Best practice Online Banking: Mieten/Verbindlichkeiten/Offene Posten

    Hallo zusammen,


    ich bin mit der Aufgabe vertraut worden, die Buchungen für ein Mietshaus mit 20 Parteien über WISO Hausverwalter durchzuführen. Meine erste Handlung war Online Banking zu ermöglichen, um möglichst viel zu automatisieren und Fehler zu reduzieren.


    Mich würde interessieren welchen Best Practice Ablauf ihr unter Einbindung von Online Banking seht, um maximale Automatisierung & Fehlerreduktion zu erreichen.


    Dazu zum Beispiel folgenden Fragen:

    1. Wie sieht eine typische Buchungstag bei euch aus (Reihenfolge)?
      • also zum beispiel: Mieten sollstellen -> anderen offene Posten sollstellen -> umsätze abrufen und verbuchen oder ähnliches
    2. Wie oft bucht ihr bzw. würdet ihr empfehlen bei 20 Parteinen? 1 Mal pro Monat?
    3. Scannt ihr alle Rechnungen und verknüpft sie mit den Zahlungen?
    4. Erzeugt ihr vorab von geplanten Verbindlichkeiten/Abschlägen (z.B. Abwasser/Müllabfuhr etc) manuell offene Posten, um sie dann beim Online Banking zu den Umsätzen zuzuordnen?


    Eure Schilderungen würden mich wirklich sehr interessieren und ich würde gerne von ihnen lernen :)

    Das Thema interessiert mich ebenfalls sehr. Denn ich habe das Gefühl, dass ich da noch viel lernen muss:
    Also mein Buchungstag sieht so aus: Ich hole mit (bei Neuanlage des Gebäudes) per Excel-Import die Kontobewegungen vom ganzen Vorjahr. Dann gebe ich ein, was die einzelnen Parteien an Kaltmiete und Nebenkosten bezahlen müssten. Dann verbuche ich ein Quartal komplett manuell. Das nächste Quartal ist dann schon einigermaßen "angelernt" und manchen Kontobewegungen erhalten eine automatische Zuordnung. Das ist insbesondere dann der Fall, wenn sich die Beträge mit den Voreinstellungen aus den eingepflegten Mietverträgen decken. Manche bleiben weiterhin manuell zu verbuchen.

    Später wird das Bankkonto des Gebäudes auf komplett online umgestellt, und dann werden nur die Zeiträume seit dem letzten Kontoabruf eingepflegt und direkt verbucht. Planmäßig sollte das ca. jeden Monat stattfinden, z. B. immer an den Tagen, an denen keine Termine anstehen und das Wetter schlecht ist ;) Aber dieses Jahr war das Wetter irgendwie immer gut, oder es war gerade was anderes zu tun.
    Ich habe nur 7-Parteien-Häuser oder kleiner im Bestand, außer neuerdings eine WEG in deiner Größenordnung. Und jetzt merke ich, dass ich dringend noch mehr automatisieren muss, sonst wird mein Job zu buchhaltungslastig. Einer gab mir schon den Tipp, man könne so Aufgaben an deutschsprachige Inder zum Stundenverrechnungssatz von weniger als 10,- EUR auslagern. Aber meine heimliche Vermutung ist, dass wenn ich sämtliche Automatisierungsmöglichkeiten der Software ausreize, dann schaffe ich das weiterhin gut.
    Übrigens: Aus der Software heraus Überweisungen tätigen bietet kaum Mehrwert, aber dafür hat es bei meiner Bank (DKB) fünf Kalendertage gedauert, bis die Überweisung tatsächlich getätigt war und auf dem Kontoauszug erschien. In der Zwischenzeit konnte ich nirgendwo einsehen, dass ich die Überweisung eingegeben habe. Dazu konnte ich nicht erkennen, wie ich eine Überweisungszahlung direkt auf die unterschiedlichen Konten im Abrechnungsuniversum verbuchen konnte. Also mache ich das wieder konventionell erst im Onlinebanking überweisen, und später nachträglich alle Kontobewegungen verbuchen.
    Die Funktion mit dem Verknüpfen der Zahlung zu einem Beleg habe ich auch noch nicht entdeckt. Aber grundsätzlich will ich in Zukunft so gut es geht papierlos arbeiten. Ist das Dokumentenmanagement des HV365 dafür ausreichend? Und kann das auch in eine Cloud reinspeichern? Welche Erfahrungen habt ihr da so gemacht?

    Zitat von Grubel

    Aber grundsätzlich will ich in Zukunft so gut es geht papierlos arbeiten. Ist das Dokumentenmanagement des HV365 dafür ausreichend? Und kann das auch in eine Cloud reinspeichern? Welche Erfahrungen habt ihr da so gemacht?

    Aus meiner bisherigen (recht kurzen) Erfahrung bietet das Dokumentenmanagement leider keine wirklich tollen Möglichkeiten innerhalb des HV365. Ich schlage daher vor die Rechnungen/Dokumente separat in eigener Struktur in Ordnern zu speichern und diese Ordner entwender sehr regelmäßig auf ein externes Laufwerk zusätzlich zu speichern oder automatisiert verschlüsselt in eine Cloud zu laden. Denn ein Backup auf eine externe Festplatte, welche sich am gleichen Ort befindet wie der Rechner auf dem der HV365 läuft ist kein wirkliches Backup. Ich zweifelsfall muss dies auch redundant und örtlich getrennt sein. Über eine Cloud lässt sich dies meiner Meinung nach am besten realisieren.


    Gleiches gilt natürlich auch für die Sicherungsdateinen des HV365. Bei der Gelegenheit kann man diese gleich mit verschlüsselt in der Cloud speichern.