Lexikon

Betriebsprüfung

Eine Betriebsprüfung ist eine behördliche Überprüfung eines Gewerbetreibenden. Wie oft ein Betrieb der Betriebsprüfung unterliegt, hängt von seiner Größe ab. Hier gilt, je größer der Betrieb, desto öfter wird er geprüft. Groß- und Konzernbetriebe werden fortlaufend geprüft. Die Finanzbehörden nutzen die Prüfung, um den Steueranspruch zu sichern. Der reguläre Prüfdienst ist die Betriebsprüfung. Sonderprüfungen werden in der Regel nur dann fällig, wenn ein konkreter Prüfbedarf besteht.

Bei den Betriebsprüfungen (manchmal auch Außenprüfungen genannt), einem Ausdruck, der so weder im Steuer- noch im Gewerberecht vorkommt, kontrollieren staatliche Behörden einen Gewerbetreibenden (oder bei Aktiengesellschaften: die Verantwortlichen eines Betriebs), genaugenommen deren Buchführung. Es gibt auch Betriebsprüfungen im Rahmen des Gewerberechts, dann wird insbesondere auf Einhaltung hygienischer Richtlinien getestet. Hier geht es um Betriebsprüfung der Finanzbehörden, insbesondere die der Steuerfahndung. Das unangenehme für den Gewerbetreibenden ist, dass nicht wie in der Einkommenssteuererklärung die Gesamtsummen von Betriebseinnahmen und -ausgaben geprüft werden, sondern jeder einzelne Posten. Zentrale Frage:Sind alle Einnahmen angegeben und sind alle Ausgaben wirklich betriebsbedingt? Die Vollständigkeit der Einnahmen wird durch Kontrollmitteilungen überprüft, die bei den Kunden erstellt wurden.

Umfang und Häufigkeit

Der Umfang und die Häufigkeit einer Betriebsprüfung hängen von bestimmten Betriebsmerkmalen wie Jahresumsatz, steuerlicher Gewinn, bei Land- und Forstwirten auch nach dem Wirtschaftwert der bewirtschafteten Fläche ab. Hiernach werden Groß-, Mittel-, Klein- und Kleinstbetriebe unterschieden.

Großbetriebe werden in der Regel alle drei Jahre geprüft. Dabei erfolgt eine so genannte Anschlussprüfung, der Prüfungszeitraum knüpft direkt an den vorangegangenen an. Mittel- und Kleinbetriebe werden nicht regelmäßig geprüft, Kleinstbetriebe nur selten – im rechnerischen Durchschnitt etwa alle 12 Jahre. Geprüft werden hier die letzten drei Jahre, so dass immer ungeprüfte Zeitabschnitte bleiben. Allerdings: Anschlussprüfungen sind grundsätzlich zulässig. Dadurch kann die Finanzbehörde den Prüfungszeitraum im Wesentlichen frei bestimmen. Voraussetzung ist aber, dass mit Steuernachzahlungen von mindestens 1.500 Euro zu rechnen ist. (BFH vom 28.04.1988, BStBl II 1998, S. 857) und dass konkrete Anhaltspunkte vorliegen, eine Zweitprüfung für bereits kontrollierte Zeiträume allerdings ist zulässig.

Für die Einteilung in Groß-, Mittel und Kleinbetriebe gibt es viele Unterscheidungskriterien, z.B. nach Handels-, Fertigungsbetrieben oder freien Berufen. Als Richtschnur für den „steuerlichen Gewinn“ in der Einteilung gelten folgende „krumme“ Eurosummen, weil die Umrechnung aus Mark-Beträgen erfolgte:

Betriebsart Großbetrieb Mittelbetrieb Kleinbetrieb
Handel 237.751 46.528 25.565
Fertigungsbetriebe 212.186 46.528 25.565
Freie Berufe 460.163 105.326 25.565
Land-/Forstwirtschaft 83.852 44.482 25.565

Auch ohne konkrete Hinweise oder Verdachtsmomente kann die Einhaltung von speziellen gesetzlichen Vorschriften jederzeit überprüft werden. Mit Sicherheit wird geprüft, wenn Hinweise über ein gewerberechtlich unzuverlässiges Geschäftsgebaren oder Verstöße gegen gewerberechtliche Bestimmungen vorliegen.

Prüfungsort

Die Betriebsprüfung muss nach neuester Gesetzeslage in den Geschäftsräumen des Steuerpflichtigen durchgeführt werden. Ist ein geeigneter Geschäftsraum nachweislich nicht vorhanden und kann die Außenprüfung nicht in den Wohnräumen des Steuerpflichtigen stattfinden, muss die Prüfung an Amtsstelle stattfinden. Ein anderer Prüfungsort kommt nach der Neuregelung nur ausnahmsweise, auf besonderen Antrag des Steuerpflichtigen in Betracht. Entgegen der bisherigen Prüfungspraxis wird die Prüfung in den Räumlichkeiten des Steuerberaters damit zukünftig die Ausnahme sein. Die Prüfung in den Räumen des Steuerberaters kann aber durchaus von Vorteil sein. Deshalb ist es im Einzelfall zu empfehlen, bei der Finanzverwaltung den Antrag zu stellen, damit die Prüfung im Büro des Steuerberaters vorgenommen werden kann. Das Finanzamt muss bei einem Antrag im Rahmen der Ermessensausübung und der dabei vorzunehmenden Abwägung der Interessen des Steuerpflichtigen mit den eigenen, den Prüfungsort festlegen. Es reicht nicht aus, die Gründe des Steuerpflichtigen abzulehnen, die Finanzbehörde muss Gründe nennen, die für eine Prüfung im Dienstgebäude des Finanzamts sprechen. Das Argument des rationellen Einsatzes der Prüfer reicht nicht aus.

Für eine Prüfung im Büro des Steuerberaters kann zum Beispiel sprechen, dass der Steuerberater als Auskunftsperson zur Verfügung steht und der Prüfer den Steuerberater jederzeit über die festgestellten Sachverhalte informieren kann. Außerdem hat der Steuerpflichtige so die Möglichkeit jederzeit auf seine Unterlagen zurückzugreifen.

Rechte des Gewerbetreibenden

Der Prüfer muss sich an Recht und Gesetz halten. Er darf nicht nur zu Ungunsten, sondern muss auch zu Gunsten des Gewerbetreibenden prüfen. Er sollte auch während der Prüfung über getroffene Feststellungen informieren.

Sofern eine Schlussbesprechung stattfindet, sollte der Prüfer dem Betriebsleiter und/oder dessen Steuerberater die Besprechungspunkte und den Termin zur Schlussbesprechung in einer angemessenen Zeit vor der Besprechung mitteilen, das muss nicht in schriftlicher Form sein. In der Praxis überlässt der Prüfer dem Berater jedoch oft Kopien seiner entsprechenden Handaufzeichnungen. Der Überprüfte hat das Recht auf eine förmliche Schlussbesprechung. Wenn die Prüfung zu Feststellungen geführt hat, muss der Prüfer hierüber einen Bericht abfassen und dem Gewerbetreibenden vorab zur Stellungnahme vorlegen.

Begeht der Betriebsprüfer grobe Ermittlungsfehler und verursacht hierdurch dem Gewerbetreibenden einen Schaden, kann dies im Einzelfall einen Schadensersatzanspruch des Steuerpflichtigen begründen.

Pflichten des Gewerbetreibenden

Der Geprüfte muss die Prüfung dulden und die hierfür notwendigen Unterlagen dem Prüfer zur Verfügung stellen. Die Unterlagen umfassen insbesondere die Belege, die Buchhaltungsunterlagen (Sachkonten, Personenkonten, Summen-Saldenlisten), die Abschlussunterlagen (Umbuchungsliste, Abschlüsse) sowie die erläuternde Korrespondenz. Sachdienliche Erläuterungen müssen gegeben und eventuelle Fragen beantwortet werden. Das bedeutet aber nicht, dass man dem Prüfer ständig zur Verfügung stehen muss. Ein Betriebsinhaber darf diese Pflicht auch an seinen Steuerberater oder Buchhalter delegieren. Im Gegensatz dazu ist es nur bei der Gefahr von Verschleierung dem Prüfer erlaubt, gegen den Willen des Betriebsinhabers dessen Mitarbeiter zu befragen.

Die Folgen einer Betriebsprüfung, die Unregelmäßigkeiten in der Buchführung und der geleisteten Steuerzahlungen zutage fördert, sind in der Regel Steuernachzahlungen, die aber immens sein können. Bei geringfügigen Verstößen oder nicht vorsätzlichen Handlungen kann es bei Verwarnungen bleiben. Ein Bußgeldverfahren ist auch möglich. Zusätzlich ist die Einleitung eines Gewerbeuntersagungs- bzw. Erlaubniswiderrufsverfahrens möglich, sofern die Verstöße die Unzuverlässigkeit des Gewerbetreibenden begründen. Der schlimmste Fall für den Steuersünder ist eine Strafanzeigen bei der Staatsanwaltschaft.