Klassenkassen verwalten

  • Hallo,


    ich arbeite an einer Schule und ich soll mit Wiso Mein Geld 365 die Klassenkassen / Klassenfahrten etc. verwalten.

    Bei uns kennt keiner das Programm. Ich natürlich auch nicht.


    Wie gehe ich das am besten an?
    Wir haben ein Schulkonto.

    Die Eltern überweisen das Geld. Ich muss den Geldeingang auf die einzelnen Klassen (ca. 30) zuordnen.
    Von dem Klassenkonto überweise ich dann z.B. die Klassenfahrt.
    Ich muss den aktuellen Stand der Einzahlungen sehen können.

    Ich muss die Restgelder auf dem jeweiligen Klassenkonto feststellen können.


    Ich freue mich über diverse Vorschläge.

    Vielen Dank.

  • Das Konto in Mein Geld einbinden ist erst einmal der wichtigste Schritt. Wenn du einen online Zugriff auf das Konto hast, kannst du alle Buchungen online abrufen und auch die Überweisungen aus mein Geld heraus durchführen.

    Die Überwachung der Zahlungseingänge könnte man mit einem jeweilig offline geführten Kreditkonto pro Schüler umsetzen. So hätte man einen schnellen Überblick ob und bei wem Geld fehlt.


    Alternativ alle benötigten Konten offline erstellen. Dann kann man aus Mein Geld heraus aber keine Überweisungen tätigen und müsste jede Buchung manuell durchführen.

  • Hallo

    Ich muss den Geldeingang auf die einzelnen Klassen (ca. 30) zuordnen.

    Ich muss die Restgelder auf dem jeweiligen Klassenkonto feststellen können.

    ich würde dafür pro Klasse ein offline Konto erstellen. Einfach neues Konto anlegen, z.B. Haushaltsbuch und entsprechend benennen. Die Buchungen auf dem echten Konto dann einfach jeweils auf das entsprechende Konto umbuchen. Somit hat jedes Konto genau den Stand der Klassenkasse.


    Die Überwachung der Zahlungseingänge könnte man mit einem jeweilig offline geführten Kreditkonto pro Schüler umsetzen. So hätte man einen schnellen Überblick ob und bei wem Geld fehlt.

    Ein Konto pro Schüler wäre aus meiner Sicht nicht zielführend, das wären ja bald 900 Konten.


    Für die Überwachung der einzelnen Eingänge würde ich, ggf. per Budget, die Summen prüfen und wenn die nicht stimmt prüfen wer nicht gezahlt halt.


    LG

  • Vielen Dank.


    Ich habe jetzt ein Konto Haushaltsbuch und Tagesgeld zum Testen aufgemacht und die Geldeingänge umgebucht.

    Schaut schon mal gut aus.

    Allerdings sind alle Buchungen und der Kontostand im Minus?

  • Allerdings sind alle Buchungen und der Kontostand im Minus?

    Stimmt, daran habe ich nicht gedacht. Eine perfekte Lösung gibt es imho nicht. So wie ich das sehe musst du entweder damit leben, oder du musst händisch Buchungen auf dem Girokonto erfassen um die Beträge zu verteilen. Letzteres führt zu korrekten Konten, aber händische Buchungen in einem online Konto führen zu einer falschen Saldoanzeige. Wahrscheinlich würde ich trotzdem die händischen Buchungen erfassen.


    Vielleicht hat ja noch jemand eine bessere Idee.


    LG

  • Es würde helfen, wenn man nicht vom Schulkonto auf das jeweilige Klassenkonto überweist. Um das Klassenkonto auf einen positiven Betrag zu bringen, müsste man dafür allerdings die Buchung manuell ebenfalls anlegen.


    Im Schulkonto, wenn dies online geführt wird, würde ich auf keinen Fall manuelle Buchungen anlegen, da der abweichende Bank-/Programmsaldo nur zu Verwirrung führt.


    Schulkonto bekommt eine Habenbuchung für Klasse 1a. Die gleiche Buchung manuell in dem offline Konto für Klasse 1a zusätzlich anlegen. Bei einer Abbuchung für eine Klassenfahrt müsste man dann ebenfalls zwei mal in beiden Konten die Buchung durchführen.

    Nachteil: In Mein Geld hätte man optisch doppelt soviel Geld als tatsächlich vorhanden ist.


    Alternativ doch mit Umbuchungen arbeiten und sich im Kopf merken, dass ein Minusbetrag im Klassenkonto eigentlich ein Plus ist.

  • Eine

    Wir haben ein Schulkonto.

    Die Eltern überweisen das Geld. Ich muss den Geldeingang auf die einzelnen Klassen (ca. 30) zuordnen.

    Mit Kostenstellen arbeiten.

    Ich muss den aktuellen Stand der Einzahlungen sehen können.

    Da dann einfach über die Kostenstellen auswerten.

  • Vielen Dank für die Hilfe.

    Ich bin jetzt auch schon einen Schritt weiter. Dank diesem Forumseintrag hier.

    (Kopieren von Buchungen in anderes Konto)


    Die Geldeingänge habe ich nach der Methode auf die Offlinekonten verschoben, die Geldausgänge auch.

    Die Beträge verschwinden vom Hauptkonto und landen auf dem Offlinekonto.

    Dort zeigt es mir auch ordentlich den aktuellen Kontostand an.


    Was passiert mit den Buchungen, wenn ich die Offlinekonten lösche, wenn ich die nicht mehr brauche?


    Eine Buchung ist mir verschwunden. Wie kann ich diese in "Wiso Mein Geld" wieder finden?
    Sie ist nicht auf den 4 Konten die ich angelegt habe zu finden.

  • Die Geldeingänge habe ich nach der Methode auf die Offlinekonten verschoben, die Geldausgänge auch.

    Die Beträge verschwinden vom Hauptkonto und landen auf dem Offlinekonto.

    Dort zeigt es mir auch ordentlich den aktuellen Kontostand an.

    Aber der Saldo des Online-Kontos ist dann permanent falsch. Das ist die denkbar schlechteste Lösung.

    Was passiert mit den Buchungen, wenn ich die Offlinekonten lösche, wenn ich die nicht mehr brauche?

    Mit dem Konto werden auch die Buchungen gelöscht.

    Eine Buchung ist mir verschwunden. Wie kann ich diese in "Wiso Mein Geld" wieder finden?

    Über alle Konten (alle Buchungen) suchen.

  • Wenn ich alle Konten anzeigen mache, ja, das habe ich auch festgestellt, dann ist der Saldo falsch. :)

    Ich habe mich schon gewundert, warum so viel Geld rumschwirrt.

    Was jetzt aber für mich nicht schlimm wäre. Einzeln stimmt erstmal alles.

  • Was passiert mit den Buchungen, wenn ich die Offlinekonten lösche, wenn ich die nicht mehr brauche?

    Wenn sie ein Konto nicht mehr benötigen, dann einfach über "Konten" das betroffene Konto schließen. So "verschwindet" es aus der aktiven Liste und kann bei Bedarf aber jeder Zeit eingesehen werden. Das könnte wichtig werden, wenn es zu Streitigkeiten oder Nachfragen kommt.

  • Wenn ich alle Konten anzeigen mache, ja, das habe ich auch festgestellt, dann ist der Saldo falsch.

    Davon habe ich nicht gesprochen. Ich meine nur den Saldo Deines Online-Kontos bei der Bank. Wie soll da noch jemand die korrekte Kontoführung nachvollziehen können, wenn Du das Konto zerlegst und die Buchungen anderen Offline-Konten zuordnest. Und der Programmsaldo dieses Kontos wird sich dann immer vom Banksaldo unterscheiden.

    Ich halte Deine Lösung wie gesagt für die denkbar Schlechteste. Das ist keine saubere Kontenführung.


    Wenn Dir die Idee mit den Kostenstellen nicht zusagt und Dich die inverse Darstellung bei einfachen Umbuchungen stört, dann könntest Du auch noch über ein Transfer-Konto gehen. D.h., Du buchst alle zutreffenden Buchungen des Girokontos zuerst auf das Transferkonto und und von dort erstellst Du dann die Zahlungen zu den einzelnen Klassen, die Du dann auf die jeweiligen Klassenkonten umbuchst. So ergibt dann am Ende eine Haben-Buchung auf dem Girokonto wieder einen positiven Saldo auf dem Klassenkonto.

  • Hallo,


    ich habe es jetzt mit den Kategorien probiert. Das geht. Ich sehe passend die Klassen und den Geldbetrag.

    Aber :wacko: , wie kann ich dort drucken?


    Die von der Kundenbetreuung meinten, es gibt in dem Programm keine Kostenstellen.


    Den Fehler mit der verschwunden Buchung konnte ich lösen.

    Wer es mal braucht: Buchungen / Aktionen / Kontoprüfung / dann die fehlende Buchung neu einspielen.

  • Die von der Kundenbetreuung meinten, es gibt in dem Programm keine Kostenstellen.

    Den Begriff kannst du wählen wie du willst. Es hängt davon ab wie du den weiteren Kategoriebaum nutzt. Ich habe z.B. einen Kategoriebaum Projekte benannt. Wie du eben willst.

  • Aber :wacko: , wie kann ich dort drucken?

    An der Stelle direkt garnicht. Ist im Normalfall auch nicht nötig. Du kannst aber die Tabelleninhalte hier kopieren und über die Windows-Zwischenablage z.B. in Excel einfügen und hier drucken.

    Besser ist aber, wenn Du in den Bereich Auswertungen gehst und hier die passende Auswertung nimmst oder Dir eine erstellst. Da kannst Du dann auch direkt drucken.

    Die von der Kundenbetreuung meinten, es gibt in dem Programm keine Kostenstellen.

    Du wirst ja vermutlich nur mit einer Person gesprochen haben. Und da hängt es genau davon ab, wie man etwas definiert und was man im Sinne hat. Es gibt natürlich in Mein Geld keinen direkten Bereich "Kostenstellen" und deren Auswertung, aber wie Völkl schon schrieb, kann man in Mein Geld die freien Kategoriebäume dazu umdefinieren.

    Dazu gibt es sogar auch eine FAQ von Buhl: So geht's: Kosten im Haushalt nachvollziehen (Kostenstellen) (buhl.de)

    Und damit das klar ist: statt im "Haushalt" kann man das natürlich auch prinzipiell so in der Schule machen.

    Den Fehler mit der verschwunden Buchung konnte ich lösen.

    Wer es mal braucht: Buchungen / Aktionen / Kontoprüfung / dann die fehlende Buchung neu einspielen.

    Wenn Du die Buchung nicht finden kannst, dann mußt Du sie gelöscht haben. Ansonsten sollte sie da sein und über die Anzeige aller Buchungen auffindbar.

    Die Kontoprüfung ist für Onlinekonten da, wenn der Banksaldo nicht mit dem Programmsaldo des Kontos übereinstimmt und das ist ja quasi immer so, wenn Du Buchungen aus dem Online-Konto munter zu anderen Konten verschiebst. D.h., so wird die Kontoprüfung da immer etwas finden, solange die Banken die Buchungen noch online liefern. Noch ein Grund mehr, da auf die Verschiebung von Buchungen vom Online-Konto zu Deinen Klassenkonten zu verzichten.

  • Hallo,


    ich brauche noch Hilfe beim Ausdrucken der Kategorien.

    Es druckt mir immer alle Kategorien (alle Klassen) aus und nicht nur eine einzelne.


    In den Auswertungen habe ich versucht:

    - Einnahmen und Ausgaben, Buchungen nach Kategorie, "einzelne Kategorie z.B. Klasse 5a markiert", Ausgeben, PDF inkl. Buchungen

  • Du nimmst am besten eine vorhandene Auswertung z.B. "Ausgaben nach Kategorie" und erstellst dir davon eine Kopie z.B. "Klasse 5a". In dieser neu erstellten Auswertung passt du dann die Auswertung an in dem du eine weitere Bedingung hinzufügst "Kategorie" = "Klasse 5a".

    Die Auswertung hat dann als Ergebnis nur noch diese Kategorie und der Ausdruck, wie du ihn erzeugt hast, enthält dann auch nur noch diese Daten.


    Ich würde mir hierfür zu jeder Klasse eine neue Auswertung erstellen. Ist am Anfang etwas Arbeit dafür kannst du sie später immer wieder verwenden.

  • Billy

    Hat das Thema geschlossen.