Wie sicher ist die Dokumentenverwaltung ?

  • Hallo allerseits,


    ich komme immer mehr auf den Geschmack, und benutze nach und nach immer mehr Möglichkeiten des Haushaltsbuches. Als neustes Bestücke ich jetzt die Dokumentenverwaltung mit allerhand Dokumenten. Durchaus auch sensible Dokumente die ich keinesfalls in der Öffentlichkeit sehen möchte.


    Just in diesem Moment ist mir der Gedanke gekommen, ob ich da nicht etwas leichtsinnig geworden bin. Schließlich lege ich sonst immer allergrößten Wert darauf kein unnötiges Risiko ein zu gehen, und jetzt scanne ich Dokumente die auf einen PC mit Internetverbindung abgelegt werden.


    Grundsätzlich würde ich sagen das ich gut bis sehr gut über Absicherungsmöglichkeiten und Schutzmaßnahmen für meinen PC informiert bin, und diese auch konsequent anwende. Es darf auch ruhig mal was kosten, wenn ich dafür auch einen Mehrwert gegenüber kostenlosen Angeboten bekomme. Seit nunmehr 6 Jahren habe ich keine Schädlinge auf meinen PC entdecken können. Aber man weiß ja nie...


    Daher jetzt meine Frage. Wie werden die eingescannten Dokumente abgelegt? Soweit ich das überblicke bis jetzt, würde ich sagen als Bilddatei (jpg). Sind die Dateien verschlüsselt oder könnten die auch außerhalb vom Haushaltsbuch geöffnet werden?


    Wenn dem so ist, möchte ich die Dateien mit externer Software und einem 256bit Schlüssel verschlüsseln. Wie wird sich das Haushaltsbuch dann verhalten? Werden die Dokumente weiterhin geöffnet werden können. Gibt es eventuell eine Möglichkeit mit dem Haushaltsbuch die gescannten Dokumente zu verschlüsseln?


    Zur Info: Ich arbeite mit der Version 11.01.01.50, Windows XP pro SP3


    Vielen dank schon mal im voraus


    der OrgaMan

  • Daher jetzt meine Frage. Wie werden die eingescannten Dokumente abgelegt?

    Als JPG, PNG oder PDF - je nachdem, was Du als Ziel ausgewählt hast.


    Sind die Dateien verschlüsselt

    Nein.


    könnten die auch außerhalb vom Haushaltsbuch geöffnet werden?

    Ja. Kann jeder machen, der auf das Dokumentenverzeichnis unterhalb Deines MG-Datenbankverzeichnisses Zugriff hat. Die Files befinden sich z.B. im Verzeichnis \Datenbankverzeichnis\[Datenbankname].Dokumente und haben als Dateinamen Nummern.


    Wenn dem so ist, möchte ich die Dateien mit externer Software und einem 256bit Schlüssel verschlüsseln. Wie wird sich das Haushaltsbuch dann verhalten? Werden die Dokumente weiterhin geöffnet werden können.

    Was hindert Dich daran, es einfach auszuprobieren?


    Gibt es eventuell eine Möglichkeit mit dem Haushaltsbuch die gescannten Dokumente zu verschlüsseln?

    Nein.


    Gruß
    Dirk

  • Schon mal vielen dank für deine Bemühungen.


    Zitat

    Was hindert Dich daran, es einfach auszuprobieren?

    Weil ich keine Lust habe durch unbedachtes herum experimentieren alle Arbeit nochmal machen zu müssen. Hätte ja sein können das jemand schon Erfahrung damit hat und mich vor Fehlern hätte warnen können.


    Vielleicht findet sich ja noch jemand...


    Vielen dank bis dahin

  • Ich verwende dieses Programm nicht, aber ich denke, so müsste es funktionieren:


    1. Möglichkeit:
    Ordner mit den Dokumenten verschlüsseln (z.B. mit Truecrypt) - vorher aber zur Sicherheit mal ne Kopie verwenden.
    2. Pfad des Haushaltsbuches für die Dokumentenverwaltung auf ein fiktives Laufwerk legen (z.B. W:)
    3. Vor Gebrauch des Haushaltsbuches Daten entschlüsseln in dieses fiktive Laufwerk.


    2. Möglichkeit:
    Den Ordner in dem das Haushaltsbuch liegt komplett verschlüsseln und bei Gebrauch entschlüsseln.

  • Hi emmef,


    ich habe es jetzt mal so ausprobiert wie von dir angeregt. Und tatsächlich klappt das wunderbar.


    Der Ordner mit den Dokumenten ist leicht zu finden und dann habe ich alle Dokumente darin verschlüsselt. Wenn ich jetzt das Haushaltsbuch öffne, funktioniert alles einwandfrei. Lediglich die Buchungen welche mit Dokumenten hinterlegt sind zeigen mir statt des Dokuments den Speicherpfad an und weisen auf das fehlen der Datei hin.


    Nach dem entschlüsseln kann die Datei einfach wieder verwendet werden als wäre nichts passiert.


    Aus meiner Sicht kann man so gut arbeiten. Ich scanne ja nicht jeden Tag Dokumente bzw. such auch nicht ständig gescannte Dokumente, so das der minimale Mehraufwand im Verhältnis zum extrem hohen Sicherheitsgewinn, absolut vertretbar ist.


    Ich würde allen paranoiden Sicherheitsfanatikern wie meiner einer, die gleiche Vorgehensweise ans Herz legen.


    Vielen dank für deinen Vorschlag

  • Ich würde allen paranoiden Sicherheitsfanatikern wie meiner einer, die gleiche Vorgehensweise ans Herz legen.


    Sandro hatte dazu mal eine Anleitung verfaßt. Die bezog sich zwar auch den großen Bruder des Haushaltsbuchs in einer älteren Version, gilt aber im Prinzip nach wie vor und ist auf das Haushaltsbuch 2010 anwendbar.


    Gruß
    Dirk