Belege ordnen / sortieren und Belegnummern vergeben ???

    Ich weiss es gibt da keine festen Regeln, aber wie kann ich am sinnvollsten meine Belege ordnen oder sortieren ???


    Folgende Fragen:


    1.) Muss ich Ausgangsrechnungen und Eingangsrechnungen in einen Ordner sortieren ?


    2.) Trennt Ihr Kasse, Verrechnung und Firmenkonto in unterschiedliche Ordner ?


    3.) Wo ist der Unterschied zwischen Kasse und Verrechnung, bzw. wo bucht Ihr die Belege die mit der (privaten) Kreditkarte bezahlt wurden ?


    4.) Wo heftet Ihr die Kontoauszüge des Firmenkontos ab ? Im Belegordner oder in einem separaten Ordner ?


    5.) Wie verteilt Ihr die Belegnummer ? Macht Ihr jeweils eigene Nummernfolgen für Eingang und Ausgang, bzw. für Kasse, Verrechnung und Firmenkonto ?


    Vielen Dank für Eure Tips schonmal im vorraus !!!

    Hallo Stormmaster,


    also ein Kassenbuch, sprich ein Ordner, wo alle Barbelege drin sind. Numeriert per Jahr von 1 - xxx ist nicht unüblich und dann einen Ordner für die Kontoauszüge mit den jeweiligen Belegen dahinter. Die privaten Belege mußt Du nicht dahinter heften.


    Ich z. B. buche Einzahlungen von der Kasse an die Bank auf dem Kassenkonto und buche dann auf Verrechnungskonto. Dann, wenn auf dem Bankkonto gutgeschrieben ist, vom Verrechnungskonto zurück auf die Bank. Somit ist mein Verrechnungskonto am Ende der Buchungsperiode auf Null. Also keinen extra Ordner für die Verrechnungsbelege. Die sind ja entsprechend in der Kasse (Bareinzahlungsbeleg) und auf dem Konto "Bank" (hier der Kontoauszug mit der Gutschrift) hinterlegt.


    Ausgangsrechnungen heftest Du dann im Bankordner hinter den jeweiligen Kontoauszügen ab, wenn die Kunden überwiesen haben. Bei EÜR gilt ja erst der tatsächliche Zahlungseingang als "echt". Eingangsrechnungen heftest Du hinder den Kontoauszügen im Bankordner ab, wenn Du sie bezahlt hast, d. h. sie von Deinem Konto abgebucht sind.


    Ich habe mir für die Belege, die noch nicht abgebucht, bezahlt oder überwiesen sind, einen Pultordner von A - Z angelegt. Kommt also eine Eingangsrechnung, die erst nach 30 Tagen abgebucht wird, kann ich sie ja noch nicht in den Bankordner heften, weil noch die Zuordnung (sprich der Kontoauszug) fehlt. So kann ich, wenn ich die Auszüge buche, mit einem Griff die Rechnung von Lieferant X finden und nach dem Buchen eben entsprechend hinter den Kontoauszug abheften.


    Die Kassenbelege solltest Du tatsächlich auch zeitgleich buchen. Ich weiß, auch aus eigener Erfahrung, daß das nicht immer möglich ist, weil mal wieder keine Zeit ist, aber es ist einfach praktischer, weil man sich nicht im Datum verhaut.


    Schön ist dann, daß Du jeden Tag den aktuellen Stand von Kasse und Bank hast und nicht lange hin- und herrechnen müßtest, falls Du doch mehr ausgegeben hast, als in der Kasse ist. Das passiert natürlich niemandem, weil es gar nicht möglich ist ! Also rein hypothetisch. :)


    Hoffe, das hilft.


    Gruß,
    Pap

    Vielen Dank für die ausführliche Antwort !!!


    Kannst Du mir eben nochmal mitteilen wie Du dann die Belegnummern vergibst ? Trennst Du dort die beiden Ordner Bank und Kasse ? Trennst Du in den jeweiligen Ordnern dann auch noch Ein- und Ausgang ???


    Nach welchem System hast Du die Nummer kreiert ???


    Kannst Du mir vielleicht ein Beispiel geben ? Danke schonmal im vorraus...

    Ganz einfach:
    Kasse am 01.01. mit Beleg Nr. 1 anfangen un dann kommst Du je nach Anzahl der Buchungen auf z. B. 357 per 31.12.2007. Am nächsten 01.01. fängst Du dann wieder mit 1 an.


    Bank am 01.01. mit Belegnummer 1 anfangen.
    Wenn Du die Bank nicht numerierst, ist es auch OK. Zumindest bei kleineren Betrieben mit EÜR. Du könntest auch auf die jeweiligen Anlagen der Kontoauszüge die Kontoauszugsnummer pinseln. Per Hand draufschreiben.


    Da es unterschiedliche Ordner (buchhalterisch gesehen: unterschiedliche Konten) sind, ist es kein Problem., wenn beide mit der Belegnummer 1 anfangen.


    Und: Du trennst ja nicht nach Ein- und Ausgaben.
    Beispiel: Ein Kontoauszug besteht aus 3 Seiten mit Überweisungen von Kunden und Zahlungen an Lieferanten. Wie gesagt, Du hast ja nur ein Bankkonto, auf dem beides (-/+) gebucht wird. Jeden Beleg hinter die entsprechende Buchung des Kontoauszuges.


    Also: alles, was bar bezahlt ist oder bar vom Kunden bezahlt wurde: Ab in die Kasse.


    Alles, was überwiesen wird, oder auf dem Bankkonto als Zahlung eingeht, ab in die Bank.


    Schalten Sie demnächst wieder ein, wenn es heißt.... :lol: