23. Januar 2018

Wie Meetings wirklich gelingen

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Besprechungen gehören bei vielen zum Berufsalltag. Oft verschlingen Meetings viel Zeit und manche Mitarbeiter und Chefs kommen vor lauter Gesprächsrunden kaum noch zum Arbeiten. Meist wird weniger erreicht, weil die Zusammenkünfte schlecht vorbereitet sind und wenig effizient abgehalten werden. Dabei sind Meetings ein wichtiger Baustein beruflicher Zusammenarbeit.

Soll ein Meeting einberufen werden, dann ist es zunächst wichtig, sich dessen Sinn klarzumachen. Geht es lediglich um einen Informationsaustausch oder um die Verbreitung von Fakten, reichen auch eine E-Mail oder ein Telefonat. Ein Meeting ist erst dann sinnvoll, wenn offene Fragen geklärt werden oder ein Konsens gefunden werden muss. Zweckmäßig ist es, um anregende Diskussionen zu führen oder Ideen zu sammeln, um Unternehmensstrategien zu erarbeiten. Dazu ist es wichtig, Absprachen und Regeln im Voraus festzulegen.

Die Moderation
Der Moderator ist für die Vorbereitungen inklusive Themenrecherche verantwortlich. Es gilt, die Ziele der Sitzung klar zu kommunizieren und den Zeitrahmen der Themen richtig einzuschätzen und festzulegen. Eine Agenda hilft den Teilnehmern, mit Überblick und Struktur folgen zu können. Die Ordnung aller Themen, die im Meeting behandelt werden, ist ein wichtiger Planungsschritt. Es ist ratsam, diese ebenfalls bis spätestens drei Tage vor dem geplanten Meeting an alle Teilnehmer zu senden. So können sich alle inhaltlich vorbereiten und zum Beispiel Vorschläge oder Diskussionspunkte überlegen. Die Aufgabe des Moderators ist es, den roten Faden im Blick zu behalten. Dazu gehört auch, die ungeteilte Aufmerksamkeit aller Beteiligten auf das Thema zu lenken und darauf zu achten, dass niemand durch Smartphones oder anderes abgelenkt ist. …

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