie bis Ende der Frist auch noch leserlich bleiben. Für Quittungen auf Thermopapier heißt das: unbedingt kopieren und an die Original-Rechnung an die Kopie heften.

Welche Unterlagen können Sie nun vernichten?

Zehnjährige Aufbewahrungsfrist:

  • Bücher, Journale, Konten usw., in denen die letzte Eintragung 2006 und früher erfolgt ist
  • Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen und Inventare, die 2006 oder früher aufgestellt wurden, sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Unterlagen
  • Buchungsbelege (z. B. Rechnungen, Bescheide, Zahlungsanweisungen, Reisekostenabrechnungen, Bewirtungsbelege, Kontoauszüge, Lohn- bzw. Gehaltslisten) aus dem Jahr 2006

Sechsjährige Aufbewahrungsfrist:

  • Lohnkonten und Unterlagen (Bescheinigungen) zum Lohnkonto mit Eintragungen aus 2010 oder früher
  • Sonstige für die Besteuerung bedeutsame Dokumente (z. B. Ausfuhr- bzw. Einfuhrunterlagen, Aufträge, Versand und Frachtunterlagen, Darlehensunterlagen, Mietverträge, Versicherungspolicen) sowie Geschäftsbriefe aus dem Jahr 2010 oder früher
Bei einem Systemwechsel der betrieblichen EDV ist darauf zu achten, dass die bisherigen Daten in das neue System übernommen oder die bisher verwendeten Programme für den Zugriff auf die alten Daten weiter vorgehalten werden.

Tipp: Verlängern Sie Ihre Aufbewahrungsfrist intern um ein Jahr. So wird nichts zu früh vernichtet und Sie sind auf der sicheren Seite.

Checkliste zum Herunterladen

Wir haben für Sie eine Liste über die wichtigsten Aufbewahrungsfristen zusammengesellt. Die Checkliste können Sie sich hier herunterladen

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