Hallo,
in § 147 Abs. 2 AO ist geregelt, dass für alle Unterlagen mit Ausnahme von Jahresabschlüssen, Eröffnungsbilanz und Zollunterlagen i.S.d. § 147 Abs. 1 Nr. 4a AO, die Archivierung auf einem Bild- oder Datenträger, mit der Möglichkeit der jederzeitigen originalgetreuen Wiederherstellung, ausreichend ist. Sprich solange die digital abgelegten Dokumente vollständig und nicht veränderbar sind, ist das (bis auf die Ausnahmen) in Ordung. :idea:
Vielleicht hilft das:
Vorsicht mit Originalbelegen! - Dem Fiskus reichen zumeist Kopien als Nachweis aus
Vermeiden Sie, wenn möglich, Originalbelege beim Finanzamt einzureichen. In der Regel werden auch Kopien/Abschriften von Belegen als Nachweise anerkannt, ausgenommen für die Anerkennung von Steuerabzugsbeträgen. Geben Sie dennoch Originale ab (z.B. bei der Abgabe von Bescheinigungen zu vermögenswirksamen Leistungen), dann empfiehlt es sich, sicherheitshalber eine Kopie für Ihre Unterlagen zu machen, damit Sie bei Verlust der Belege noch einen Nachweis haben. Dies hat auch den Vorteil, dass Sie bei späteren Rückfragen immer genau wissen, welche Belege dem Finanzamt vorgelegen hatten.Wenn Sie sich die Kopien sämtlicher Belege ersparen wollen, können Sie Ihre Steuererklärung an einem Sprechtag oder nach vorheriger Vereinbarung auch persönlich bei Ihrem zuständigen Sachbearbeiter abgeben. Dieser schaut sich die Belege dann sofort an und macht einen Vermerk, dass die notwendigen Belege vorgelegen haben. Diese Methode hat auch den Vorteil, dass anstehende Fragen gleich persönlich geklärt werden können. Sie setzt allerdings voraus, dass man eine etwaige Scheu vor dem Kontakt mit dem Finanzamt überwindet und die zu prüfenden Unterlagen nicht zu umfangreich sind.
Quelle: <!-- m --><a class="postlink" href="http://www.beamte4u.de/1103.html">http://www.beamte4u.de/1103.html</a><!-- m -->
Aber wie das mit digitalen Kopien aussieht, kann ich dir nicht sagen.
Im Zweifelsfall beim Finanzamt nachfragen, würde ich sagen...
Gruß
Klar gehen auch digitaliserte Kopien aber bitte dann in einem Format abspeichern das jeder lesen kann z.b. pdf. Ansonsten muß du trotzdem immer eine doppelte Sicherung fahren auch digitalisiert.
Scheuermann sagt, daß die digitale Kopie reicht, wenn sie nicht veränderbar ist. Wie mache ich solche Kopien? Sind nicht alle Dateien veränderbar, fragt sich nur, mit welchem Aufwand?
Hallo Angefangener,
selbstverständlich hast du recht, doch ist es immer wieder eine Frage des Aufwands. Aktuell gibt es noch einen Streit darüber in welcher Form diese Belege einzureichen sind. Genügt eine digitale Belegerfassung anhand einer Software? Sind die Belege einzuscannen und als TIF oder PDf einzureichen? Letzteres sind Formate, die sicherlich den Ansprüchen genügen, denn hier professionell Scans zu verändern, ist doch recht schwierig und die notwendigen Kenntnisse sind der "breiten Masse" (im Regelfall noch) nicht zugänglich.
Mittlerweile ist es so, dass Steuerdaten digital prüfbar sein müssen bzw. dass digital erstellte Daten überprüfbar sein müssen. Geregelt wird dies durch die GDPdU, die "Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen".
Hierzu folgendes:
Zitat
Durch die im Rahmen des Steuersenkungsgesetzes vom 23.10.2000 festgelegten Änderungen der Abgabenordnung erhält die Finanzverwaltung ab dem 1.1.2002 im Rahmen von Betriebsprüfungen weitgehende Zugriffsrechte auf die Datenverarbeitungs-Systeme von Unternehmen.
Ein Betriebsprüfer bekommt den Auftrag, einen Betrieb oder ein Unternehmen zu prüfen. Für bestimmte Prüfungsfelder und Prüfungszeiträume beschließt der Betriebsprüfer, die Daten unter Zuhilfenahme von Prüfungssoftware zu analysieren. Entsprechend gibt der Betriebsprüfer dem Unternehmen die Prüfung an sich und die Prüfungsschwerpunkte bekannt.
Bei der Prüfung erhält der Betriebsprüfer vom Unternehmen oder dessen Steuerberater Datenträger (i.d.R. eine oder mehrere CD-ROMs). Auf den CD-ROMs sind steuerrelevante Daten und beschreibende Daten enthalten, um die Daten ohne weitere Erklärungen einzulesen. Gemäß den Prüfungsschwerpunkten sucht der Prüfer die ihn interessierenden Tabellen heraus und liest die entsprechenden Daten-CD-ROMs ein. Sobald die Daten in die Analysesoftware importiert sind, führt der Betriebsprüfer eine oder mehrere Analysen - teilweise durch Makros automatisiert - aus. Um die Sicherheit der Computer der Prüfer zu gewährleisten, sind diese mit Zugriffsschutz-Software und ggf. Anti-Viren-Software ausgestattet.
Quelle: <!-- m --><a class="postlink" href="http://www.gdpdu.de">http://www.gdpdu.de</a><!-- m -->
Dies geht zwar schwerpunktmäßig in eine etwas andere Richtung, doch ist der Weg hin zur Digitalisierung mehr als deutlich. Und letztlich hat bislang jeder Finanzbeamte einen gewissen Entscheidungsspielraum innerhalb dessen sich einige Fragen sicherlich klären lassen. Eine Anfrage bei dem zuständigen Beamten ergibt da bestimmt etwas.
Generell muss man sagen, dass aktuell auch die Abgabe der Lohnsteuerbescheinigungen per ElStEr noch in den Kinderschuhen steckt. So gab es, obwohl diese Regelung seit dem 01.01.2005 in Kraft ist, noch im März Finanzämter, die noch nicht über die technischen Voraussetzungen oder das notwendige Wissen verfügten, elektronische Lohnsteuerprüfungen durchzuführen.
Die Praxis hingt den gesetzlichen Anforderungen leider noch immer ein wenig hinterher. Ergo: vieles hängt sicherlich von der Fortschrittlichkeit des jeweiligen Finanzamts und dem Ermessensspielraum des Finanzbeamten ab.
Hallo Kollegen,
also dieses Thema Dokumentverwaltung interessiert mich auch schon eine ganze Weile. Wo könnte man sich mehr darüber informieren über die Zusammenhänge der kompletten Dokumentenverwaltung? 
Wie gestaltet sich das, welche Geräte braucht man, welche Programme sind gut dazu, wie abspeichern und das ganze darum herum eben.
Bei uns ist es wohl schon im Gespräch, aber bis wir >Kleine Angestellten< darüber die Info's bekommen, das dauert...
Ich wüßte aber gerne schon im Vorfeld was man dabei besser beachten sollte, um nicht ins nächste Fettnäpfchen zu tappen.
Ein hilfreicher Tipp wäre da sehr nützlich. :idea:
mfg quarxs
