erhaltene Rechnung bearbeiten und buchen

Hallo Stefan,

eigentlich solltest Du ja zeitnah buchen. Wie Du Dir das im Einzelnen aufbaust, bleibt Dir selber überlassen. Wenn Du den Wareneingang nicht dokumentierst als Lagerzugang, kann es irgendwann unübersichtlich werden. Hast Du eine Rechnung vorliegen vom Lieferanten, solltest Du sie auch einbuchen. Wie willst Du mal bei einer BP noch was nachweisen. Heisst ja nicht umsonst Buchführung, was da von Dir gewünscht wird.
Korrekt wäre es, das einzeln zu buchen. Also nimm die zweite Variante.

LG Chris

Hallo stefan108,

den praktischen Empfehlungen von chris808 kann ich weitgehend zustimmen. Doch wahrscheinlich geht es dir auch um die Rechtsfragen, also um das "Müssen", damit du mit dem Gefühl von Sicherheit zu Werke gehen kannst.

Zur ersten Frage:
Der Wareneingang muss nicht "noch am selben Tag" gebucht werden, aber falls du bilanzierender Unternehmerer bist, musst du "unter demselben Tag" des stattgefundenen Wareneingangs buchen. Grund: Die später nachfolgende Zahlung stellt einen zweiten Geschäftsvorfall dar. Und jeder ^"Geschäftsvorfall" ist bei einem bilanzierenden Unternehmer möglichst taggenau buchungspflichtig.

Was ist ein Geschäftsvorfall? Alles was sich als Vermögensumschichtung darstellt ist ein Geschäftsvorfall, ohne dass mit ihm schon eine Vermögensmehrung im positiven oder negativen Sinne einherzugehen brauchte. Wer heute den Einkauf als Wareneingang realisiert und morgen die Kaufpreisschuld begleicht, hat damit zwei Geschäftsvorfälle. An der "kreditorischen" Verbuchung beider Vorgänge führt somit kein Weg vorbei.

Anders ist es bekanntlich beim Einnahmen-Überschuss-Rechner, da dessen Aufzeichnungen sich in der Regel nicht an den bloßen ^Vermögensbewegungen ausrichten. Bei ihm wird prinzipiell entweder abgewartet, bis sich ein Geschäftsvorfall auch in der Geldebene niedergeschlagen hat, oder es wird der mit dem Geldvorgang verknüpfte spätere Leistungsvorgang zeitlich in den Geldvorgang vorgezogen, so als sei schon mit der Zahlung auch die Güterleistung erbracht worden. Wenn du unter die Kategorie der Einnahmen-Überschuss-Rechner gehörst, darfst du also auf kreditorisches (doppeltes) Buchen verzichten, es genügt die Erfassung des Wareneingangs formal unter dem Zahlungsdatum. Aber du musst dann trotzdem zusätzlich zum Zahlungsdatum (= Buchungsdatum) auch den Tag des Wareneingangs oder den Tag der Rechnung mit eintragen, am besten im Textfeld. - So die Rechtslage.

Deine zweite Frage betrifft das buchhalterische ^Zitieren der zugehörigen Belege. Rechnung, Lieferschein und Bankkontoauszug sind Fremdbelege, so dass diese Belege ein dokumentarisches Gewicht haben. Der Lieferschein kann aber nur dann Bedeutung besitzen, wenn sein Inhalt bezüglich der Details nicht mit dem der Rechnung übereinstimmte. Heute ist aber eine Nichtübereinstimmung praktisch kaum noch der Fall, wann immer beide Belege in einem Arbeitsgang erstellt wurden. Also entfällt in der Regel insoweit sogar eine Aufbewahrungspflicht für den Lieferschein.

Anders beim Bankauszug. Geschäftsbanken tun sich meist schon nach Ablauf eines 12-Monats-Zeitraums schwer, Kopien von (verloren gegangenen) Bankauszügen zu erstellen. Die Unterlagen sind schlicht weg. Daher ist die Aufbewahrung der Papierauszüge unverzichtbar. Es ist aber überflüssig, zusätzlich zum Buchungstag, wie ihn der Bankauszug benennt, auch die fortlaufende ^Bankauszugs-Nr. als ^Beleg-Nr. auszuwerfen. Das solltest du dir in jedem Fall ersparen. Auszüge sucht man nach ihrem Datum.

Somit kommt nur Nummerieren und Zitieren der Rechnungs-Nr. in Betracht. Wo aber ein Lieferschein ein beachtliches anderes Wareneingangsdatum ausweist, z. B. aufgrund des Wareneingangsstempels deines Betriebs, da empfiehlt sich auf dem Lieferschein die Verwendung der Rechnungs-Nr. unter Beifügung eines Kleinbuchstabens.

Es grüßt
eulaka