SEPA - Benachrichtung an Mitglieder über SEPA-Umstellung

  • Hallo,


    nachdem heute das Update vorliegt, habe ich mich auch gleich damit beschäftigt.
    Das meiste scheint zu klappen, ich finde allerdings kein Musterschreiben für eine Benachrichtung an alle Mitglieder über die bevorstehende Umstellung auf SEPA.
    Von mehreren Vereinen, in denen ich Mitglied bin, habe ich bereits Schreiben erhalten, in denen mir die Mandatsnr. und Gläubiger-ID bekannt gegeben wurde, aber auch meine IBAN und BIC aufgeführt waren mit der Bitte, diese zu überprüfen.
    Finde kich so ein Schreiben nur nicht oder ist es nicht vorgesehen?
    Oder auch nicht notwendig?


    Außerdem hätte ich gerne bestätigt, dass trotz der Email-Benachrichtung beim Abbuchen für die Mitglieder, die keine Email-Adresse haben, der Mitteilungstext auf der Rechnung erscheint. (Ich vermute schon.)


    Bislang führe ich unser Vereinskonto als Offline-Konto und habe - da nur einmal im JAhr Beiträge eingezogen werden - diese als DTA abgespeichert und dann über Online-Banking per Sammellastschrift ausgeführt.
    Ist das weiterhin auch unter SEPA möglich???


    Viele Dank!

    • Überweisungen im Datenträgeraustauschverfahren (DTA) werden nicht länger unterstützt.


    • Der sehr gute Leitfaden für die ganz konkrete und bebilderte Schritt für Schritt Anleitung!! Er beantwortet alles!!
      Man findet ihn auch über C:\Program Files\Buhl\Mein Verein\Handbuch\SEPA.PDF
      oder
      > Datei > Einstellungemn > SEPA-Lastschriften > ganz oben SEPA Leitfaden anklicken.


    • Informationsbrief Kunde zur SEPA-Umstellung: So geht's mit der Word-Seriendruckfunktion


    • Um die SEPA Informationen auch auf der RECHNUNG zu vermerken, gehe auf > Stammdaten -> ZAHLUNGSBEDINGUNGEN. Dann die Registerkarte > „Lastschriftverfahren“ und dann unten in der Eingabemaske unter „Texte“ die Registerkarte „Text auf Rechnungen“. Klicken Sie nun rechts auf „Variable einfügen“ und wählen Sie „SEPA-Mandat -> SEPA-Vorabankündigung“.


    • Die Variable für die SEPA-Vorabankündigung heisst: <M_SEPAPRENOTIFICATIONTEXT>
      Der definierbare Text dazu findet sich in dem Button „Texte für Vorankündigungen definieren“: > Datei > Einstellungen > SEPA-Lastschriften > Texte für Vorankündigungen. Klickt man ins Textfeld rein, öffnen sich weitere > Variablen.
  • Hallo,
    ich muss die Frage meines Vorredners nochmals aufgreifen.
    Auch ich würde gerne an alle Mitglieder ein automatisiertes Rundschreiben verschicken, in welchem ich diesen die jeweiligen SEPA relevanten Daten und Informationen zukommen lassen möchte.
    Hierbei ergibt sich auch gleich die Möglichkeit weitere Items wie aktuelle Telefonnummer etc. abzufragen.
    Gibt es denn (wenn schon kein Musterrundbrief vorhanden) die Möglichkeit in einer Rundmail / Rundbrief die benötigten Variablen einfügen zu lassen?
    Oder kann ich mir zumindest eine Datenbank ziehen, welche diese Daten beinhaltet?


    Gruß


    Vossi

  • Ich habe heute versucht eine E-Mail an unsere Mitglieder aufzusetzen. Leider werden Variablen, wie z.B. <M_MANDATREFERENCE>, <M_CREDITOR>, <CUSTACCNO>, etc. nicht aufgelöst, obwohl z.B. <CUSTACCNO> als Serienbriefvariable "Kundennummer" zur Verfügung steht.

  • Hallo, ich habe bisher noch keine Mandatsverwaltung in meiner Version gefunden.
    Ohne Mandatsverwaltung wird ja eine Erstellung und eine Abbuchung auch gar nicht richtig
    möglich sein. Die Lastschriften müssen ja entsprechend in dieser Datenbank registriert
    werden. Diese ist ja auch vorgeschrieben! Ich nehme an, dass sich die Felder auf diesen
    neuen Datenbankbaustein beziehen und daher keine Auflösung geschieht?


    Viele Grüße
    Nobbes

  • Hallo,


    die Antwort hat mir leider nicht weitergeholfen.
    Ich habe durchaus die geschilderte Möglichkeit gefunden, die Mitglieder unmittelbar vor der Abbuchung über die bevorstehende Abbuchung unter Angabe der Mandatsnummer und der Gläubiger-ID zu informieren.
    Ich suche aber ein Schreiben,
    mit dem die Mitglieder jtzt über die Umstellung auf SEPA und die Umwidmung ihrer alten Einzugsermächtigung auf informiert und SEPA informeirt werden.
    Wo finde ich das?
    Dazu finde ioch nämlich auch keinen Hinweis im Leitfaden.


    Herzlichen Dank!

  • Ich habe gerade mit dem Support gesprochen. Die Variablen für ein entsprechendes Rundschreiben sind zwar bereits vorhanden um im E-Mailtext eingefügt zu werden. Leider werden diese Variablen im derzeitigen Stand der Technik nicht aufgelöst.


    Man versprach mir baldmögliche Fehlerbehebung.

  • Hallo,
    bei mir klappt es eigentlich alles ganz gut mit dem SEPA.


    Ich habe nur festgestellt, wen ich das SEPA-Lastschriftmandat ausdrucke
    dann drauf steht, dass das Mandat nur drei Jahre gültig ist nach dem es erteilt wurde.


    Wieso das?


    Es ist doch normalerweise gültig bis auf wiederruf?
    Mich irritiert das Datum bei Gültig bis: ??



    Danke für die Hilfe.

  • Hallo zusammen,


    wir möchten die Information über die Umstellung gerne per obligatorischer 1ct - Überweisung (über den Verwendungszweck) an alle zahlenden Mitglieder absetzen. Der Text auf dem Kontoauszug ist unserer Meinung nach die sauberste Lösung. Eine Abbuchung (Lastschrift) bis zum Umstellungstermin ist leider nicht mehr möglich.


    Wäre/ist diese Funktion über MV14 verfügbar? Vielleicht kann mir einer der Spezialisten ja hierzu Rückmeldung geben?


    Besten Dank im Voraus


    :thumbup:


  • Drei Jahre Gültigkeit, solange es nicht genutzt wird. Bei Nichtbenutzung für drei Jahre verfällt es.
    Bei Nutzung, soweit ich weiß, neue drei Jahre.

  • Ein Musterschreiben bekommt ihr bei eurer Hausbank, sowie alle weiteren relevanten Informationen.


    Die Benachrichtigung habe ich folgendermaßen gelöst:
    Bedingungen: Mandatsreferenz = Mitgliedsnummer (bzw. Adressnummer)


    Dann einfach über die Tabellenauswertungen eine Tabelle mit Datengrundlage "Mitglieder" erstellen
    Die benötigten Spalten anwählen
    Exportieren in Excel (oder bearbeiten in Excel)
    Serienbrief in Word erstellen
    Datengrundlage ist dann die erstellte Tabelle
    Fertig


    Gruß
    Thomas


    Update:
    es ist auch direkt aus MV möglich, es muss nur eben die Mitgliedsnummer der Mandatsreferenz entsprechen. Dies wurde ja eigentlich automatisch bei der Mandatserstellung festgelegt.

  • Das ist doch wohl nicht ernst gemeint! Auch, wenn das nur jetzt einmalig erforderlich ist. Das muss doch das Programm leisten! Ich hatte da von MeinVerein wirklich einen vorbereiteten Brief nach dem Muster der Banken erwartet. Natürlich wäre es gut, wenn darin die Kommunikationsdaten wie e-Mail und Telefon auch ausgedruckt werden würden, damit das Mitglied die Möglichkeit hat, auf evtl. erfolgte Änderungen hinzuweisen.


    Vielleicht kommt ja noch was ! ?

  • Habe heute von der Hotline erfahren:

    • Der Mandatsbrief kann momentan leider noch nicht über die Serienbrief-Funktion erstellt werden, da hier die Variable für die
      Mandatsreferenz noch fehlt. Wir haben diesen Sachverhalt allerdings schon an die Entwicklung weiter gegeben und hoffen auf eine baldige
      Einpflegung dieser Variable.

    • Ebenso ist uns auch schon bekannt geworden, dass die Namen in der Mandatsliste falsch angezeigt werden. Auch diesen Sachverhalt haben wir
      bereits an die Entwicklung weiter geleitet.

    Kann man also nur hoffen, dass mit "bald" die nächsten 14 Tege gemeint sind. Ich möchte die Briefe wriklich nicht erste zu Weihnachten versenden!


    Wem so eine Panne passiert, der sollte schnellstens nachbessern!


  • Hallo,


    diesen Thread möchte ich zum Anlass nehmen, einige generelle Aspekte der SEPA-Umstellung zu betrachten: Zunächst einmal sollte man beachten, dass die "Umwandlungsbenachrichtigung" nicht dasselbe ist wie die Pre-Notification (Vorankündigung). Sehr verkürzt dargestellt wird in der Umwandlung der Lastschriftzahler nur darüber informiert, dass generell auf das SEPA-Verfahren umgestellt wird. Mit der Pre-Notification hingegen wird ein spezifischer Einzug angekündigt. Auch nach längerer Recherche im Netz bin ich weiterhin der Meinung, dass in der Umwandlung zwingend lediglich die Gläubiger-ID, die Mandatsreferenz, der Hinweis auf die Umstellung auf das SEPA-Verfahren sowie dessen Datum angegeben sein müssen. Mit Datum ist dabei gemeint, wann der Verein bzw. die Firma das SEPA-Verfahren einführt, nicht das Datum des ersten Einzugs! Es handelt sich also nicht um ein in jedem Brief individuelles Datum.


    Insofern stehen normalerweise alle Daten im Serienbrief zur Verfügung: Die Gläubiger-ID ändert sich nicht, kann also als fester Text eingebaut werden. Für die Mandatsreferenz schlägt das Programm die Adressnummer des Kunden bzw. Mitglieds (Kundennummer) vor, und die steht ja auch im Brief als Variable zur Verfügung. Der weitere Text der Benachrichtigung und das Datum sind ebenfalls für alle Kunden oder Vereinsmitglieder gleich. Diese Vorgehensweise funktioniert natürlich nur dann, wenn bei allen Kunden bzw. Mitgliedern die Mandatsreferenz mit der Adressnummer identisch ist, was nicht in jedem Fall gegeben ist.


    Eine weitere Möglichkeit für die Umwandlungsbenachrichtigung besteht darin, sie mit der ersten Pre-Notification zu kombinieren. Auch das ist meines Wissens nach legitim. Dabei sollte man darauf achten, die Umwandlung und die Pre-Notification voneinander abgesetzt darzustellen und entsprechend zu betiteln. In den Texten für die Pre-Notification z.B. unter "Datei > Einstellungen > Einstellungen für SEPA-Lastschriften > Texte für Vorankündigungen definieren" kann der Text der Vorankündigung um die Umwandlung ergänzt werden. Dabei stehen alle Variablen zur Verfügung wie BIC, IBAN und Mandatsreferenz.


    Davon unberührt prüfen wir natürlich die Einführung unterschiedlicher SEPA-Variablen in weiteren Programmbereichen und werden sicherlich im Rahmen des nächsten Updates hier noch weitere Möglichkeiten im Programm einbringen, wie es im Post #17 von RainerO auch schon anklang. Das Ziel meines Posts ist daher zum einen, die Begrifflichkeiten Umwandlung und Vorabankündigung (Pre-Notification) noch einmal voneinander abzugrenzen und bereits jetzt bestehende Möglichkeiten für die Erstellung der Umwandlungsbenachrichtigung darzustellen.


    Mit freundlichem Gruß


    Christoph Diel

  • Seit dem letzte Update hat sich einiges geändert und sogar verbessert :-)


    In der Serienbrieffunktion ist mittlerweile auch die Mandatsreferenz auswählbar. Ich habe bereits alle Infoschreiben gedruckt und bin somit durch.


    Was meiner Meinung nach noch verbesserungswürdig ist, da man die Mandate nur manuell vergeben kann:
    - entweder ein automatischer Abgleich (Bedingung) zwischen Zahlungsart Bankeinzug und der Prüfung auf ein vorhandenes SEPA-Mandat, oder
    - die Spalte Mandatsreferenz in der Mitgliederübersicht, sodass man wenigstens visuell die Zahlungsart "Bankeinzug" und die Existenz eines Mandates gegenchecken kann.
    Ich habe den Abgleich manuell nur sehr umständlich gelöst bekommen. Bei <300 Mitgliedern ist das noch handhabbar, aber darüber wirds schon schwierig.


    Gruß
    Thomas


  • Hallo Thomas,


    der Serienbrief ist bei mir soweit auch fertig, nur fehlt mir die Mandatsreferenz. Ich würde auch gerne den Beitrag einfügen. Wo genau finde ich das?


    Viele Grüße
    Marco Stamm