Frage zu Rechnungsnummer / Nummernkreise

  • Guten Tag,


    ich bin noch relativ neu in der Thematik und daher recht unsicher. Ich habe letztes Jahr ein Kleingewerbe gegründet und habe hier angefangen immer das Datum als Rechnungsnummer zu verwenden z.B. 20210405, um einfach meine Auftragslage zu verschleiern.

    Bei der Nachfrage beim Steuerberater habe ich erfahren, dass ich eine richtige fortlaufende Zahl benötige, die lückenlos über das Jahr hochzählt. Auch sollte diese Zahl getrennt von anderen Nummerkreisen sein (z.B. mit Bindestrich).

    Sicherheitshalber bin ich zu Wiso Mein Büro gewechselt und habe hier einfach mein bisheriges Schema mit einer 2-stelligen laufenden Zahl ergänzt und angefangen Rechnungen zu schreiben.


    Jetzt habe ich gesehen, dass die "fortlaufende Zahl" nur pro Tag fortlaufend ist. Ich habe also wieder mein Datum nur diesmal jedes mal um 01 ergänzt. Mehr als eine Rechnung pro Tag werde ich nie schreiben. Maximal 2 pro Wochen, wahrscheinlich auch oft eher 1x pro Monat. Daher wäre mein vorheriges Schema eigentlich ideal gewesen. Ein Bindestrich zur fortlaufenden Nummer war auch nicht möglich und irgendwie bin ich jetzt ziemlich verwirrt und verunsichert.


    Kann ich jetzt auch gar nicht mehr zu kürzeren Rechnungsnummern wechseln wie 2022-01 ... ?

    Welche Möglichkeit hätte ich denn, um nicht direkt meine Auftragslage zu verraten?



    Danke für eure Hilfe und viele Grüße

  • um einfach meine Auftragslage zu verschleiern.

    das bringt´s aber :rolleyes: vor wem eigentlich?

    Ja vor den Kunden natürlich. Wenn man als Neuling einen Auftrag bekommt und dem Kunden dann die Rechnung 001 schickt, macht man sich damit halt ein bisschen durchschaubar, dass man noch nicht so viele Aufträge hat. Genauso wenn man Ende des Jahres dem gleichen Kunden erneut eine Rechnung schreibt mit 003 kann er sich denken, dass man nur 3 Aufträge hatte. Da werde ich mit dem Gedanken ja auch nicht der einzige sein aber wenn der Wechsel zu einer einfachen Nummer wie 202201 noch möglich wäre, würde ich es wohl machen. Hatte nur bei Wiso irgendwo gelesen, dass zukünftige Rechnungsnummer im neuen Jahr immer größer sein müssen? Deswegen hatte ich das gleiche Datumsformat mit JJJJMMDD am Anfang gewählt und um eine "laufende Nummer" ergänzt.

  • Wenn man als Neuling einen Auftrag bekommt und dem Kunden dann die Rechnung 001 schickt, macht man sich damit halt ein bisschen durchschaubar, dass man noch nicht so viele Aufträge hat.

    ?( schaust Du immer auf die RG-Nummer Deiner Eingangsrechungen? Für mich zählt die erbrachte Leistung und die muss stimmen. Nicht der Bindestrich mit folgenden Zahlen.

    Wie auch immer.

    Ob und wie die Kuh vom Eis gebracht kann, also wie der Nummernkreis unterjährig geändert werden kann, und ob Bindestriche als Verschleierungstrenner in einem Nummerischen Feld möglich sind, muss ein Kenner der MeinBüro- Szene erklären.

    Deswegen hatte ich das gleiche Datumsformat mit JJJJMMDD am Anfang gewählt und um eine "laufende Nummer" ergänzt.

    wenn Du manchmal nur eine RG im Monat schreibst wozu dann die DD am Schluss. Und, warum überhaupt wegen der RG-Nummern zu MB wechseln.

  • dann die Rechnung 001 schickt, macht man sich damit halt ein bisschen durchschaubar, dass man noch nicht so viele Aufträge hat.

    Durchschaubar ? Eher eine Frage der Ehrlichkeit (Transparenz) ?

    Als Kunde würde ich mich eher freuen wenn ein Dienstleister ehrlich und transparent agiert. Verschleierung etc. gibt es in unserer Gesellschaft ja schon genug...

    Die meisten Kunden interessiert das aber gar nicht, die schauen da gar nicht hin. Man ist eher froh wenn der Kunde mal seine emails auch liest und entsprechend drauf reagiert...

  • Man muss ja auch nicht bei 001 anfangen! Wähle 100 als Anfang oder 250 oder oder ...

    Erst ab dieser Nummer muss gewährleistet sein, dass jede Nummer nur einmal (exakt einmal) vergeben werden kann.

    Insofern war dein System JJJMMTTxx erlaubt, denn es wurde täglich hochgezählt und das Datum von gestern wiederholt sich nicht.

    Die besten Grüße aus dem tiefen Süden (wo es fast immer schön ist, auch bei Regen)
    nesciens



    WISO Steuersparbuch seit 1994, Windows 10 Professionel

  • Insofern war dein System JJJMMTTxx erlaubt, denn es wurde täglich hochgezählt und das Datum von gestern wiederholt sich nicht.

    m.M.n. ist das, mit Verlaub Blödsinn.

    Bei dieser Nr. Vergabe ändert sich nur das xx am Ende automatisch jedoch nicht das Jahr 2021 nicht der Monat 11 und nicht der Tag 14 also 2021111401

    und wenn xx (z.B. 99) überschritten wird ändert sichder Tag auf den 15ten? ^^

  • Das ist absolut kein Blödsinn, sondern wird so auch gehandhabt. Es gibt sogar große Firmen, die unterschiedliche Nummernkreise verwenden bei unterschiedlichen Warengruppen! Es ist ein weit verbreiteter Irrtum, dass die Nummern lückenlos vergeben werden müssen. Das UStG schreibt nur vor, dass geeignete Maßnahmen getroffen werden müssen, damit keine Nummer zweimal vergeben wird. Und das ist mit dem vom TE beschriebenen Verfahren gewährleistet. Die Endnummer 01 ist ja nicht das Kriterium, sondern die gesamte Nummer, also 2022012101 für die erste Rechnung heute. Die erste Rechnung morgen heisst dann 2022012201 und ist damit a) unterschiedlich zur heutigen und b) die gestrige Nummer ist nicht noch einmal vergeben.

    Ich mache seit Jahren JJ + nnn , jedes Jahr beginnend mit nnn = 100 ohne Beanstandungen.

    Die besten Grüße aus dem tiefen Süden (wo es fast immer schön ist, auch bei Regen)
    nesciens



    WISO Steuersparbuch seit 1994, Windows 10 Professionel

  • Es gibt sogar große Firmen, die unterschiedliche Nummernkreise verwenden bei unterschiedlichen Warengruppen!

    oh tatsächlich? meine Warengruppen sind nach Steuersätze angelegt

    Und für die Kunden nehme ich eben die Debitorennummer

    2022012101 für die erste Rechnung heute. Die erste Rechnung morgen heisst dann 2022012201 und ist damit a) unterschiedlich zur heutigen und b) die gestrige Nummer is

    die Automatische Nummerzählung der Nummernkreise fängt aber nicht in der Mitte oder bei der 3.letzten Zahl an sonder nimmt die letzte Ziffer und zählt da weiter 01/02/03/04...bis halt 99 erreicht ist erst dann kommt Deine 201ins Spiel. Du verstehst?

    Also doch Blödsinn

    Ich z.B. habe die 5 Debi-Stellen des jeweiligen Kunden ergänzt mit der Jahreszahl und 3 Nullen hinten welche sich hochzählen. Nächsts Jahr dann eben Start bei 110002023000

  • Nein -du verstehst nicht. Der TE gibt täglich das Datum ein (ist natürlich Voraussetzung) und dann wird wieder hochgezählt. Ob dies bei diesen wenigen Rechnungen Sinn macht, ist zunächst nicht gefragt. Die Autonummerierung funktioniert hier nicht, auch dies ist klar, weil täglich der Beginn wieder eingegeben werden muss. Aber erlaubt ist es und nur darauf habe ich hingewiesen. Ob es Sinn macht und wie sichergestellt wird, dass täglich das Datum geändert wird, ist Sache des TE.

    Ich selber mache es anders (bei rund 200 Rechnungen im Jahr). Kein Kunde sieht, wieviel Rechnungen tatsächlich schon geschrieben wurden, da ich mit 100 anfange. Wenn man gegenüber den Kunden noch mehr verdecken möchte, kann man die laufende Nummer im nächsten Jahr fortführen (also Ende im Jahr 2021 mit z. B. 21398, dann Beginn im Jahr 2022 mit 22399). Dann würde ich allerdings auf vier Stellen für die fortlaufende Nummerierung gehen.

    Die besten Grüße aus dem tiefen Süden (wo es fast immer schön ist, auch bei Regen)
    nesciens



    WISO Steuersparbuch seit 1994, Windows 10 Professionel

  • Der TE gibt täglich das Datum ein (ist natürlich Voraussetzung)

    also im Feld Rechnungsnummer gibt er das Datum ein :?: oder wie oder was

    Das Feld Rechnungsnummer zählt sich automatisch hoch und greift nicht auf das Datumsfeld zu. Ist heute 2022 01 21 und ich schreibe die 5 Rechnung dann ist das die RG 2022012105 morgen ist der 22. Jan. 2022 und ich schreibe die 6.Rechnung dieses Jahr dann steht da 2022012106 und bei der 99igsten im März würde immer noch das Datum 2022012199 da stehen.

  • Danke für eure Antworten. Paar Punkte haben mir weitergeholfen.


    Um nochmal meine Situation zu erklären. Ich habe letztes Jahr das Format meiner Rechnungsnummer JahrMonatTag gewählt, da ich so nie versehentlich eine Rechnungsnummer doppelt vergeben, wenn ich händisch die Rechnungen schreibe, weil ich ja immer das Rechnungsdatum nehme und mehrere Rechnungen pro Tag bei mir nicht passieren werden. (und natürlich eben aus dem Grund weil ich meinem ersten Kunden keine Rechnung mit der Nr. 1 schicken wollte. Dass ich auch bei 100 anfangen hätte können, hatte ich nicht gewusst).

    Bei einem Gespräch mit einem Steuerberater hat der mir gesagt, dass ich eine fortlaufende und lückenlose Nummer brauche, die bei diesem Schema nicht vorhanden ist. OK lückenlos muss sie wohl nicht sein aber ist übersichtshalber sicherlich sinnvoll.


    Bei Wiso habe ich aber gelesen, dass ich keine kürzeren Nummern mehr verwenden darf - also gerade nicht mehr Jahr-Nummer verwenden darf wenn ich das Jahr davor JahrMonatTag hatte. Daher habe ich mein altes Schema beibehalten, nur wurde es ja nochmal um diese fortlaufende Nummer ergänzt. Bei meiner Rechnungsmenge ist die große Zahl jetzt tatsächlich unnötig und sehr unübersichtlich.


    Deswegen auch noch meine Fragen:

    Darf ich trotzdem noch Nummern wie Jahr-fortlaufende Nummer verwenden z.B. 2022-001?

    Die Rechnungsnummer könnte ich dieses Jahr ja noch ändern oder? Ich müsste dann aber alle bisherigen Rechnungen stornieren und meinen Kunden neue Rechnungen zusenden?

  • Wie hier schon geschrieben:

    1.) Lückenlose Durchzählung ist nicht notwendig , kann ich mit'ner Quelle vom BMF (?) auch belegen, müsste ich erst raussuchen, aber darum geht es hier jetzt ja gar nicht mehr

    2.) trotzdem zur Ergänzung, ebenfalls noch mal wiederholt, dass man nicht bei 1 anfangen muss (gerade so Anfangsnummern möchten viele auch "verschleiern")

    3.) Das Finanzamt will nur, dass es eine Systematik gibt und keine doppelte Nummernvergabe, hätte aus Prüfungsgründen am liebsten aber eine durchgehende laufende Nummerierung.


    4.) WISO MB lässt keine Nummern niedriger als bereits im Programm generierte Nummern zu, weil es theoretisch so doppelte Nummernvergabe geben könnte. Wenn Du parallel das Programm gewechselt hast, kannst Du also technisch auch mit niedrigen Nummern anfangen, musst eben nur sicherstellen, dass es keine doppelte Nummernvergabe gibt, zumindest nicht innerhalb von 10 Jahren.

    5.) Das Programm hat als Standard JJJJMMTTXX (XX ist lfd. Nr. pro Tag)

    6.) Verändern kannst Du das unter Stammdaten - Meine Firma - Nummernkreise. Dort gibt es exakt 4 Varianten, die erste ist die von Dir gewünschte einfache Zählung, die zweite fortlaufende Zählung pro Jahr (vermutlich die präferierte Zählung der meisten Firmen) usw.. Dort muss eben nur der Startwert eingetragen werden (dort steht schon die letzte Nummer als technischer Sperrwert drin - siehe Punkt 3.). Bindestriche, Buchstaben und ähnlicher Schnickschnack gehen nicht.


    Daraus ergeben sich dann auch die Antworten auf all deine Fragen.

  • ... angefangen immer das Datum als Rechnungsnummer zu verwenden z.B. 20210405, um einfach meine Auftragslage zu verschleiern.

    Bei der Nachfrage beim Steuerberater habe ich erfahren, dass ich eine richtige fortlaufende Zahl benötige, die lückenlos über das Jahr hochzählt. Auch sollte diese Zahl getrennt von anderen Nummerkreisen sein (z.B. mit Bindestrich). ...

    Ganz ehrlich? Dein Steuerberater hat mal absolute KEINE Ahnung! ^^
    Wir nutzen den Nummernkreis (2021 01 01 01) für Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen schon ewig. Keine Ahnung, was der für ein Problem hat.
    Dieser Nummernkreis hat allerdings das Problem, dass Du nur 99 Vorgänge am Tag haben kannst. ;) Wenn Du die 00 mitnimmst sind es dann sogar 100.