Rechnungsnummer-Kreis täglich neu beginnen

  • Hallo,

    spricht etwas gegen die Verwendung einer wie folgt aufgebauten Rechnungsnummer, auch wenn man nur sehr wenige Rechnungen schreibt (manchmal auch tagelang gar keine, dann aber auch mal 10 an einem Tag, da man vielleicht gerade eine besondere Aktion laufen hat):

    R122041201

    Bedeutet:

    R1 > so beginnt jede Rechnungsnummer dieses Unternehmens

    22 > Jahr

    04 > Monat

    12 > Tag

    01 > Fortlaufende Nummer


    Die Rechnungsnummer beginnt somit jeden Tag neu.

    Wahrscheinlich wäre es bei sehr wenigen Rechnungen im Jahr besser den Tournus auf monatlich zu legen, aber mir geht es - gerade wegen der wenigen Rechnungen - darum, dem Kunden nichts über die Auftragslage zu verraten.

    Vielen Dank schonmal.

  • anikoko

    Hat den Titel des Themas von „Rechnungsnummer täglich neu“ zu „Rechnungsnummer-Kreis täglich neu beginnen“ geändert.
  • Die Rechnungsnummer beginnt somit jeden Tag neu.

    somit wäre das fortlaufende System nicht mehr gegeben.

    Du kannst das Auftrags-Jahr und dahinter mit 0 beginnend einen RG-Kreis anlegen, aber nicht Firma, Jahr, Monat, Tag, fl-Nr. (evtl. noch Std. u. Min.?)

    Wer ändert denn täglich die NR-Kreise? und sitzt Du bei einer evtl. Prüfung daneben um der prüfenden Person Deine Vorstellungen zu erklären ;)

    Mach einfach 2022000 als Start somit hat die erste RG im Jahr 2022001 und zählt sich alleine hoch. Und warum die Firma gesondert mit R1, verwaltest Du mehrere Firmen?

  • Danke für deine Antwort.

    Und warum die Firma gesondert mit R1, verwaltest Du mehrere Firmen?

    Ja, habe zwei Steuernummern (gewerblich & freiberuflich)


    somit wäre das fortlaufende System nicht mehr gegeben.

    Aber es ist ja in sich (täglich) fortlaufend.


    Habe gerade nochmal gegoogelt und so wie ich es mache wird es auf einigen Seiten sogar empfohlen, hier ein Beispiel vom VGSD: https://www.vgsd.de/fortlaufen…nst-kann-es-teuer-werden/

    Zitat: "Denn als fortlaufend gilt die Rechnungsnummer schon dann, wenn sie innerhalb eines Tages fortlaufend ist."

    Hauptsache ist wohl, dass das ganze einem System folgt und die Nummer einmalig ist.


    Somit sollte mein Vorgehen doch ok sein, oder?!

    Würde mich trotzdem noch über weitere Einschätzungen freuen...

  • Die Rechnungsnummer beginnt somit jeden Tag neu.

    somit wäre das fortlaufende System nicht mehr gegeben.

    Du kannst das Auftrags-Jahr und dahinter mit 0 beginnend einen RG-Kreis anlegen, aber nicht Firma, Jahr, Monat, Tag, fl-Nr. (evtl. noch Std. u. Min.?)

    Wer ändert denn täglich die NR-Kreise? und sitzt Du bei einer evtl. Prüfung daneben um der prüfenden Person Deine Vorstellungen zu erklären ;)

    Mach einfach 2022000 als Start somit hat die erste RG im Jahr 2022001 und zählt sich alleine hoch. Und warum die Firma gesondert mit R1, verwaltest Du mehrere Firmen?

    Das ist auch ein Irrtum, der sich nicht aus den Köpfen treiben lässt. Im Gesetz wird nur gefordert, dass eine Rechnungsnummer einmalig sein, von fortlaufend steht dort absolut nichts! Nur die Finanzverwaltung hat dies in einem kleinen Nebensatz geschrieben und schon soll alle Welt sich nach diesem Nebensatz richten. Nein - Rechnungen müssen nicht fortlaufend sein und das Vorgehen von aniko ist rechtens. Es muss nur gewährleistet sein durch "hochrechnen" der laufenden Nummer, dass keine Nummer doppelt vergeben wird.

    Ob dies praktikabel ist, muss aniko entscheiden. Viele große Firmen arbeiten so und haben häufig noch mehr Merkmale in der Rechnung wie Nummer der Betriebsstätte etc.

  • Vielen Dank @nesciens Das beruhigt mich sehr :)


    War nicht sicher, ob ich die fortlaufende Nummer (01, ...) vom Rest der Nummer durch einen Bindestrich trennen muss, aber wahrscheinlich ist das nicht notwendig?


    Was mich zum Zweifeln gebracht hat war die Tatsache, dass mir das Finanzamt ja vorwerfen könnte, dass ich die letzten Rechnungen des Tages oder gar ganze Tage unter den Tisch fallen lasse (was ich natürlich nicht tue, aber eben auch nicht das Gegenteil beweisen kann, da meine Nummer ja jeden Tag neu beginnt). Ich verkaufe (teure) Produkte ausschließlich online, von daher gehen eigentlich alle Geldeingänge sowieso über mein Konto. Maximal 2 Mal im Jahr verkaufe ich meine Produkte auch auf Märkten und habe dann Barverkäufe, dafür mache ich dann immer eine Auflistung über die Verkäufe.


    Gerade weil ich so wenige Rechnungen schreibe (oft tage- oder sogar mehrere Wochen lang gar keine, dann aber wieder mehrere an einem Tag), könnte mir das Finanzamt ja aber vorwerfen, manche Tage gar nicht anzugeben (allerdings hätten sie dafür aber eben keine Beweise, da ich das ja wirklich nicht tue)

    Und eben weil ich so wenig Rechnungen schreibe, möchte ich nicht dass meine Kunden das mitbekommen und dafür ist das genutzte System perfekt.


    Aber wenn mein System ja rechtlich korrekt ist und ich nichts unter den Tisch fallen lasse, können die mir ja im Grunde vorwerfen was sie wollen, oder?! Beweise gibt es keine, da ich alles korrekt angebe. Und die bloße Vermutung weil das Rechnungsnummernsystem es im Grunde zulassen würde, ist irrelevant, oder?!


    Sorry, ich hab manchmal so Phasen wo ich auf einmal alles, was ich tue anzweifel :D

  • Du solltest ein Rechnungsausgangsbuch führen als Nachweis - ist zwar ohne Programmunterstützung Mehrarbeit, aber du hast einen guten Nachweis der Vollständigkeit. Lückenlos untereinander schreiben, keine Loseblattsammlung, sondern zum Beispiel ein Heft, auch Notizbücher gebunden sind möglich.

    Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum, Adressat und berechneter Betrag reichen auch aus. Ich bekomme es aus meinem Programm, weil ich hier Rechnungen direkt schreiben kann. Dies wird zusammen mit den Rechnungen aufbewahrt im DMS.

  • Das ist eine gute Idee, danke. Und du meinst mit meinem System und dem Rechnungsausgangsbuch bin ich dann auf der sicheren Seite?


    Am besten wäre wohl gewesen, hinter mein System noch eine Nummer zu schreiben, die wirklich lückenlos immer weiter hochzählt. Aber das macht die Nummer dann echt lang und mit sowas noch im April anzufangen nachdem schon ein paar Rechnungen geschrieben wurden, ist wahrscheinlich auch nicht empfehlenswert?!

  • Wenn das Rechnungsausgangsbuch so geführt wird, dass jede Änderung (Streichen, Hinzufügen) erkennbar ist, meine ich schon.

    Fange damit zum Anfang des Jahres an (notiere, warum du das erst jetzt machst) - die Nummern würde ich nicht mehr ändern (geht auch nicht, da die Rechnungen ja schon das "Haus" verlassen haben).

  • Rechnungsausgangsbuch führen mit händischen Einträgen, und dazu noch die RG-Nummer händisch in der Rechnung eingeben. :wacko:

    Jedesmal nachblättern welche Rechnung von welcher Firma, mit welcher Nummer an welchen Kunden geschickt wurde, um meine Zahl an Ausgangsrechnungen zu verschleiern ...also bitte :rolleyes: Und das im Computerzeitalter mit Programmen welche das zwischenzeitlich automatisiert übernehmen.

    Dann lieber eine max-mögliche Anfangsvergabe welche sich automatisch hochzählt. Das macht selbst WISO EÜR & Kasse

    Aber

  • Es ist nicht verboten, Bücher manuell zu führen. Und bei einem EÜ-Rechner ist nicht einmal eine Buchführung vorgeschrieben! Es gibt für unterschiedliche Handhabungen auch unterschiedliche Möglichkeiten und wenn die Rechnungsnummer eben nicht einfach hochgezählt werden soll erlaubtermaßen, muss auf andere Weise eben sicher gestellt werden, dass keine Nummer doppelt vergeben wird. Und das ist durch ein - auch manuell geführtes - Rechnungsausgangsbuch möglich. Nur wenn du ein Programm wie das von dir genannte WISO EÜR & Kasse für die Rechnungsschreibung verwendest, musst du dich mit der Nummerierung nach dem Programm richten und hier ist Ende der Fahnenstange bei dem Programm, weil es eben solche besonderen Nummern einfach nicht kann - es ist hierfür "zu einfach gestrickt".

  • Es ist nicht verboten, Bücher manuell zu führen.

    habe ich nichts gegenteiliges behauptet.

    Und nicht umsonst sind die heutigen Schreibtische immer noch so groß, dass ein aufgeschlagenes amerikanisches Journal (Spaltenbuch) 0,9 Meter in der Breite darauf Platz findet. Na gut ein Rechnungsausgangsbuch nimmt weniger Raum ein und spart ein DMS ^^

  • Jedesmal nachblättern welche Rechnung von welcher Firma, mit welcher Nummer an welchen Kunden geschickt wurde

    Eben nicht. Ich weiß ja wohl, ob ich an diesem Tag schon eine Rechnung geschrieben habe oder nicht. Falls nicht, ist die Rechnungsnummer R1heutigesDatum01. Da muss ich nämlich eben gerade NICHT nachschauen, was die letzte vergebene Nummer war. Mein Onlineshop führt dieses System automatisiert aus, so dass es für mich absolut simpel und fehlerfrei funktioniert.


    Habe nun nochmal im Umsatzsteuer-Anwendungserlass (https://www.bundesfinanzminist…blob=publicationFile&v=60) nachgeschaut, da steht es sogar sehr eindeutig:

    Abschnitt 14.5 Pflichtangaben in der Rechnung:

    "Bei der Erstellung der Rechnungsnummer bleibt es dem Rechnungsaussteller überlassen, wie viele und welche separaten Nummernkreise geschaffen werden, in denen eine Rechnungsnummer jeweils einmalig vergeben wird. Dabei sind Nummernkreise für zeitlich, geographisch oder organisatorisch abgegrenzte Bereiche zulässig, z.B. für Zeiträume (Monate, Wochen, Tage), verschiedene Filialen, Betriebsstätten einschließlich Organgesellschaften oder Bestandsobjekte. Die einzelnen Nummernkreise müssen dabei nicht zwingend lückenlos sein. Es muss jedoch gewährleistet sein (z.B. durch Vergabe einer bestimmten Klassifizierung für einen Nummernkreis), dass die jeweilige Rechnung leicht und eindeutig dem jeweiligen Nummernkreis zugeordnet werden kann und die Rechnungsnummer einmalig ist."


    Demnach ist wohl sogar das manuelle Führen des Rechnungsnummerbuches nicht notwendig.

    Ich war nur so verunsichert, weil ich dachte dass es vielleicht eine Rolle spielt, dass ich nur so wenige Rechnungen schreibe und zwischendrin zwangsläufig einige Tage lang gar keine Rechnungsnummern vergeben werden. Aber da die Nummern ja auch nicht lückenlos sein müssen (s. Zitat oben), sollte das Volumen der geschriebenen Rechnungen auch keine Rolle spielen. Im Anwendungserlass gibt es ja auch keine Differenzierung nach großes Rechnungsvolumen/kleines Rechnungsvolumen usw. Es scheint einzig und allein darum zu gehen, dass die Rechnungsnummer einmalig ist.


    Seht ihr das auch so (Lavender ist anderer Meinung, aber mir geht es hier nicht die Meinung zur Praktikabilität - das muss jeder selbst entscheiden und für mich ist es absolut praktisch so - sondern die rechtliche Korrektheit) - vielleicht melden sich ja noch weitere Leute?