Automatisiertes Verbuchen von Kontobewegungen

  • Beim Buchen von Kontobewegungen habe ich in der Vergangenheit eine CSV-Datei von dem Kontoauszug in HV365 importiert und dann geduldig jede Zeile separat angeklickt und eingegeben, auf welches Konto gebucht, wird, ggf. welcher Abrechnungszeitraum und ggf. welcher Eigentümer- oder Mietpartei das zugeordnet wird, und was man noch so auswählen und angeben konnte, §35, etc.

    Nun ist es mir bisschen zu doof, immer die gleichen Buchungen geduldig durchzuklicken. Welche Möglichkeiten sieht der HV365 vor, damit dieser Job ein bisschen automatisiert wird?

    Ich kenne z. B. von der Verwalterplattform der DKB-Bank die Funktion, einfach eine bestimmte Kontonummer und einen bestimmten Verwendungszweck auszuwählen, und dann jede Überweisung, die das ausgewählte Kriterium erfüllt, automatisch zu verbuchen. Auf diese Weise hat man z. B. 12 Monatsmieten, oder 12 Hausgeldvorauszahlungen oder 12 Energieversorgerlastschriften mit ein mal richtig einstellen, erschlagen.

    Sowas Ähnliches müsste doch der HV365 auch können, oder nicht?

  • Sowas Ähnliches müsste doch der HV365 auch können, oder nicht?

    Da stimme ich dir zu, nur wer müsste es umsetzen, genau die Entwicklung des HV 365. Daher würde ich dazu ein Ticket aufmachen. Was dann für eine Rückmeldung kommt kennen wir alle, "wir haben es an die...." zur Bearbeitung gesendet.


    Und vielleicht bekommst du dann eine Antwort, oder nicht oder unbefriedigend, leider. Aber der Versuch sollte es wert sein!

  • Ich habe schon beobachtet, dass Hausgeldvorauszahlungen beim CSV-Dateiimport automatisch erkannt werden, und sogar aufgeschlüsselt werden, in Hausgeld, Heizkosten und Instandhaltungsrücklage. Das funktioniert automatisch, jedenfalls, wenn in den Stammdaten vorher in der jeweiligen Wohnung beim jeweiligen Eigentümer die entsprechenden Beträge eingepflegt wurden. Kann man für Mietverträge und andere regelmäßige Zahlungen auch sowas einrichten? Hat da einer schon Erfahrungen? Und was ist mit dieser geheimnisvollen Funktion "offene Posten verbuchen"? Ich habe mich noch nie richtig damit auseinandergesetzt. Als ich einmal versucht habe, nach Anleitung so ein Ding einzurichten, hatte ich nur eine Menge Murks, als ich das nächste mal das Programm geöffnet habe. Da kam dann, dass soundso viele offene Posten verbucht werden müssten. Und da hatte ich gerade keine Muße dafür und habe das letzte Backup wiederhergestellt, damit ich mich damit nicht auseinandersetzen musste. Lohnt sich das? Wie sind eure Erfahrungen? Ich bin als kleiner Hausverwalter gerade auf dem Wachstumspfad und überlege, ob der HV365 noch das Richtige für mich ist. Kann einer da Tipps geben?

  • Also für diejenigen, die das Thema weiterhin interessiert: Ich habe gemerkt, dass der Algorithmus nicht von Buchung zu Buchung lernt, sondern pro Übernahme der Daten in die Einnahmen und Ausgaben. Deshalb habe ich diesmal nicht gleich ein ganzes Jahr als csv-Datei importiert, sondern zunächst nur ein Quartal. Das Quartal habe ich geduldig verbucht und dann die nächsten Quartale importiert. Auf diese Weise hatte die Software dann doch schon die meisten Buchungen "gelernt".
    Und was mir noch aufgefallen ist: Die Aufteilung nach Buchungskonten (z. B. bei Miete Wohnung, Nebenkostenvorauszahlung und Miete Garage) lernt die Software nicht nach vorher aufgeteilten Buchungen, sondern sortiert nach den Voreinstellungen in den Stammdaten. Dabei werden Erhöhungen der Mietzahlungen bei unveränderten Stammdaten als Erhöhung der Kaltmiete behandelt, nicht als Erhöhung des Nebenkostenanteils.
    Fazit: Die Funktion, die ich vermisst hatte, gibt es im HV365 doch, und gar nicht so unausgegoren. Ich glaube, ich erreiche in meinem Verwalteralltag einen höheren Grad der Automatisierung, wenn ich einfach mal gucke, wie Prozessabläufe in der Software vorgesehen sind, anstatt Zeit zu verschwenden und Frust zu riskieren, um Abläufe so in die Software zu pressen, wie sie mir gerade vorschweben.