Anbindung Dokumentenmanagment-System für Rechnungen (zB Paperless)

  • Hallo zusammen,

    erst mal an alle noch ein gutes Neues Jahr!


    Ich nutze Wiso Mein Geld bestimmt schon ca. 20 Jahre und bin grundsätzlich auch zufrieden. Leider ist die funktionale Weiterentwicklung aus meiner Sicht irgendwann nicht mehr wirklich weiter verfolgt worden.

    Mittlerweile leben wir ja im 21 Jahrhundert und vermutlich liegen bei vielen die Rechnungen und Belege mittlerweile digital vor. Bei mir in einem DMS (bei mir Paperless-NGX).

    Ich fände es super, wenn ich an die Buchung direkt die Rechnung zB per Link verbinden lassen könnte. Idealerweise irgendwie per Zuweisungsassistent oder so.

    Aber eigentlich würde auch ein Feld reichen, in dem man einen HTML-Link einbinden könnte, so dass es dann in der Weiterverarbeitung zB Steuer einfacher wäre. Der Dokumentenverwaltungsprozess in MG ist aus meiner Sicht mittlerweile aus der Zeit gefallen.....

    Ich suche jetzt schon ein paar Stunden wie eine einfache Schnittstelle mit einem DMS geht - so wie ich es sehe gibt es für diesen hoch eigenltich häufigen Anwendungsfall noch keine pragmatische Lösung - oder habe ich was übersehen?

    Danke und einen schönen Abend!

    Timm

  • so wie ich es sehe gibt es für diesen hoch eigenltich häufigen Anwendungsfall noch keine pragmatische Lösung - oder habe ich was übersehen?

    Du sprichst von pragmatischer Lösung. Ich nutze seit vielen Jahren die Dokumentenverwaltung in WISO Mein Geld. Du kannst aber bei jeder Buchung z.B. im Notizfeld eine URL hinterlegen. Diesen bei Bedarf markieren und aufrufen.

  • Ich nutze Wiso Mein Geld bestimmt schon ca. 20 Jahre und bin grundsätzlich auch zufrieden. Leider ist die funktionale Weiterentwicklung aus meiner Sicht irgendwann nicht mehr wirklich weiter verfolgt worden.

    Na, wenn Du meinst. :whistling:

    Ich suche jetzt schon ein paar Stunden wie eine einfache Schnittstelle mit einem DMS geht - so wie ich es sehe gibt es für diesen hoch eigenltich häufigen Anwendungsfall noch keine pragmatische Lösung

    Wie kommst Du darauf? Ich lese das erst mal in diesem Forum einen Wunsch in dieser Richtung. Das ist ja der Vorteil von Mein Geld, daß es ein einfaches internes DMS hat und man nicht ein weiteres Softwareprodukt braucht. Wir reden hier wohlgemerkt vom privaten Anwenderkreis, der die Masse der Mein Geld Benutzer ausmacht.

  • ein zusätzliches Feld für externe HTML-Links fände ich auch super.


    Wenn ich einen Link in die Notiz eingebe, ist er ja nicht anklickbar.


    Ich lese das erst mal in diesem Forum einen Wunsch in dieser Richtung.

  • Hi zusammen,

    erst einmal vielen Dank für die zahlreichen und schnellen Rückmeldungen.

    Zumindest habe ich (leider) nichts übersehen, da sich die Meinungen bzw. Funktionsumfang und Möglichkeiten ja decken.....


    Ich glaube Billyboy hat bereits den Großteil beantwortet.

    Trotzdem noch 1-2 Ergänzungen:


    Zitat

    Du kannst aber bei jeder Buchung z.B. im Notizfeld eine URL hinterlegen. Diesen bei Bedarf markieren und aufrufen


    Ich habe das mit der Notiz bereits auch schon mal versucht, aber das ist nicht anklickbar, außerdem habe ich tatsächlich das Notiz-Feld bereits anders belegt. Andere Standard-Felder wie zB Buchungsnummer oder so sind zu kurz.


    Zitat

    Wir reden hier wohlgemerkt vom privaten Anwenderkreis

    Auch ich bin privater Anwender und nutze trotzdem verschiedene Open Source-Tools wie zB DMZ Paperless. Hier sind alle Dokumente von mir digital drin, vom Vertrag bis zum Kontoauszug oder Rechnung (zw. mit automatischem Abruf, OCR, etc.) Da kommt WG auf keinen Fall mit und ist auch nicht das Ziel. Tatsächlich ist MG neben Steuer die einzigen Tools, für die ich Geld bezahle. Und MG nennt sich nebenbei noch Professional :)


    Also ähnlich wie BillyBoy und LiaraAlis würde ich mir ein Feld wünschen, dass im Falle eines Links anklickbar wäre!

    Das Thema ist ja auch nicht neu.... Allerdings hatte ich den Thread, den Billyboy verlinkt hat bisher übersehen. DANKE!


    Idealerweise könnte man den Link zwischen der ID (im Feld) und einer globalen Einstellung Vor- bzw. Nachgestelltem Teil zusammen parsen, so dass im Beispiel: dms-link://host:17001/openDoc?openmode=1&docid=123&archive=1

    Globale Einstellung (Pre-ID)Feld LinkGlobale Einstellung (Post-ID)
    dms-link://host:17001/openDoc?openmode=1&docid=123&archive=1


    Nur die ID im Feld "Link" am Beispiel "123" eingegeben werden müsste, und sich der Link automatisch aufrufen lassen würde.

    Wäre einfach lesbar, schnell einzugeben, super flexibel für viele Use-Cases (inkl. auch der Nutzung ohne die globale Einstellung vom Gesamt-Link) geeignet.


    Ich bin zwar kein Programmierer, aber vom Aufwand müsste doch da in kurzer Zeit schon was gehen....

    Gäbe es hier ggf. doch die Chance, dass sich hier noch was tut?


    Vielen Dank und schönen Abend zusammen?

    VG Timm

  • Hier sind alle Dokumente von mir digital drin, vom Vertrag bis zum Kontoauszug oder Rechnung (zw. mit automatischem Abruf, OCR, etc.) Da kommt WG auf keinen Fall mit

    Jetzt würde mich aber interessieren, warum Mein Geld hier nicht mitkommt. Dokumente digital ablegen, danach zu suchen mit vielen/allen weitere Mein Geld Daten siehe Screenshot zuver knüpfen.


    Weiter kannst du eigene Verschlagwortungsfelder und eigene Dokumentenarten definieren. Und das kostet keinen Euro mehr.


    Vielleicht hast du eben schon früher mit einem DMS begonnen. Ich bin mir nicht wirlich sicher, wie lange des die Dokumentenverwaltung gibt. Du kannst die Dokumente in dem dafür vorgesehenen Ordner ablegen und automatisch im Ordner benamen lassen oder du verknüpfst die Dokumente nur und legst diese in einer eigenen Ordnerstruktur ab. Die Dokuementenverwaltung kann das alles. Ich bin mir sicher, dass ich viele Funktionen sogar noch nicht erwähnt habe. Ich gehe auch davon aus, dass weitere Ergänzungen und neue Funktionen kommen werden.


    Gruß

  • Hallo Völkl,


    also ich habe hier tatsächlich eine andere Meinung.

    Jetzt würde mich aber interessieren, warum Mein Geld hier nicht mitkommt.

    Ich glaube aber auch nicht dass es fair wäre, wenn wir MG mit dem Ziel eines digitalen Dokumentenmanagement-Systems zu nutzen.

    Da ich mit dem Dokumentensystem in MG noch nicht viel gemacht habe, bin ich mir da nur zu 95% Sicher, aber hier mal meine Meinung:

    1. Automatische Vollständige Volltext-OCR bzw. Suche danach (war mein Hauptgrund), Filter, Suche, Tags, Schlagworte....
    2. MG läuft lokal und ist nur auf einem Gerät nutzbar, kein Web-Funktion, keine Handy App, Start der Software dauert knapp ne Minuten etc.,
    3. Automatischer Workflow, wenn ein Dokument per Email, Foto-App am Handy oder im Scanner oder irgendwo in einem Online-Postfach liegt, also ein digitaler Posteingang
    4. Massenverarbeitungsprozesse, Automatisierungen, etc.
    5. Daten Großteils andere und auch bzgl. Sicherheit anders zu behandeln, Doppelt-Speichern macht keinen Sinn....
    6. Automatische Vorausfüllung der Felder aufgrund historischer Dokumente bzw. automatische Namensvergabe, Sortierung in Ordner zB Jahr, Korrespondent, Dokumenttyen und Titeln
    7. Open Source und auf einem Laufwerk in einer sauberen Ordnerstruktur gespeichert und auch für die Zukunft flexibel zu sein
    8. .....

    Ich gebe schon recht, dass sich die Themen teilweise überschneiden und Teile auch mit MG nutzbar sein müssten. Aber alleine die ca. 10 Klicks bis ich ein Dokument in MG drin und verlinkt habe, das in einem für mich viel zu kleinem Fenster ist für mich echt nicht praktikabel.


    Hier mal 2 Use-Cases, wenn ich mal Dokumente hinzufüge oder wieder brauche:

    -Ich habe gestern zB alle meine Bank-Unterlagen der letzten 5-10 Jahre (ca. 600 Dokumente) in knapp 2h voll verarbeitet.

    -In 1 Sekunde Anmelden und 2 Sek Suchen habe ich das Dokument als PDF offen....


    Also ich glaube wir vergleichen wir Äpfel mir Birnen... Ich will hier auch keine Werbung machen, aber ich glaube das sind komplett verschiedene Tools mit verschiedenen Anwendungsfällen. Kannst Dir ja wenn Du willst auch selbst ein Bild machen, hier nur 1 Beispiel einer Demo: Startseite - Paperless-ngx


    Aber ich würde auch nicht auf die Idee kommen, das Tool für eine Buchhaltung zu nutzen, auch wenn es hier bestimmt paar Ansätze geben....

    Jedes Tool hat seinen Zweck und Sinn.... Ich habe jetzt schon bisschen über Wiso Mein Büro gelesen, hier soll es wohl auch paar Funktionen geben, die so ählniche Ansätze mitbringen, aber da ist mir dann Freeware bzw. Open Source doch lieber....

    Ich bleibe bei meiner Meinung, dass dass MG als echtes / vollständiges DMS nicht wirklich geeignet wäre und dafür auch nicht gemacht wurde. Deshalb würde ich gerne die Stärken beider Systeme verbinden und so noch einen größeren Nutzen schaffen.


    Aber die Frage nach Sinn und Unsinn eines DMS ist hier vermutlich auch etwas OT, dennoch hier der Versuch einer kleinen Erklärung weshalb ich 2 Tools betreibe :)

    Danke trotzdem für Deine Meinung....

  • Hier nun doch mal auf den Punkt gebracht. Wir sprechen hier von einer Anwendung für den Privatbereich und um die privaten Dokumente integriert zu verwalten und zu digitalisieren.

    Im B2B ist eine andere Qualtität gefordert. Hier ist meiner Meinung auch Paperless-ngx überfordert und erst auf dem Weg. Ich kann das beurteilen, da ich DMS System der Marktführer seit 1995 kenne.

  • Hallo Völkl,


    dann sind wir doch glaube einer Meinung :)


    Ich bin wie geschrieben Privatanwender - wie hier vermutlich die meisten. Für meinen Anwendungsfall ist das Paperless ganz gut geeignet, B2B Tools zu groß und teuer, MG zu klein bzw. zu starr.... Andere hier nutzen ecoDMS .... Also scheint es ja einen gewissen Bedarf für diesen Case zu geben....


    Aber wenn Du Du Dich doch so gut in der Materie auskennst (und sorry dass ich das nicht wusste), dann verstehe ich Deine Frage aus dem letzten Post nicht mehr.... Nunja, lassen wir das.... Danke auf jeden Fall!


    Also ich bleibe bei meinem Punkt - und das ist für mich weiterhin eine Lücke in MG, dass hier im Forum, das aktiv nach Verbesserungsvorschlägen fragt, ein Feld für eine Verlinkung nach einem Externen Dokument Sinn machen würde...


    Schönen Abend Euch

  • Also ich bleibe bei meinem Punkt - und das ist für mich weiterhin eine Lücke in MG, dass hier im Forum, das aktiv nach Verbesserungsvorschlägen fragt, ein Feld für eine Verlinkung nach einem Externen Dokument Sinn machen würde...

    Aber nur für die Anwender, die das aus brauchen. Und ich kann mir beim besten Willen nicht vorstellen, daß das die Masse der MG-Anwender sein soll.

    Es gibt in MG eine Dokumentenverwaltung, die für die Zwecke der meisten Anwender ausreichend ist, wage ich zu behaupten.


    Mal davon abgesehen, was machst Du, wenn sich etwas an der Schnittstelle Deiner DV ändert. Willst Du dann wirklich alle Links in MG per Hand ändern?


    Aber um das klarzustellen: natürlich kann hier jeder vorschlagen, was er möchte und für verbesserungswürdig hält. Und es ist halt in einem Anwenderforum normal, daß darüber diskutiert wird.


    Wie die Entwickler bzw. Programmverantwortlichen bei Buhl entscheiden, wissen wir nicht. Das steht auf einem anderen Blatt.

  • Hallo Billy,

    alles klar, danke!


    Kurze Erklärung zu deiner Frage:

    Mal davon abgesehen, was machst Du, wenn sich etwas an der Schnittstelle Deiner DV ändert. Willst Du dann wirklich alle Links in MG per Hand ändern?

    Ich hatte mir dazu auch schon Gedanken gemacht.

    Idealerweise passt man (aus meinem Vorschlag heraus) nur in den globalen Einstellungen den Pre- bzw Post-ID-Linkanteil an und schon alles erledigt.


    Wenn das nicht gehen würde und nur ein fester Link gespeichert wäre (fester Strings), müsste man dann halt ggf. alle 5 oder 10 Jahre, das einmalig mit einem Export raus ziehen, per Suche / Ersetze im Excel anpassen und einmalig zurückspielen.... Nicht schön aber lösbar - oder?


    Euch einen schönen Tag!

  • Die Dokuementenverwaltung kann das alles. Ich bin mir sicher, dass ich viele Funktionen sogar noch nicht erwähnt habe. Ich gehe auch davon aus, dass weitere Ergänzungen und neue Funktionen kommen werden.

    Das steht doch auch völlig außer Frage, aber es gibt halt Nutzer, die eine andere Software verwenden und da wäre es toll, wenn MG eine Möglichkeit anbietet, auch diese zu integrieren!



    Mal davon abgesehen, was machst Du, wenn sich etwas an der Schnittstelle Deiner DV ändert. Willst Du dann wirklich alle Links in MG per Hand ändern?

    Mit diesem Risiko muss man immer leben, wenn man zwei unterschiedliche Anbieter verknüpft. Aber das ist dann mein Problem und sollte die Entscheidung der Entwickler nicht beeinflussen.



    Wie die Entwickler bzw. Programmverantwortlichen bei Buhl entscheiden, wissen wir nicht. Das steht auf einem anderen Blatt.

    Das ist so, aber ich fände es wie gesagt auch eine ganz tolle Erweiterung, die ja auch schon seit Jahren nachgefragt wird.

  • Mit diesem Risiko muss man immer leben, wenn man zwei unterschiedliche Anbieter verknüpft. Aber das ist dann mein Problem und sollte die Entscheidung der Entwickler nicht beeinflussen.

    Natürlich beeinflusst das die Entwickler, denn so ist das nur halbgar und wenn es soweit ist, wird sich niemand mehr daran erinnern wollen, dass man das in Kauf nimmt (sie Screenparser).

    Das ist so, aber ich fände es wie gesagt auch eine ganz tolle Erweiterung, die ja auch schon seit Jahren nachgefragt wird.

    Von einem sehr überschaubaren Anwenderkreis. Und Du weißt es doch: das Alter eines Verbesserungsvorschlages ist nun wirklich kein entscheidendes Kriterium für die Umsetzung.

  • wird sich niemand mehr daran erinnern wollen, dass man das in Kauf nimmt (sie Screenparser).

    Das verstehe ich nicht. Wenn man da ein Linkfeld einbaut, mit dem der Anwender machen kann, was er will, kann es den Entwicklern doch völlig egal sein, was im Endeffekt damit gemacht wird. Einfach die Standard-Antwort "War ein Kundenwunsch" und fertig. Die Idee von Timm_K ist toll, aber ein einfacher Link würde schon sehr helfen und wäre nur ein zusätzliches Feld in der Datenbank.


    Man kann es bei technischen Anschaffungen ja auch als Link zur Bedienungsanleitung oder bei Amazonkäufen als Link zum Artikel. Da sind der Phantasie doch keine Grenzen gesetzt.


    Den Hinweis mit Screenparser verstehe ich nicht.

  • Jetzt würde mich aber interessieren, warum Mein Geld hier nicht mitkommt.

    Kurze Frage dazu:

    Wie können mein Sohn und meine Frau auf die Dokumente in MG zugreifen? Ich bin bisher immer davon ausgegangen, dass die Software nicht mehrbenutzerfähig ist. Oder ist das bei den Dokumenten anders?

  • Wie können mein Sohn und meine Frau auf die Dokumente in MG zugreifen?

    Jeder der Zugriff auf die Datenbank hat, kann die Dokumente einsehen. Es gibt auch einen Ordner auf dem Dateisystem dazu. Hier sind aber die Dokumente nur mit einer Nummer benannt. Das wäre schwierig. Sind die Dokumente nur mit Mein Geld verknüpft, gibt es einen Ordner mit dem Dokumenten und diese sind dann sicherlich historisch sprechend benannt. Der sinnvoller Weg ist allerding Mein Geld weil dort ja auch die Verknüpfung mit ander Daten wie Buchungen, Notizen, Verträge usw. vorhanden sind.

  • Das verstehe ich nicht. Wenn man da ein Linkfeld einbaut, mit dem der Anwender machen kann, was er will, kann es den Entwicklern doch völlig egal sein, was im Endeffekt damit gemacht wird. Einfach die Standard-Antwort "War ein Kundenwunsch" und fertig.

    Und gerade Du möchtest mir weiß machen, daß Du Dich damit abfinden würdest. Selten so gelacht.

    Die Idee von Timm_K ist toll, aber ein einfacher Link würde schon sehr helfen und wäre nur ein zusätzliches Feld in der Datenbank.

    So einfach ist das nun nicht.

    Man kann es bei technischen Anschaffungen ja auch als Link zur Bedienungsanleitung oder bei Amazonkäufen als Link zum Artikel.

    Keine Ahnung, was mir das sagen soll.

    Den Hinweis mit Screenparser verstehe ich nicht.

    Solltest Du aber.