Beitragseinzug einfach gemacht mit WISO Mein Verein

…  schließlich ist das Einsammeln der Mitgliedsbeiträge ist eine der wichtigsten, aber auch anstrengendsten Aufgaben der Vereinsorganisation. Zum Glück lässt sich der Beitragseinzug mithilfe von WISO Mein Verein weitgehend automatisieren.

Lesen Sie nachfolgend, wie Sie Lastschrift-Voraussetzungen prüfen, Beitragsrechnungen erzeugen und den Lastschrifteinzug starten können.

 

Lastschrift-Voraussetzungen prüfen

Besonders schnell und einfach geht das Kassieren, wenn die folgenden Bedingungen erfüllt sind:

  1. Ihr Verein hat eine „Gläubiger-ID“, durch die er zum Lastschrifteinzug berechtigt ist.
  2. Sie haben mit Ihrer Sparkasse oder Bank vereinbart, dass Ihr Vereinskonto für den Einzug von Lastschriften freigeschaltet wird.
  3. Unter „Datei“ – „Einstellungen“ – „SEPA-Lastschriften“ haben Sie die grundlegenden „Einstellungen für SEPA-Lastschriften“ vorgenommen (Gläubiger-ID eingetragen, Texte für Lastschrift-Vorankündigungen festgelegt etc.)
  4. Möglichst viele (am besten alle) Mitglieder haben dem Verein ein SEPA-Lastschriftmandat erteilt.
  5. Sie haben unter „Stammdaten“ aktuelle „Beitrags- und Spendensätze“ definiert.
  6. Für alle Vereinsmitglieder sind unter „Stammdaten“ – „Mitglieder“ im Register „Beiträge & Spenden“ passende Beitragssätze und Grundbeträge zugeordnet.
  7. Für jedes Mitglied ist dort ein Zahlungspflichtiger und die Zahlungsart „Lastschrift“ (bzw. „Bankeinzug“ /„SEPA-Lastschrift“) ausgewählt.
  8. Für jeden Zahlungspflichtigen sind unter „Stammdaten“ – „Mitglieder“ im Register „Bankverbindungen“ Kontoinhaber, Bankleitzahl und Kontonummer (oder IBAN) eingetragen.
  9. Per Mausklick auf die Schaltfläche „SEPA-Lastschriftmandate“ haben Sie den Bankverbindungen die Mandatsdaten des betreffenden Mitglieds zugeordnet.

Keine Sorge: Der Aufwand für die Vorarbeiten hält sich in Grenzen. Die ersten fünf Aufgaben fallen ohnehin nur einmal an. Das Erfassen von Bankverbindungen und Mandatsdaten dauert pro Mitglied normalerweise weniger eine Minute.

Außerdem können Ihnen die Mitglieder diese Arbeit auch noch abnehmen: Das Onlineportal meinverein.de ihnen ja die Möglichkeit, die Angaben zum Zahlungsverfahren selbst einzutragen. Sogar das SEPA-Basismandat können sie dem Verein dort erteilen!

 

Beitragsrechnungen erzeugen

Die clevere Beitragsautomatik von WISO Mein Verein macht den geringfügigen anfänglichen Mehraufwand in kürzester Zeit wieder wett:

Ganz besonders schnell und komfortabel erzeugen Sie Beitragslastschriften im Bereich „Finanzen“ – „Wiederkehrende Beiträge & Spenden“. Dort sind alle Mitglieder, bei denen laufende Beiträge oder Spenden fällig sind, rot markiert. Per Mausklick auf die Schaltfläche „<F2> Fällige Rechnungen erzeugen“ starten Sie den nächsten Beitragslauf:

Diese Maske zeigt, dass fällige Beiträge in WISO Mein Verein rot markiert werden. So sind die fälligen Zahlungen übersichtlich dargestellt.

Bitte beachten Sie: Lassen Sie sich von der Bezeichnung „Rechnung“ bitte nicht abschrecken. Es handelt sich um Abrechnungsdokumente, die vom Programm automatisch erstellt werden. Mehrarbeit ist damit für Sie nicht verbunden: Sie müssen die Mitteilungen weder ausdrucken noch verschicken. Sie dienen lediglich der Dokumentation. Vorteil separater Beitragsrechnungen: Sie können die Berechnungsgrundlagen sämtlicher Beitragszahlungen notfalls auch Jahre später ganz genau nachvollziehen. Sollte es einmal nötig sein, eine bestimmte Abrechnung zu korrigieren oder zu stornieren, ist auch das mit wenigen Mausklicks möglich.

Zurück zum Beitragseinzug: Im folgenden Dialogfenster fragt Sie das Programm zunächst, bis zu welchem Stichtag Rechnungen erstellt und (bei Bedarf) gedruckt werden sollen:

WISO Mein Verein gibt die Option, Stichtage festzulegen und dann fällige Rechnungen erzeugen. Weiterhin gibt es die Option mit WISO Mein Verein, Rechnungen für einen Empfänger zusammenzufassen.

Bei der Zahlungsart „Zahlungsart Lastschrift“ haben Sie zudem die Wahl

  • Lastschriften mit oder ohne Rechnungsdruck zu erstellen sowie
  • (ausnahmsweise) keine Lastschrift zu erzeugen, sondern nur Rechnungen zu erstellen.

Mit „<F11> Fällige Rechnungen erzeugen“ schließen Sie den Beitragslauf ab. Die fertigen Beitragsrechnungen sind anschließend unter „Finanzen“ – „Rechnungen“ aufgelistet: An der gelben Markierung in der Spalte „Status“ erkennen Sie, dass die Bezahlung noch aussteht.

 

Lastschrifteinzug starten

Die dazugehörigen Lastschriften finden Sie anschließend im Bereich „Finanzen“ – „Lastschriften & Überweisungen“ unter „Offene Lastschriften“:

Fällige Lastschriften zeigt Ihnen WISO Mein Verein an.

Nachdem Sie alle fälligen Vorgänge kontrolliert haben, stoßen Sie per Mausklick auf die Schaltfläche „<F10> Verarbeiten“ die Übermittlung der Lastschrift-Aufträge an Ihre Bank oder Sparkasse an:

Diese Maske zeigt, wie Sie in der Vereinsverwaltung und/oder als Kassenwart Lastschriften einziehen können.

Um die Datenübertragung an Ihre Bank oder die Sparkasse zu übermitteln, brauchen Sie nun nur noch auf „Ausführen“ zu klicken. Und das war’s dann auch schon!

Tipp: Weiterführende Informationen zu den Beitragsrechnungen können Sie im Mein Verein-Bedienbuch ab Seite 157 nachlesen. Dort wird auch der kostengünstige Rechnungs-Sammelversand per E-Mail erklärt. Eine ausführliche Schritt-für-Schritt-Beschreibung des Lastschrifteinzugs finden Sie im Bedienbuch ab Seite 185.

Unser praktischer und automatisierter Beitragseinzug mit WISO Mein Verein wird Ihnen eine echte Erleichterung in der Vereinsadministration sein!