Archivierung der Daten aus Vorjahren

  • Hallo in die Runde,


    gibt es irgendwo eine Möglichkeit die Daten und somit auch die aktuell nichtmehr benötigten Adressdaten aus den Vorjahren zu archivieren.


    Stelle mir das so vor, dass ich die gesamten Daten vor einem bestimmten Zeitpunkt ausblenden kann und somit die Adreß- und Kontendaten auch nicht mehr immer im Programm mit auftauchen. Habe das mit schon mit der Deaktivierung in der Kategorie Adressen versucht - leider werden diese Daten aber immer wieder mit aufgeblendet.


    Bin für jeden Tip dankbar. ;)


    Mit freundlichen Grüßen


    Wintermedia

    • Offizieller Beitrag

    gibt es irgendwo eine Möglichkeit die Daten und somit auch die aktuell nichtmehr benötigten Adressdaten aus den Vorjahren zu archivieren.


    Ja, so in etwa gibt es diese Möglichkeit, wenn auch mit etwas Aufwand. ;)


    Zuerst erstellst du ein Archivkonto und überträgst dorthin die ältere Umsatzdaten. Danach wechselst du in die Adressverwaltung, ermittelst mit Hilfe des Filters "Empfänger/Auftraggeber nach Konto" die zutreffenden Empfänger und deaktivierst diese. In Bankformularen tauchen die Empfänger danach nicht mehr auf. Über den gleichen Filter aktivierst du nun alle Konten bis auf das Archivkonto. Jetzt wechselst du in die Kontoverwaltung, schließt das Archivkonto und blendest es aus. Damit der Saldo im Quellkonto passt erstellst du noch eine Ausgleichsbuchung, idealerweise mit Buchungs-/Wertstellungsdatum der aktuellsten "Archivbuchung".


    Entspricht das ungefähr deinen Vorstellungen?


    Zum Ausprobieren empfehle ich das mit einer Kopie deiner Datenbank zu tun. Wie Buchungen verschoben werden und was dabei zu beachten ist hat Dirk in seinem Tipp "Änderung des Kontotyps" zusammengefasst, wobei du Schritt 3 + 4 einfach auslässt.


    http://www.wiso-software.de/forum/index.php?page=Thread&threadID=30458


    Gruß
    Jürgen

  • Offensichtlich hat Buhl gesigt bzw. die zahlenden Kunden haben nach 2009 aufgegeben, ein Archivierungs-Modul zu verlangen.
    Die einige Möglichkeit den Datenberg zu reduzieren ist Aufwendig, fehlerträchtig Löschen von Daten und Erzeugen einer Jahresabschlussbuchung pro Konto. Selbst wenn man alles richtig gemacht hat, ist das Ergebnis unbefriedigend.
    Hat man ein Zürückliegendes Jahr gebastelt, darf es nicht wieder aufgerufen werden, weil in diesem Fall alle nichtausgeführten Buchungen, die in der Zahlungsverwaltung hinterlegt sind vom Programm eingeklagt werden. Das macht keinen Sinn.
    Eine Archivierte Datei sollte nur soweit aktiviert werden können, dass Buchungen eingesehen werden können. In einem archivierten Stand darf nichts mehr geändert werden.
    Im Grunde sollte eine Buchung auch im aktuellen Jahr nicht gelöscht werden können, sondern nur durch eine Storno-Buchung korrigiert werden.


    Hat sich eigentlich Buhl schon jemals zum Thema Archivung geäußert?


    Gruß Gerd

    • Offizieller Beitrag

    Hat sich eigentlich Buhl schon jemals zum Thema Archivung geäußert?

    Das Thema wurde seit 2009 hier mehrfach diskutiert. Man hat sich seitens Buhl dazu entschlossen, von einer Umsetzung abzusehen, da im Gegensatz zu früheren MG-Versionen die Vernetzung der Datensätze in MG mittlerweile so komplex ist, daß eine Umsetzung zu hohen Aufwand bedeuten würde.
    Das kann zumindest ich nachvollziehen. Zumal es als Privatanwender für mich keinen plausiblen Grund gibt, etwas archivieren zu wollen. Damit sehe ich es natürlich anders als User, die MG für buchhalterische Zwecke verwenden (ich kenne u.a. die DATEV-Software relativ gut) - das ist mir klar.