Hallo, liebes Forum,
nach nun ca einem Jahr mit Wiso meinVerein Web möchte ich hier einmal nach euren Erfahrungen mit der Anwendung fragen und unsere schildern.
Zunächst einmal zu unserer Historie:
Da unser ehemaliger Vorsitzender seinen altersbedingten Rückzug angekündigt hatte und mit der Anwendung Wiso meinVerein Desktop gearbeitet hatte, haben wir in einem kleinen Team unterschiedliche Anwendungen betrachtet und sind dann zu dem Schluß gekommen, bei Wiso zu bleiben und in die Web-Version zu migrieren. Eigentlich bietet die Anwendung alles, was wir so brauchen:
- Mitglieder- und Spartenverwaltung für ca 700 Mitglieder
- direktes Onlinebanking
- Finanzverwaltung
- Mailing inkl Kalenderanbindung
- Selfservice für Mitglieder über eine kostenlose App
um hier nur die wesentlichen Hauptpunkte zu nennen.
Die Testversion zeigte erst einmal keine wesentlichen Kritikpunkte und so wurde migriert. Nachdem die Anwendung dann eingerichtet war (Sparten definiert: 16 Sparten in 7 Hauptsparten, Bankkonten eingerichtet: Hauptkonto plus 7 Unterkonten nach Hauptsparten, diverse Beitragsarten (aktuell ca 150 Stück, siehe unten dazu), individuelle Felder für einige Kennzeichen wie "Trainer/Übungsleiter" usw.) haben wir mit der aktiven Arbeit begonnen.
Hier mussten zunächst die Mitgliedschaften und Beiträge den einzelnen Mitgliedern zugeordnet und die individuellen Felder gesetzt werden. Und hier traten dann schon die ersten funktionalen Probleme auf.
Der Export der Mitgliedschaften und Beiträge in eine Excel-datei funktioniert, wobei die vorhandenen Mitgliedchaften wie auch die Beitragsarten in einer kommagetrennte Listenform bereitgestellt werden, Gleiches wird beim Export von individuelle Mehrfachauswahlfelder bereitgestellt.
Problem hierbei:
- Weder Mitgliedschaften noch Beiträge berücksichtigen ein Beendigungsdatum, was zur Folge hat, dass ALLE jemals existierenden Mitgliedschaften und Beitragszuweisungen OHNE eine Kennung auf aktive oder beendet in den Exceldateien stehen. Eine Einschränkung ist hier nicht möglich, so dass immer die ganze Historie dargestellt wird.
- Auch in den Listen in der Anwendung besteht keine Möglichkeit, auf eine aktive oder beendete Mitgliedschaft oder Beitragszuordnung einzugrenzen. Es wird immer alles jemals zugewiesene dargestellt. Uns stellt sich die Frage, ob es wichtiger ist, auch die schon seit Jahren beendete Mitgliedschaft in Sparte X zu sehen, oder ob man nicht die aktuelle Mitgliedschaften betrachten möchte. Gleiches beid en Beitragszuweisungen. Übrigens: Löschungen sind nicht die Lösung. Eine Revision muss möglich sein, wenn man Fragen nach der Vergangenheit beantworten muss - bspw. in einem Gerichtsverfahren. Wenn man hier nicht begründen kann, warum vor Jahren ein Beitrag eingezogen wurde, steht man auf verlorenem Posten (eine Historienführung scheint es ja in der Anwendung nicht zu geben).
- Die Importfunktion ist nur nutzbar, wenn man eine Mitgliedschaft oder eine Beitragszuweisung hat. Sind mehrere Mitgliedschaften beim Mitglied zuzuweisen (was bei uns als Multispartenverein nicht ungewöhnlich ist), so scheitert man mit der Importfunktion. Hier können nicht einmal entsprechende Datumsangaben gemacht werden.
- Ebenso scheitert die Importfunktion bei individuellen Feldern, die ein Mehrfachauswahl zulassen. Gibt man hier eine kommagetrennte Liste vor, so wird genau ein neuer Eintrag mit dieser Liste gemacht. Ein Aufteilung auf die vordefinierten Werte erfolgt nicht.
Zu den individuellen Feldern ist dann noch anzumerken, dass die Darstelung in der Auswahlliste in keinster Weise irgendwie sortiert wird. So wie man die Werte eingegeben hat, ist die Reihenfolge in der Auswahlliste nachher auch bei Befüllung des Feldes. Ein alfabetische oder numerische Sortierung ist nicht vorgesehen. Dieses wie auf der nicht korrekte Import von kommagetrennten Informationen in Mehrfachauswahlfelder als Fehler gemeldet wurde zwar durch den Service aufgenommen, ist aber leider immer noch nicht behoben (seit 6 Monaten!)
Dann haben wir Anfang 2024 den ersten Beitragseinzug gestartet. Bei uns wird quartalsweise gezahlt. Mit einigen ausgewählten Mitgliedern haben wir dann unsere ersten Versuche gestartet und stellten fest, dass jeder Beitrag zu einer Lastschrift führt. Pro Lastschrift zahlen wir als Verein bei unserer Bank ein kleinen Betrag, der sich aber bei ca 1.300 Beiträgen für 700 Mitglieder summiert. Beim Mitglied, dass in 4 Sparten aktiv ist, laufen somit aber auch 4 Lastschriften auf, was ggf. je nach Kontenmodell des Mitglieds ebenfalls zu Extrakosten führen kann.
Es erfolgte dann die Umstellung der Beiträge auf den Grundbeitrag für die Vereinsmitgliedschaft plus Zusatzleistungen, die die einzelnen Spartenbeiträge darstellen. Hier funktioniert dann die Zusammenfassung der Beiträge zu einer Lastschrift. Da wir dann aber auch noch Beitragsarten für den Eintritt innerhalb des Quartals benötigen und das auch noch sowohl als Hauptbeitrag wie auch als Zusatzleistung, ist die Anzahl der Beitragsarten, die wir definieren mussten, auf die oben erwähnten ca. 150 Stück angestiegen.
Bei dann vollständigen ersten Beitragslauf sind wir dann so richtig auf die Nase gefallen: Bankfehler! Stimmte aber nicht. In unserem Vorstand sitzt auch die Vereinsbetreuerin unserer Bank, die direkt online und gleichzeitig bei der Bank geprüft hat, was da los ist. Die Antwort hier: NIX! Das Problem ist die Schnittstelle der Anwendung zur Bank. Hier gibt es eine Empfehlung, maximal 200 Belege gleichzeitig aufzugeben, was bei uns heißt, dass wir unsere 700 Mitglieder in 4 Pakete aufteilen, um die Beiträge einzuziehen. Um es hier schon einmal vorweg zu nehmen: Der Einzug für das 3.Quartal ist auch mit dieser Menge gescheitert, so dass wir mit ca 100 Lastschriften pro Einzug arbeiten mussten. Was dabei passiert ist, aber später.
Fortsetzung ...