Lexikon

Unified Messaging System (UMS)

Zwei Probleme auf einmal wollen im Zeitalter der Kommunikation gelöst sein: Zum einen gibt es immer mehr Kommunikationsmöglichkeiten, die miteinander verbunden werden müssen: Telefon, Fax, E-Mail und SMS-Nachrichten. Zum anderen können es sich nur wenige leisten, einen Sekretär zur Koordination der Kommunikation einzustellen, der auch reagiert, wenn man nicht erreichbar ist. Abhilfe schaffen soll die Technik „Unified Messaging“ (UMS).

Die Ursprünge des Unified Messaging waren Programme, die auf einem lokalen PC eingehende Telefonate, Faxe oder auch Datenübertragungen für den Nutzer per Fernabfrage verfügbar hielten. Wer sich außer Haus aufhielt und etwa per Notebook und Modem oder das Handy einwählte, konnte seine Kommunikationsmittel zuhause weiter nutzen. Seit 1999 werden immer mehr internetbasierte UMS-Dienste angeboten.

Folgende Funktionen gehören zum Unified-Messaging, werden aber nicht von allen Anbietern im gleichen Umfang angeboten:

  • Anrufbeantworter im Netz: Der Kunde erhält eine separate Telefonnummer. Über die aufgesprochenen Nachrichten wird er entweder per SMS oder E-Mail informiert. Dabei kann die Nachricht auch als Sprachdatei mitgeliefert werden.
  • E-Mails gehen an eine zentrale Adresse. Von dort aus können sie direkt mit einem E-Mail-Programm abgerufen werden oder im World Wide Web oder auf mobilen Endgeräten per WAP gelesen werden. Möglich sind auch Weiterleitungen auf eine andere E-Mail-Adresse oder per SMS auf ein Handy. Es gibt zudem die Möglichkeit, sich E-Mails über eine Telefonverbindung vorlesen zu lassen. Konfigurieren lassen sich automatische Antworten auf E-Mails, etwa ein Hinweis auf Abwesenheit.
  • Zu den Faxdiensten gehören neben der Benachrichtigung über den Eingang die Annahme von Faxen (über eine bereitgestellte Rufnummer) und deren Weiterleitung etwa als E-Mail-Anhang. Umgekehrt können auch E-Mails oder Eingaben über ein Webformular als Faxe weiterverschickt werden, wenn der Adressat über keinen E-Mail-Anschluss verfügt.
  • Integriert ist häufig auch eine Adressverwaltung, ein Terminkalender, der bei bestimmten Ereignissen Erinnerungen versendet. Möglich sind auch Funktionen eines Organizers, der für den Webzugriff das komplette Adressbuch des Nutzers nutzt. Einige Angebote synchronisieren die Daten mit lokalen Termin- und Adressplanern, etwa MS-Outlook.
  • Bei den meisten Angeboten ist inzwischen auch ein Speicherplatz im Netz für Dateien enthalten, der zum Datenaustausch oder zu Sicherungszwecken genutzt werden kann.

Datensicherheit

Angesichts der Tatsache, dass die Kommunikation einen besonders sensiblen Bereich darstellt, vor allem, wenn UMS geschäftlich genutzt werden soll, ist bei der Auswahl eines Service vor allem auf die Bereiche „Verfügbarkeit“ und „Datensicherheit“ zu achten. Nicht alle Dienste, vor allem die kostenlosen, bieten verschlüsselte Datenübertragung an. Für den geschäftlichen Einsatz ebenfalls wenig geeignet sind Dienste, die nur eine geringe Größe des E-Mail-Postfachs haben. Andere Dienste wiederum löschen alle empfangenen E-Mails ab einem bestimmten Alter.

Bei den Gratisangeboten bedeutet „gratis“ nicht unbedingt kostenlos: Die eigentliche Dienstleistung wird zwar umsonst angeboten. Dennoch entstehen Kosten, etwa für den Anrufer, wenn der Telefon- und Faxdienst über eine Service-Telefonnummer angeboten wird. Die Bundesnetzagentur hat es diesen Angeboten untersagt, normale Ortsnetzrufnummern zu verwenden, so dass Rufnummerngassen wie 0-32 oder 0-12 verwendet werden. Diese Rufnummern werden teurer als normale Festnetzrufnummern abgerechnet und sind auch in den inzwischen gebräuchlichen Festnetz-Flatrates nicht enthalten.

Auch für den Nutzer ergeben sich zum Teil Kosten durch das Abholen von Nachrichten, den Aufenthalt im Netz oder die Nutzung des WAP-Zugangs. Dazu finanzieren sich die Dienste über Werbung, sei es Werbebanner auf der Homepage oder angehängte Werbung bei verschickten E-Mails. Vor allem Geschäftskunden fahren häufig mit einem kostenpflichtigen Angebot besser. Die Anbieter versuchen auch, den Nutzer in ihre kostenpflichtigen Angebote zu drängen.