Teil-Rechnung und Schlussrechnung

1. offizieller Beitrag

    Ich habe mir nun das Modul Auftrag gekauft und folgende Frage in Bezug auf die Rechnungsstellung.


    Wenn ich im Rahmen eines längeren Auftrages die erste Teilrechnung versende, dann finde ich in dieser Teilrechnung nirgendwo den Hinweis, dass es sich um eine Teilrechnung handelt, nirgendwo ist der Gesamtbetrag des Gesamtauftrags aufgeführt und in der Schlussrechnung steht nicht, dass es bereits bezahlte Beträge gibt, auch sehe ich die Auftragsnummer nicht, auf die sich die Rechnung bezieht. Für den Kunden erscheinen Teil- und Abschlussrechnung einfach nur als zwei seperate Rechnungen ohne Bezug zu einander.
    Da ich das Modul neu habe, schließe ich Bedienungsfehler meinerseits nicht aus. :)

    • Offizieller Beitrag

    Lade die aktuelle Vorlage Standard Rechnung online nochmal runter und berichte mal detailliert. Da liegen Bedienfehler vor.


    Das Vorgehen ist dabei immer über > Auftrag dieses Vorganges. Zuerst den kompletten Auftrag zur Rechnung fertigstellen. Anschliessend gibt es 2 Zugänge:
    Im geöffneten Auftrag Druckansicht ganz unten auf Abschlagsdefinitionen drücken oder in der Liste der Aufträge bei Rechtsklick öffnet sich im Auswahlmenu Abschlagsdefinition.
    Jetzt zur Sache:
    Abschlagsdefinitionen zum Auftrag... öffnet sich: Auf > F2 NEU klicken
    Titel der Abschlagsrechnung beschriften z.B. Teilrechnung, Anzahlung, 1. Abschlag
    Gesamtbetrag: geforderter Anzahlungsbetrag im brutto eintragen.
    Achtung in der Anzahlungsrechnung werden die Leistungspositionen nicht erscheinen. Wie bei einer klassischen Abschlagsrechnung gesetzlich vorgeschrieben ist, erscheinen diese all in der Schlußrechnung. Daher den Auftrag zusammen mit der Teilrechnung abschicken.
    Okay drücken und im selben Fenster unten auf 1. Abschlagsrechnung erstellen drücken. Der Auftrag kann jetzt ausgedruckt werden
    Im > Menu >Verkauf >Rechnungen erscheint dann
    die 1. Teilrechnung mit dem Teilbetrag zum Ausdruck bereit.
    Anbezahlte Beträge zu einer Rechnung nie als minus in derselben Rechnung abziehen.


    Nur in der 2. Rechnung, der
    Restforderung, der Schlussrechnung, die über dieselben Schritte
    eingeleitet wird, wird der anbezahlte Betrag in selbiger Rechnung mit aufgeführt und vom Gesamtbetrag abgezogen dargestellt.
    Zahlungseingänge vom Kunden können über >Finanzen >Zahlungen >Bank Kasse >Neu >Einnahme gemacht werden. Bitte hier nicht an Spittbuchung denken.



    Einfach den Anzahlungsbetrag eingeben und >Zahlung vom Kunden auswählen > Rechnung aussuchen. Das Programm denkt - nicht mitdenken - das Programm fragt von sich aus, wenn es was wissen muss. Zahlungseingänge vom Kunden können auch über >Verkauf >Rechnungen >Eingabemaske oben rechts >Geleistete Zahlungen (oder unter >Zahlungstatus offen) beglichen werden.


    Zur Schlussrechnung wieder unter > Aufträge gehen. Öffnen des Auftrages ganz unten auf Abschlagsdefinitionen drücken oder auf Lieferschein Rechnung erstellen. Auf >Schlussrechnung klicken auf > Druckansicht gehen.



    Hier erscheint jetzt die Schlussrechnung mit Gesamtbetrag MINUS der anbezahlte Betrag und der Restbetrag.



    P.S.:Nur in der Schlussrechnung sind die Positionen der Rechnung aufgeführt.
    Vielleicht hilft das erstmal zum Verständnis.

    • Offizieller Beitrag

    Hallo Paradicta,


    SAMM hat ja schon ganz ausführlich erklärt, wie bei Teilrechnungen vorzugehen ist. Deshalb möchte ich gerne nur noch einen kleinen Punkt ergänzen: In den "Stammdaten > Meine Firma > Einstellungen > weitere Grundeinstellungen" lässt sich einstellen, ob eine "kumulierte Positionsauflistung (VOB)" erfolgen soll. Das ist relevant u.a. für die korrekte Schlussrechnung, die dann die vorangegangenen Teilrechnungen enthält. Eine Änderung der Option wirkt sich im Übrigen nicht auf bereits "begonnene" Vorgänge aus. Es ist also wichtig, die gewünschte Option einzustellen vor der Anlage des Auftrags, der als Basis der folgenden Teil- und Schlussrechnungen dienen soll.


    Mit freundlichem Gruß


    Christoph Diel

    Vielen Dank für Eure Hinweise. Mit der Funktion der Abschlagsrechnung habe ich das nun auch hinbekommen.
    Allerdings ist es mir so nur möglich ein porzentuale oder unspezifische Teilsumme in die Abschlagsrechnung einzutragen.
    Gibt es auch eine Möglichkeit, diese Summe mit der Teillieferung zu verknüpfen und die teilweise gelieferten Artikel in der Teil-Rechnung aufzulisten?
    Ein praktischer Anwendungsfall bei mir ist folgender:


    Der Kunde beauftragt mich mit einer Dienstleistung. Diese besteht zum Teil aus Software und Hardware und zum Teil aus einer Schulungsleistung.
    Die Soft- und Hardware bezahlt der Kunde im voraus und darüber benötige ich eine Teil-Rechnung, die sich aus den bestellten Artikeln ergibt.
    Ist die Schulungsleistung erfolgt und damit der Auftrag ingesamt erledigt, sende ich dem Kunden die Schlussrechnung zu.


    Wie kann ich diesen Workflow abbilden in Mein Büro?

    • Offizieller Beitrag

    Hallo Paradicta,


    die Begriffe Abschlagsrechnung und Teilrechnung sind unbedingt voneinander zu unterscheiden. Mit einer Abschlagsrechnung wird eine, um es mit Ihren Worten zu schreiben, "porzentuale oder unspezifische Teilsumme" abgerechnet, eben ein Abschlag auf die Gesamtsumme des Auftrags. Mit einer Teilrechnung hingegen wird sehr spezifisch ein Teil der vereinbarten und bereits geleisteten Positionen abgerechnet. Beispielsweise die Hard- und Software aus dem ursprünglichen Auftrag oder stundenweise bereits durchgeführte Schulungsleistungen.


    Basis ist i.A. wieder, wie SAMM schon schrieb, der ursprüngliche Auftrag. Aus diesem wird ein Teillieferschein erstellt und dann eine Teilrechnung. Die Vorgehensweise ist ausführlich erläutert im Hilfedokument, das Sie unter "Hilfe > Bedienanleitung öffnen" finden. Ab Seite Seite 523 werden die Teillieferscheine, ab Seite 528 die Teilrechnungen und die Schlussrechnung erläutert. Voraussetzung ist in jedem Fall das Modul Auftrag+. Damit lässt sich dann die von Ihnen gewünschte Aufteilung der Abrechnung durchführen.


    Mit freundlichem Gruß


    Christoph Diel

    Diesen Weg über die Teil-Lieferscheine/Rechnungen bin ich schon gegangen und da komme ich dann wieder zu meiner Ausgangsfrage zurück, denn auf einer Teilrechnung ist bei mir nicht ersichtlich, dass es sich um eine Teilrechnung handelt, bis auf die Tatsache, dass sie einfach weniger Artikel enthält und ich kann am Ende auch keine Schlussrechnung erstellen, sondern ledglich eine weitere Rechnung mit den restlichen Artikeln. Erstelle ich aber eine erste Abschlagsrechnung kann ich danach eine Schlussrechnung erstelllen, die die bereits gezahlten Beträge der ersten Abschlagsrechnung mit aufführt. Ich will aber keinen Abschlag machen, sondern lediglich die Teillieferung in Rechnung stellen und am Ende dazu eine Schlussrechnung generieren.

    • Offizieller Beitrag

    Herr Diel,
    hier ist nebenbei mir ein echter Fehler aufgefallen:
    Fehler: In der Schlußrechnung nach VOB erscheinen die abziehbaren Teilrechnungen fälschlicherweise nur als simple Position - ist aber nur ein Grafikdesaster. Gesamtbetrag enthält aber den Abzug. Echt grässlich mit sowas sich rumschlagen zu müssen.


    TIPP für jedermann:


    In der Tat ist die gängige Standard Vorlage Rechnung damit hinfällig und muss online neu runtergeladen werden. Damit läßt sich das Problem beheben. Schlimm nur für Leute mit angepasster Vorlage.



    Paradicta
    Abschlagsrechnung nach VOB im > Auftrag > erweitert > anhaken ist Ihre einzig richtige Lösung.

    • Offizieller Beitrag

    Zudem fällt mir auf, dass VOB Teilrechnungen /Schlußrechnungen z.Z. keine Netto-Ansicht mehr schaffen. Ist auch gewöhnungsbedürftig alles in Bruttobeträgen zu sehen. :cursing:

    Ich habe den Fehler gefunden.
    Herr Diehl hatte geschrieben, dass man auf VOB umstellen müsse und zwar vor dem Anlegen des Auftrags.
    Das reicht leider nicht.
    Man muss auf VOB umstellen, schon vor Anlegen des Angebotes.
    Nur bei einem komplett neuen Vorgang, welcher noch keinerlei Verzweigungen in Mein Büro hat, greift die neue Einstellung
    und dann funktionieren auch Teilrechnungen sowie Schlussrechnung.


    VG
    Paradicta

    • Offizieller Beitrag

    Hallo,


    @ Paradicta:
    Da ich selbst beim Ausprobieren nie mit einem Angebot starte, sondern mir diesen Schritt stets spare und mit dem Auftrag beginne, ist für mich die Aussage aus meinem Post #3 ("die gewünschte Option einzustellen vor der Anlage des Auftrags, der als Basis der folgenden Teil- und Schlussrechnungen dienen soll") gleichbedeutend mit der Einstellung der VOB-Option vor Beginn des gesamten Vorgangs. Korrekterweise, da haben Sie recht, hätte es in meinem Post auch ausdrücklich so heißen müssen, dass vor Beginn des gesamten Vorgangs der Haken bei VOB gesetzt sein muss. Das kann in den Stammdaten der Firma passieren oder, wie SAMM schon richtig bemerkte, im ersten Vorgang (Angebot ODER Vorgang) unter dem Reiter "Erweitert".


    SAMM:
    Es ist richtig, dass in der aktuellen Rechnungsvorlage die Auflistung der Teilrechnungen korrekt erfolgt. Dabei werden allerdings sowohl die Brutto- wie auch die Nettobeträge ausgewiesen. Wo genau fehlen Ihnen denn die Nettoausweisungen?


    Mit freundlichem Gruß


    Christoph Diel

    Hallo miteinander,


    ich möchte das Thema noch einmal aufnehmen und zwar habe ich folgendes Problem.


    das auflisten der Teilzahlungen etc funktioniert. ABER wir haben immer wieder den Fall dass bei einer Teilrechnung der Betrag XXX gefordert ist, aber der Architekt eventuell etwas kürzt und als Sicherheitseinbehalt kenntzeichnet. somit wird dann vom Kunden nur noch der Betrag XXX - zb. sicherheitseinbehalt oder irgendein abzug.

    ich kann dann bei der Rechnung einen zahlungseingang hinterlegen und ihn als teilweise bezahlt makieren. JETZT MÜSSTE aber bei einer weiteren Teilrechnung bei der Auflistung der bezahlten bzw in Abzug gestellten Teilrechnungen die WIRKLICH BEZAHLTE Betrag stehen und nicht der der Teilrechnung XXX . Es muss doch also nur eine Verknüpfung hergestellt werden, mit dem letztendlich gezahlten betrag des kunden und der dadurch resultierenden geänderten Teilzahlung bei einer weiteren Rechnung (teilrechnung oder Schlussrechnung)


    Ich hoffe, es ist einigermaßen verständlich ?

    • Offizieller Beitrag

    Ich habe da schon einen Gedanken im Hinterkopf, aber formuliere bitte Dein Anliegen so, dass es auch klar und verständlich wird was Du willst.

    Ist es nun der Umgang mit Sicherheitseinbehalt in Rechnungen ?

    Irgendein unklarer Abzug mit unklaren Aussagen bringt hier nichts.


    Zudem ist Dein Thema ein Eigenständiges. Eröffne bitte ein Neues Thema. Danke

    • Offizieller Beitrag
    Zitat von unsichtbaer

    JETZT MÜSSTE aber bei einer weiteren Teilrechnung bei der Auflistung der bezahlten bzw in Abzug gestellten Teilrechnungen die WIRKLICH BEZAHLTE Betrag stehen und nicht der der Teilrechnung XXX

    In der Schlußrechnung gehört diese Aufstellung und darin steht in der Spalte Zahlungen der tatsächlich bezahlte Betrag jeder Teilrechnung.

    Hallo SAMM,


    anbei ein Bild zur Erläuterung.


    Die 1. Abschlagsrechnung wird hier aufgelistet mit 12.366,48 €/Brutto. Der Kunde hat allerdings nur 12.239,83€/Brutto bezahlt (Aufgrund von irgendwelchen Einbehalte seitens des Architekten)


    Nun Stelle ich die Schlussrechnung und die 1. Abschlags- bzw Teilrechnung wird richtigerweise erfasst, allerdings nicht mit dem tatsächlich gezahlten Betrag. Dadurch verringert sich natürlich der tatsächlich zu zahlende Endbetrag (um - 1.236,65).


    Wieso kann das Programm nicht bei der Auflistung der ersten Abschlagszahlung den tatsächlich bezahlten Betrag berücksichtigen ? Diesen hinterlege ich ja durch den Vorgang "Zahlungseingang" hinterlegen ….

    • Offizieller Beitrag
    Zitat von unsichtbaer

    Dadurch verringert sich natürlich der tatsächlich zu zahlende Endbetrag (um - 1.236,65).

    Verstehe ich nun nicht. Deine Rechnung benutzt im Auftrag anscheinend Abrechnung nach VOB. Entsprechend auch die Rechnungsart Schlußrechnung kumuliert. Damit ist sie perfekt geschaffen um Kürzungen in vorigen Teilrechnungen z.B. durch Nichtanerkennen des Architekten nicht in die Schlußrechnung einfliessen zulassen.


    Summe Positionen 14.935 € netto ( so wie von dir aufgestellt und gefordert); was er davon abgezogen hat ist nicht innerhalb der Auflistung ersichtlich und hier für die Restforderung irrelevant. Es wird trotzdem richtig gefordert:


    Summe Positionen 14.935 € netto

    Abschlagsrechnung vom 08.10.2017 10.392,00 € netto.


    Deine Forderung 4.543,00 netto ist korrekt.


    Damit bleibt die Abschlagsrechnung auf teilweise bezahlt. Wenn das (!) dich stört (!) gehe vor Erstellung der Schlußrechnung (oder Löschen der Schlußrechnung) in den Auftrag und füge eine Artikelposition ein im Minus über den Kürzungsbetrag.


    Aber wie gesagt: Die Forderung des Restauftragsvolumen in der RG von 4.543,00 € netto ist damit nicht betroffen und wird ohne Abzug abgebildet. Sonst melde Dich einfach.