Mein Büro für Ing.-Dienstleister?

  • Ich habe mir heute, etwas oberflächlich, Mein Büro bzw. die Teilmenge „Umsatzsteuer“ angeschaut. Komme da auf keine nutzbare Funktionalität für mich. Gibt es ggf. andere Tools bei Buhl?


    Vorweg ich verkaufe keine Schuhe bei ebay o.ä. sondern Ing.-Dienstleistungen im Werkvertrag.


    Im Moment habe ich folgende Dokumente die ich verwalten müßte und die teilweise mit USt. Behaftet sind. Für die ich also Voranmelden und die Jahres Erklärung machen muss:


    Dokumente Einnahmen:


    1. Angebot (mit Index), diese sind unterumständen sehr umfangreich zumal 20-50 A4 Seiten Text und ggf. auch spezifische Bilder. Die Bearbeitung von Dokumenten ist in „Mein Büro“ rudimentär ersatzweise kann man keine eigenen Dokumente anhängen?


    2. Bestellung des Kunden als PDF anzuhängen an den Datensatz, weil ggf. Änderungen zum Angebot enthalten sind.


    3. Bestellannahme meinerseits als PDF.


    4. Abnahmeerklärung von mir verschickt an den Kunden und dann Abnahmeerklärung vom Kunden Unterschieben zurück gefaxt. Je als PDF.


    5. Dann die Rechnung.


    Dokumente Ausgaben:


    1. Rechnungen sofort abgeschieben werden können


    2. Rechnungen die als Anlagen über mehrere Jahre abgeschrieben werden, mit Verlauf.


    Die Struktur kann ich scheinbar in „Mein Büro“ nicht abbilden?


    Im Moment verwalte ich alles in Papierordnern, und als PDF auf Festplatte. USt mache ich mit „Steuer-Sparbuch“ . Hier muss ich aber einmal die Voranmeldung machen und dann für die USt Erklärung noch mal alles eingeben, dies scheint nicht verbunden zu sein? Und Belege lassen sich nicht einbinden.

    Mfg Oli

    • Offizieller Beitrag

    Hallo Oli

    Ich habe mir heute, etwas oberflächlich, Mein Büro bzw. die Teilmenge „Umsatzsteuer“ angeschaut. Komme da auf keine nutzbare Funktionalität für mich. Gibt es ggf. andere Tools bei Buhl?

    Wenn Sie zu der Schlussfolgerung kommen, macht es auch keinen Sinn, alles zurechtzureden.
    Das Beste bei BUHL ist wohl WISO Kaufmann, umfangreich, aber auch wesentlich komplizierter. Ich kenne ihn nicht, aber habe gehört, Sie können nicht sehen, wo ein darin geschriebener Brief dokumentarisch festgehalten wird. Mehr weiss ich nicht.

    Im Moment habe ich folgende Dokumente, die ich verwalten müßte und die teilweise mit USt. Behaftet sind. Für die ich also Voranmelden und die Jahres Erklärung machen muss:

    • Mein Büro ist ideal organisiert, um Angebote, Aufträge und daraus Rechnungen zu erstellen und zu verwalten.
    • Ebenso Briefe - wie Sie rudimentär nennen - weil es nicht Word ist. ABER es läßt prima alles beisammen halten und sie können zu jedem > Kunden unter > Details > Dokumente ihre Word Dokumente einfach ablegen. Nahezu innerhalb jeden Vorganges gibt es die Ablage Dokumente für alle möglichen Doku's.
    • Alle Vorgängen lassen sich als PDF verarbeiten.
    • Beim Absenden können sie keine weiteren Dokumente hinzufügen. In dem Fall gehen Sie in Ihr Email Fach und versenden von dort die Mein Büro Vorgänge und angehängte Dokumente.
    • USTVA und amtliche EÜR lassen sich hervorragend und TOP bewältigen und sind sehr übersichtlich in der Auswertung!!
      Die Umsatzsteuer wird erfasst über den Vorgang > Rechnung bzw > Finanzen Rechtsklick > Ausgaben.
      2 Bankkonten online zum Rechnungsabgleich sind mit der Standardversion integriert.

    1. Angebot (mit Index), diese sind unter Umständen sehr umfangreich zumal 20-50 A4 Seiten Text und ggf. auch spezifische Bilder. Die Bearbeitung von Dokumenten ist in „Mein Büro“ rudimentär, ersatzweise kann man keine eigenen Dokumente anhängen?

    • Das ist aus meiner Sicht problemlos möglich und anpassbar. Sie benutzen den Einleitungstext. Unter > erweitert gibt es ein Feld > Angaben zum Projekt.
    • Für Bilder gibt es Vorlage Angebot mit Bildern online in der Druckansicht zum Downloaden. Da müssten sie selber austesten wieweit Bilder in der jeweiligen Menuleiste hinzugefügt werden können.
    • Index (?) Sie haben individuelle Felder oder eine Bestell/Referenznummer des KD (Angebot nach Rechnung) zum Steuern, Filtern Sortieren und Einfügen im Einleitungstext oder in Artikelbschreibung oder per Vorlagen Designer.
    • Beim Absenden können sie keine weiteren Dokumente hinzufügen. In dem Fall gehen Sie in Ihr Email Fach und versenden von dort die Mein Büro Vorgänge und angehängte Dokumente.

    2. Bestellung des Kunden als PDF anzuhängen an den Datensatz, weil ggf. Änderungen zum Angebot enthalten sind.
    3. Bestellannahme meinerseits als PDF.
    4. Abnahmeerklärung von mir verschickt an den Kunden und dann Abnahmeerklärung vom Kunden Unterschieben zurück gefaxt. Je als PDF.

    • zu 4. Mit Vorgang Briefe wohl zu bewältigen.
    • Die andren obigen Punkte müssen Sie durchprüfen. In jedem Vorgang können die Titel Bestellung etc etc über Vorlagen Designer angepasst werden.

    1. Rechnungen sofort abgeschrieben werden können

    Natürlich, sowie sie bezahlt sind: Istversteuerung oder bei Sollversteuerung mit der Erfassung.

    2. Rechnungen die als Anlagen über mehrere Jahre abgeschrieben werden, mit Verlauf.
    Die Struktur kann ich scheinbar in „Mein Büro“ nicht abbilden?

    • Anschaffungen als Anlagen abschreiben geht natürlich: Standardmässig möglich Siehe > Stammdaten > Anlageverzeichnis.
      > Finanzen Bank Kasse > Ausgabe
      einem > Anlagegut direkt zuordnen oder einer > Eingangsrechnung
    • Brauchen sie Eingangsrechnungen, nehmen Sie das Modul Banking+ Testphase 30 Tage gratis. Darin können sie die ER einscannen.
    • Es gibt weiterhin die klassische Schlußsrechnung mit Abschlagsrechnungen mit Teilanzahlungsbeträgen oder eine Schlußrechnung mit kumulierter Positionsdarstellung (VOB).

    Im Moment verwalte ich alles in Papierordnern, und als PDF auf Festplatte. USt mache ich mit „Steuer-Sparbuch“ . Hier muss ich aber einmal die Voranmeldung machen und dann für die USt Erklärung noch mal alles eingeben, dies scheint nicht verbunden zu sein? Und Belege lassen sich nicht einbinden.

    WISO Steuer Spar Buch kenne ich nicht. Dafür scheint es aber nicht gut geeignet zu sein um Angebote, Rechnungen etc zu verwalten.


    Für Detailfragen bitte berücksichtigen: jeweils ein eigenes neues Thema zu erstellen macht mehr Sinn.
    Sie stellen zuviele Fragen auf einmal. Wer will sich das alles zum Beantworten zumuten? Diese Beratung kostete Sie und mich jetzt meine wertvolle Zeit. :) :love: 60 € netto :beer: Aber fragen sie ruhig weiter. Noch ist es kostenlos.


    Samm

  • Vielen Dank für die sehr ausführlichen Antworten. Bitte Bescheid sagen ab wann es Kostenpflichtig wird :D


    Ich war bislang sehr zufrieden mit Wiso Produkten, verwende z.B. auch „Mein Geld“ und eben jedes Jahr des Steuersparbuch. Daher wollte ich auch nach der Büro Software schauen!


    Vielleicht gehen wir etwas ins Detail? Mit der Bearbeitung der Vorlagen würde ich auch ohne MS Office leben können. Sehe ich nicht so als Problem. Wäre vielleicht nur schön gewesen wenn ich meine jetzigen Vorlagen irgendwie importieren könnte. Geht händisch aber sicher irgendwie.


    Sie hatten geschrieben man könne an jeden Vorgang auch PDFs oder ähnlich anhängen? Ich würde jetzt gerne an ein Angebot (Verkauf>Angebot>Neu) eine PDF, z.B. Gesprächsnotiz, Pflichtenheft, Aufgabenbeschreibung o.ä. anhängen oder verknüpfen. Nach Freigabe des Angebotes würde ich das ausgedruckte Angebot (unterschrieben und gesiegelt) einscannen und auch anhängen, um später mit einem Klick an das tatsächlich verschickte Angebot zu kommen.


    Aus dem Angebot wird dann ja ein Auftrag. Ich wandele also das Angebot in einen Auftrag um (rechte Maustaste, in Auftrag umwandeln) jetzt muss ich die Bestellung des Kunden einscannen und an den Auftrag anhängen und eine Bestellannahme generieren. Gleiches Spiel, unterschrieben und gesiegelt scannen und verküpfen…


    Analog dann Rechnung…


    Für das Anhängen habe ich nichts gefunden, müsste vielleicht über Erweitert gehen? Notlösung wäre die PDF auf Festplatte ablegen und den Link dorthin unter Erweitert unter Texte oder in ein „Individuelle Felder“ rein kopieren.


    Für Anlagenabschreibungen gibt es ja Stammdaten>Anlagenverzeichnis. Ich würde jetzt gerne eine Eingehende Rechnung einer Anlage zuordnen, geht das?


    Genau das was ich bei Angebot, Auftrag und Rechnung… brauche habe ich bei Finanzen>Eingangsrechnungen gefunden, hier gibt es unten den Button „F3 Dokumente zeigen“ und man kann dort diverse Dokumente anhängen.


    Was ich auch noch gefunden habe ist, unter Stammdaten>Kunden kann unten auf den Reiter Dokumente ein Dokument anhängen, wäre gut z.B. für Allgemeine Lieferbedingungen o.ä.


    Es gibt ja einige extra-kostenpflichtige Module vielleicht ist da eine „F3 Dokumente zeigen“ Funktion dabei?




    Mfg Oli

    • Offizieller Beitrag

    Hallo Olli

    Vielen Dank für die sehr ausführlichen Antworten. Bitte Bescheid sagen ab wann es Kostenpflichtig wird :D

    Ab jetzt - wirds richtig teuer! :grumble:

    Vielleicht gehen wir etwas ins Detail?

    Okay!

    Mit der Bearbeitung der Vorlagen würde ich auch ohne MS Office leben können. Sehe ich nicht so als Problem. Wäre vielleicht nur schön gewesen wenn ich meine jetzigen Vorlagen irgendwie importieren könnte. Geht händisch aber sicher irgendwie.

    Ich arbeite nicht mit MS Office. Habe aber den Eindruck Vorlagen dort erstellt, ist nicht vergleichbar mit der Arbeit, die es macht, Vorlagen mit Mein Büro zu erstellen.
    Deswegen rate ich vorher gut sich das Angebot auszutesten. Meine Erfahrung: Jedes Büroprodukt ist unvergleichlich. Was bei dem einen altbekannten so prima läuft ist da und dort völlig anders aufgebaut und umgekehrt usw.

    Sie hatten geschrieben man könne an jeden Vorgang auch PDFs oder ähnlich anhängen?

    Eigentlich hatte ich das Gegenteil ausdrücken wollen mit Punkt 4.:
    Beim Absenden können sie keine weiteren Dokumente hinzufügen. In dem Fall gehen Sie in Ihr Email Fach und versenden von dort die Mein Büro Vorgänge und angehängte Dokumente.
    Stelle aber jetzt fest: in Outlook können Sie weitere anhängen (über die Heftklammer)!!

    Ich würde jetzt gerne an ein Angebot (Verkauf > Angebot > Neu) eine PDF, z.B. Gesprächsnotiz, Pflichtenheft, Aufgabenbeschreibung o.ä. anhängen oder verknüpfen.

    TIPP:
    Sehr hilfreich kann es sein, eine Verknüpfung zu den Dokumenten in WISO Mein Büro an eine zentrale Stelle zu legen z.B. Desktop.
    Alle Dokumente innerhalb WISO Mein Büro sind im Installationsverzeichnis > Programme > Buhl > Mein Büro > Dokumente abgespeichert. Der Arbeits-Mandant trägt die Nummer 1. Zum Ordner > Dokumente > 1 habe ich eine Verknüpfung auf den Desktop erstellt.
    Sowie erstmalig im Kunden ein Dokument eingefügt wurde, erscheint im Ordner 1 der Kundenname als Ordner. So kann man schnell Gesprächsnotizen etc aus dem Kunden anfügen.

    Nach Freigabe des Angebotes würde ich das ausgedruckte Angebot (unterschrieben und gesiegelt) einscannen und auch anhängen, um später mit einem Klick an das tatsächlich verschickte Angebot zu kommen.

    Ist möglich, aber Im Ordner Angebote wird nicht nach Kundenname, sondern ID Nummern sortiert. Da müsstest Du austesten, wie Du zu einem > Angebot die > Notiz oder den Scan findest.
    Notiz unter > Notizen festgehalten ist aus dokumentarischen Gründen nichts wert, nur unter Dokumente.

    Aus dem Angebot wird dann ja ein Auftrag. Ich wandele also das Angebot in einen Auftrag um (rechte Maustaste, in Auftrag umwandeln) jetzt muss ich die Bestellung des Kunden einscannen und an den Auftrag anhängen und eine Bestellannahme generieren. Gleiches Spiel, unterschrieben und gesiegelt scannen und verknüpfen…

    Da prüfe mal inwieweit die Nummern einen Wiedererkennungswert haben. Viele User arbeiten damit(!) - mir fehlt die Notwendigkeit das auszutesten.

    Analog dann Rechnung…

    analog..nur Nummern

    Für das Anhängen habe ich nichts gefunden, müsste vielleicht über Erweitert gehen? Notlösung wäre die PDF auf Festplatte ablegen und den Link dorthin unter Erweitert unter Texte oder in ein „Individuelle Felder“ rein kopieren.

    Hat sich das jetzt ergeben? über TIPP

    Für Anlagenabschreibungen gibt es ja Stammdaten > Anlagenverzeichnis. Ich würde jetzt gerne eine Eingehende Rechnung einer Anlage zuordnen, geht das?

    Ja und zwar so:
    Die Eingangsrechnung wird unter > Kategorie > Weitere > Art: Vermögen (für Anlage) zugeordnet. Steuerschlüssel beachten.
    Unter > Stammdaten > Anlageverzeichnis > NEU die Anschaffungskosten der > Art des Anlagegutes und der > Kategorie der Abschreibung zuordnen.
    Zum Schluß wird der Zahlungseingang der Eingangsrechnung zugeordnet.


    Fertig! Damit gelangt die ganze Vorsteuer in die USTVA, die Eingangsrechnung ist komplett bezahlt und die Abschreibung im Anlageverzeichnis eingerichtet.

    Es gibt ja einige extra-kostenpflichtige Module vielleicht ist da eine „F3 Dokumente zeigen“ Funktion dabei?

    Nein. Siehe Möglichkeit mit dem TIPP eine Verknüpfung zu erstellen zu Dokumente.

    Was ich auch noch gefunden habe ist, unter Stammdaten > Kunden kann unten auf den Reiter Dokumente ein Dokument anhängen, wäre gut z.B. für Allgemeine Lieferbedingungen o.ä.

    Möglich. Aber nie automatisch. siehe
    AGB automatisch an Rechnung anhängen


    :wayne:

  • Das mit der AGB an der Rechnung habe ich nicht verstanden? Warum an die Rechnung. Sinn würde es für mich machen diese mit dem Kunden zu verbinden bzw. wenn ich Auftragsbezogen noch spezifische Lieferbedingungen erfüllen muss an den Auftrag bzw. Angebot. Die Rechnung kommt ja ganz am Schluss, da sollte ich die AGB ja schon längst gelesen haben sollen und erfüllt haben :D


    In den Test Daten werden wohl keine Ordner angelegt für Aufträge und Angebote? Wo werden dort die Dokumente abgelegt?


    Dein TIPP bezieht sich also rein auf das filesystem von Windows? So verwalte ich meine Dokumente ja schon seit Jahren, eigentlich wollte ich nun davon weg. Oder erkennt die Software Dokumente die in den jeweiligen Ordner ist?


    Ein Emailversand von irgendwelchen Dokumenten kommt für mich ohne PGP leider auch nicht in Frage. Rechtsverbindliche Angebote gehen ja eh nur per Fax oder gelber Post. Angebote verschicke ich meistens nur per gelber Post, das macht den besten Eindruck bei Kunden. Wenn es mal schnell gehen soll per Fax.


    mfg Oli

    • Offizieller Beitrag

    Das mit der AGB an der Rechnung habe ich nicht verstanden? Warum an die Rechnung. Sinn würde es für mich machen diese mit dem Kunden zu verbinden bzw. wenn ich Auftragsbezogen noch spezifische Lieferbedingungen erfüllen muss an den Auftrag bzw. Angebot. Die Rechnung kommt ja ganz am Schluss, da sollte ich die AGB ja schon längst gelesen haben sollen und erfüllt haben :D

    Da stimme ich Dir zu. Danke für den Hinweis!

    In den Test Daten werden wohl keine Ordner angelegt für Aufträge und Angebote? Wo werden dort die Dokumente abgelegt?

    Doch! Zuerst muss ein Dokument unter Aufträge oder Angebote oder Eingangsrechnung, Aufgaben etc angelegt worden sein. DANN siehst Du wie ein Ordner für Aufgabe, Eingangsrechnung etc etc im Filesystem automatisch angelegt wurde.

    Dein TIPP bezieht sich also rein auf das filesystem von Windows? So verwalte ich meine Dokumente ja schon seit Jahren, eigentlich wollte ich nun davon weg. Oder erkennt die Software Dokumente die in den jeweiligen Ordner ist?

    Der TIPP bezieht sich auf Ordner die innerhalb C: Programme > Mein Büro und nicht innerhalb D: Eigene Dateien angelegt werden. D.h. in einer Datensicherung von Mein Büro sind alle Dokumente enthalten.