18. August 2016

Wer ordnet, der findet – Teil 2

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Der wichtigste Ordner ist angelegt und ein System für die Beachtung von Terminen sowie die Bearbeitung eingehender Briefe und E-Mails gefunden. Im zweiten Schritt zeigen wir nun, wie lange man Dokumente aus den Bereichen Steuern, Finanzen, Versicherungen und Gesundheit aufbewahren sollte.

Mit einem oder mehreren Geldinstituten hat jeder zu tun, mit dem Finanzamt und Versicherungen die allermeisten. Auch Unterlagen zur Gesundheit hat jeder – der eine mehr, der andere weniger. Je nach Umfang braucht man für all diese Einzelthemen jeweils einen eigenen oder sogar mehrere Ordner. Hinzu kommt einer für Kontoauszüge. Es empfiehlt sich, innerhalb der Ordner mit Trennblättern oder einem Register weiter zu unterteilen. Die gute Nachricht: Bei weitem nicht alles muss man ewig aufbewahren. Im Zweifelsfall kann es bei Finanzthemen helfen, sich zu fragen, wie hoch die Summe ist, um die es geht. Je höher mögliche Ansprüche ausfallen könnten, desto länger sollte das Dokument behalten werden.


verbrauchertipp: Es gibt eine Faustregel zur Verjährung: Sie beginnt erst mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Anspruch entstanden ist. Beispiel: Bei Vertragsschluss am 10.9.2012 beginnt die 3-jährige Verjährungsfrist zum 31.12.2012. Ansprüche können also bis zum 31.12.2015 geltend gemacht werden, Unterlagen sollten entsprechend frühestens im Jahr 2016 entsorgt werden. Wenn Sie ganz sicher gehen wollen, können Sie Ihre Dokumente auch jeweils ein Jahr länger aufbewahren.


Alles rund um Finanzen

Dokumente zu Geschäftsbeziehungen mit Banken sollten zumindest nach den unterschiedlichen Instituten sortiert werden. Weiter kann es sinnvoll sein, zwischen verschiedenen Konten, Verträgen, Beratungsprotokollen und allgemeinen Unterlagen, etwa zum Online- oder Telefon-Banking, zu unterscheiden. Empfehlenswert ist es, Verträge und Vertragsbedingungen so lange aufzubewahren, wie Ansprüche aus dem Vertrag geltend gemacht werden können. In der Regel verjähren diese nach 3 Jahren. Allerdings ist dabei entscheidend, wann Verbraucher Kenntnis von ihrem Anspruch erlangen konnten, weil es zum Beispiel höchstrichterliche Urteile gab. Dabei gilt: Nach 10 Jahren ist im Finanzbereich im Normalfall alles endgültig und unabhängig von der Kenntnis verjährt. Entscheidend für den Beginn der Frist ist das Jahr nach dem Vertragsende.

Schicken Geldinstitute Änderungen ihrer Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) zu, sollte man diese Schreiben wie auch die Vertragsunterlagen aufbewahren. „Man sollte immer die aktuelle Version der AGB haben“, empfiehlt Hjördis Christiansen, Juristin der Verbraucherzentrale Hamburg. Mitunter kann es auch Sinn ergeben, ältere Versionen aufzuheben. Wenn es zu Urteilen kommt, kann man diese aber eventuell auch über die Klägerseite bekommen, falls zum Beispiel Verbraucherschützer klagen.


Vorsicht bei Geschäftsanteilen

Wer über den grauen Kapitalmarkt Kommanditanteile an einer Firma oder einem Fonds erwirbt oder auf normalem Wege zum Beispiel eine GmbH gründet, sollte den Nachweis über die Einzahlung seines Geschäftsanteils so lange aufheben, wie die Gesellschaft existiert. Darauf weist Harald Rotter vom Deutschen Anwaltverein hin. Im Insolvenzfall komme nämlich gerne der Insolvenzverwalter und fordere den Einzahlungsnachweis – oder eben die Zahlung, falls der Beleg nicht erbracht werden kann. Der Anspruch der Gesellschaft auf Einzahlung der Einlage verjähre nicht, solange die Einlage existiere, erklärt Rotter.


Kontoauszüge sollte man als Selbstständiger oder Freiberufler sowieso 10 Jahre aufbewahren, aber auch für Privatleute ist das empfehlenswert. Nur so kann man Zahlungen belegen. Achtung: Nur wenn auf dem Kontoauszug bei Überweisungen oder Daueraufträgen auch die Bankverbindung des Empfängers genannt ist, reicht dieser aus. Sonst braucht man den zugehörigen Beleg, um die Zahlung rechtssicher zu beweisen. Auszüge kann man zwar auch noch mal bestellen, doch die Institute lassen sich diesen Service meist teuer bezahlen. Dann stellt sich die Frage, ob es sich angesichts der Kosten überhaupt lohnt. Zu Ansprüchen aus anderen Bereichen, die länger als 10 Jahre geltend gemacht werden können, sollte man Nachweise über geleistete Zahlungen auch entsprechend länger aufbewahren.


verbrauchertipp: Wenn Sie Freistellungsaufträge erteilen, machen Sie sich entweder eine Kopie davon oder notieren Sie Höhe und Zeitpunkt in einer Übersicht. So vermeiden Sie, bei Aufträgen an mehrere Institute in der Summe die erlaubte Höchstgrenze zu überschreiten.


Alles rund um Steuern

Zum Thema Steuern empfiehlt es sich, Erklärungen, Bescheide und Belege nach Jahren getrennt zu sortieren. Ganz vorne in den aktuellen Ordner gehören dann noch allgemeine Unterlagen zur eigenen Steuernummer oder zur steuerlichen Anmeldung. Für Unternehmer, Selbstständige und Freiberufler gelten hinsichtlich ihrer Geschäftsunterlagen gesonderte Fristen von 6 beziehungsweise 10 Jahren. So lange müssen Sie die Dokumente vorlegen können. Im Zweifel gilt der Grundsatz: Mit 10 Jahren ist man auf der sicheren Seite. Für Menschen, die mehr als 500.000 Euro im Jahr verdienen, gilt eine 6-jährige Aufbewahrungspflicht für steuerlich relevante Dokumente. Als Privatperson ohne derart hohes Einkommen gibt es dagegen nur eine Aufbewahrungspflicht über die aktuelle Steuererklärung hinaus zu beachten: Rechnungen für Arbeiten an einem Grundstück, die etwa von Baufirmen, Handwerkern oder Gartenbauern erledigt wurden, müssen 2 Jahre lang aufbewahrt werden.

Belege zur Steuererklärung sollten Arbeitnehmer mindestens so lange aufbewahren, bis der zugehörige Steuerbescheid bestandskräftig ist, das heißt, die Einspruchsfrist von einem Monat abgelaufen ist. Dann können Unterlagen zu Spenden, Werbungskosten oder außergewöhnlichen Belastungen aus steuerlicher Sicht entsorgt werden. Anders ist es, wenn das Finanzamt ausdrücklich darauf hinweist, dass Belege länger aufzubewahren sind. Auch wenn ein Bescheid in einigen Punkten nur vorläufig ergeht, sollte man Dokumente zu diesen Aspekten noch aufbewahren. Kopien der Steuererklärungen sollte man zunächst ruhig etwas behalten, um nachvollziehen zu können, welche Angaben man gemacht hat. Unter bestimmten Umständen, beispielsweise bei neuen Tatsachen, kann der Steuerbescheid nämlich auch noch nach einigen Jahren geändert werden. Der Bund der Steuerzahler empfiehlt, Einkommensteuerbescheide noch länger aufzubewahren. Sie dienen zudem auch als Einkommensnachweis gegenüber vielen Stellen.

Alles rund um Versicherungen

Beitragsänderungen, Überschussmitteilungen, Mitteilungen zum Stand der Versicherung, der Schein zur Police: Versicherer schicken ihren Kunden jede Menge Briefe. Vieles davon sollte man geordnet nach einzelnen Versicherungen aufheben – mindestens so lange der Vertrag läuft. Danach greift die gängige Verjährungsfrist von 3 Jahren. Rechnungen und Schreiben zu Beitragsänderungen lassen sich auch während der Vertragslaufzeit spätestens nach diesem Zeitraum entsorgen. Der Bund der Versicherten empfiehlt, wenigstens die aktuelle Beitragsmitteilung aufzubewahren, bis sie durch eine neue sozusagen aktualisiert wird.

 

Was man dagegen auf jeden Fall aufheben sollte, sind der Versicherungsschein und die zugehörigen Bedingungen. „Sie sind die Grundlage für die Ansprüche, die man im Versicherungsfall hat“, sagt Bianca Boss vom Bund der Versicherten. Auch Antrags- und Beratungsprotokolle sowie Überschussmitteilungen und Mitteilungen zur Änderung der Versicherungssumme gehören in den Ordner. Das gilt insbesondere für Verträge, bei denen in der Zukunft eine Auszahlung vorgesehen ist, also etwa Kapitallebensversicherungen oder Rentenpolicen. Hingegen können Unterlagen zu ausgelaufenen Verträgen getrost entsorgt werden, die nur der Schadensabsicherung dienten und bei denen es nie zum Versicherungsfall gekommen ist.

Alles rund um Gesundheit

Ärzte und Krankenhäuser müssen Befunde und Röntgenbilder mindestens 10 Jahre aufheben. Experten empfehlen Patienten jedoch, solche Unterlagen mindestens 30 Jahre lang aufzubewahren. „So lange kann man noch Ansprüche anmelden“, sagt Christoph Kranich, Leiter des Patientenschutzes der Verbraucherzentrale Hamburg. Nach dieser Zeit hat man bei Behandlungsfehlern im Normalfall keine Chance mehr. Wichtig: Wer Kenntnis von einem möglichen Anspruch erlangt, muss diesen wiederum innerhalb von 3 Jahren geltend machen.

Bei Dokumenten zu Vorsorgeuntersuchungen wie zum Beispiel dem Mutterpass rät Kranich dazu, diese 10 Jahre zu behalten. Generell sollte man für die zurückliegenden 5 Jahre möglichst lückenlos wissen, was mit der eigenen Gesundheit los war, weil private Versicherer bei gesundheitsbezogenen Policen in der Regel vor Vertragsabschluss entsprechende Angaben für diesen Zeitraum verlangen. Auf der sicheren Seite ist man, wenn man Rechnungen oder Bescheide der Krankenkasse zu Beiträgen oder Dividenden 10 Jahre aufbewahrt, vor allem, wenn sie bei der Steuer geltend gemacht wurden. Die normale sozialrechtliche Verjährung beträgt dagegen nur 4 Jahre.

Ob man Unterlagen zur eigenen Gesundheit länger als 30 Jahre aufhebt, muss jeder für sich entscheiden. Es könne interessant sein, zu wissen, was man als Kind hatte, sagt Kranich. Allerdings rät er auch, nicht zu penibel zu sein. „Gesundheit ist kein Selbstzweck, Gesundheit ist dazu da, um zu leben.“ Geht es allerdings um chronische Krankheiten oder Schwerbehinderungen, würde der Patientenschützer die Unterlagen dazu stets aufbewahren, um nachweisen zu können, wann die Diagnose gestellt wurde.

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