korrekte Darstellung Heizkostenabrechnung durch externe Abrechnung mit Abschlagszahlungen

Hallo, wir haben für die Heizkostenabrechnung eine Abschlagszahlung, die Warmwasser, Allgemeinstrom und Wärmepumpenstrom beinhaltet, diese wird dann auch durch Techem und auf die WEG-Einheiten zugeordnet. Durch die Abschlagszahlungen, die 3 Beträge habe ich jetzt wie folgt gebucht:

Auflösung des Abschlagszahlung inkl. Nachzahlung, Verteilung gem. Techem-Abrechnung nach Warmwasser/Heizung und Allgemeinstrom und Zuordnung mit der Heizkostenverteilung.

Ist das so korrekt oder kann ich bei den Abschlagszahlungen schon was verteilen (vermutlich dann im Nachgang, da wir ja bei der Abschlagszahlung das noch nicht vorliegt)?

Jetzt habe ich es hinbekommen, dass die Heizkostenabrechnung als separates Blatt in der Heizkostenabrechnung angezeigt wird. Und wird bei den Eigentümern als Nachzahlung komplett angefordert. Wie bekomme ich diese in die Betriebskostenabrechnung rein, ohne Nachzahlung?