Unterlagen ausmisten – aber richtig!

Unterlagen ausmisten – aber richtig!

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Jetzt heißt es: Ärmel hochkrempeln und los gehts. Viele alte Rechnungen und Dokumente können Sie nun ausmisten – und haben somit Platz fürs neue Jahr.

Wann war die letzte Eintragung?

Unterlagen, die für die Steuer relevant sind, müssen Sie nur über einen bestimmten Zeitraum aufbewahren. Dabei unterscheidet man Fristen von sechs und zehn Jahren.

Grundsätzlich beginnen die Fristen am Tag nach Ende des Geschäftsjahres, auf das sich die Dokumente beziehen. Doch Vorsicht: Entscheidend ist, wann die letzte Eintragung im betreffenden Dokument gemacht wurde. Bei Inventar, Eröffnungsbilanz, Jahresabschluss und Lagebericht ist das Datum der Aufstellung entscheidend. Die Vernichtung von Unterlagen ist allerdings dann nicht zulässig, wenn die Frist für die Steuerfestsetzung noch nicht abgelaufen ist

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Welche Unterlagen können Sie nun vernichten?

Zehnjährige Aufbewahrungsfrist:

  • Bücher, Journale, Konten usw., in denen die letzte Eintragung 2006 und früher erfolgt ist
  • Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen und Inventare, die 2006 oder früher aufgestellt wurden, sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Unterlagen
  • Buchungsbelege (z. B. Rechnungen, Bescheide, Zahlungsanweisungen, Reisekostenabrechnungen, Bewirtungsbelege, Kontoauszüge, Lohn- bzw. Gehaltslisten) aus dem Jahr 2006

Sechsjährige Aufbewahrungsfrist:

  • Lohnkonten und Unterlagen (Bescheinigungen) zum Lohnkonto mit Eintragungen aus 2010 oder früher
  • Sonstige für die Besteuerung bedeutsame Dokumente (z. B. Ausfuhr- bzw. Einfuhrunterlagen, Aufträge, Versand und Frachtunterlagen, Darlehensunterlagen, Mietverträge, Versicherungspolicen) sowie Geschäftsbriefe aus dem Jahr 2010 oder früher
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Tipp: Verlängern Sie Ihre Aufbewahrungsfrist intern um ein Jahr. So wird nichts zu früh vernichtet und Sie sind auf der sicheren Seite.

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