Vorgehen: Vorauszahlung und... Angebotsnummer = Rechnungsnummer?

  • Hallo zusammen.


    Wenn ich ein Angebot schreibe und dem Kunden schicke und ich eine Vorabüberweisung haben möchte, dann überweist der Kunde mir den Betrag mit der Angebotsnummer.
    Allerdings, wenn ich aus dem Angebot eine Rechnung mache - dann ist die Rechnungsnummer eine andere als die Angebotsnummer.
    Das kann zur Verwirrung führen wenn man später im Kontoausdruck die passende Rechnung dazu finden will.


    Ist das einfach so - oder ist das eine Einstellungssache vom Programm?


    Anders gefragt... wie geht man generell vor? (zum allgemeinen Ablauf kann ich in der Anleitung nichts finden)


    Ich mache es so:
    Angebot schreiben und per mail zuschicken.
    Kunden überwiest das Geld.
    Ich erstelle die Rechnung erst wenn das Geld angekommen ist. Dann überweist der Kunde aber den Betrag mit der Angebotsnummer.
    Nun brauche ich 7 Werktage zum produzieren der Ware. Als Rechnungsdatum steht dann aber der Tag an dem die Überweisung angekommen ist,
    und nicht der Tag wenn der Artikel verschickt wird. (soll das Rechnungsdatum generell der Tag der Bestellung, der Überweisung oder der Zusendung des Artikels sein?)


    Alternativ:
    Wenn ich ein Angebot schicke und der Kunde überweist erst wenn er den Artikel bekommen hat...
    Dann mache ich das Angebot, erstelle die Rechnung. Brauche aber nun 7 Tage zum prodizieren der Ware. Der Kunden hat aber dann
    nur noch 7 Tage Zeit um vom Betrag Skonto abziehen zu können. Wie macht man's richtig? Muss ich das Datum jedesmal selbst abändern wenn ich die Ware verschicke?


    Danke!


    Roelli.

  • Ich mach es bei einer Anzahlung so


    Kunde bekommt Angebot und bestellt darauf
    Ich wandel mein ANgebot in einen Aufrag um, danach erstelle ich eine Abschlagsrechnung über 50%
    Kunde überweißt auf diese Rechnungsnummer die 50%
    Kurz vor dem Versand erstelle ich aus dem Auftrag eine Schlussrechnung mit schon allen geleisteten Zahlungen und noch dem zu Zahlenden Betrag


    zu beachten ist, dazu brauchst du das Modul Auftrag+

  • Moin,
    warum erstellst Du Deinem Kunden nicht gleich eine Rechnung für Vorkasse-Zahlungen?

    Dann habe ich das Gefühl keinen Überblick mehr zu haben. Der Kunde will ja wissen was das ganze kostet. Wenn's dann zu teuer ist, meldet er sich nicht mehr - kauft woanders. Aber ich habe für immer meine Rechnung dort stehen die nie bezahlt werden wird.


    Ich habe festgestellt das man sowieso sehr schnell den Überblick verliert wenn man mehr als einen Auftrag bearbeitet. :D
    Ich kann zwar sehen das der Auftrag bezahlt wurde (Status: grün) aber die wichtigste Information fehlt... und zwar ob die Ware produziert wurde und ob sie verschickt wurde, wann sie verschickt wurde, welche Sendungsnummer es gibt.


    Problem - lästiges rüberkopieren beim Versenden:
    Die Sendungsnummer direkt von MeinBüro an DHL Intraship zu exportieren scheint wohl generell möglich zu sein, hab aber noch keinen gefunden der das geschafft hat. Macht anscheinend jeder noch von Hand. Also muss man auf die Rechnung klicken, dann erstmal "Bearbeitung freigeben" anklicken, dann nochmal auf die Adresse doppeklicken und dann kann man sich stück für stück die Daten mit String+C und String+P von MeinBüro nach Intraship rüberkopieren. (Vorname einzeln, Nachname einzeln, Straße... dann die Hausnummer der Straße wieder löschen und in Intraship in das richtige Feld kopieren sonst gibts den Hinweis das die Hausnummer fehlt, dann PLZ und Ort, und dann auf "weitere Daten" klicken um die email Adresse zu kopieren damit der Empfänger auch von DHL benachrichtigt wird das ein Paket unterwegs ist.


    Problem - man weis nicht ob die Ware verschickt wurde:
    Man sieht am grünen Statussymbol ja nur: Geld ist da. Es fehlt die Spalte "verschickt".
    Diese habe ich mir nachträglich eingefügt über "Tabellen-Kategorie". Ich klicken dann mit der rechten Maustaste drauf und markieren die Spalte als "verschickt". Dann wird die ganze Spalte fett und grün. D.h. wenn alles fett und grün ist, dann bin ich zufrieden. ;)


    Problem - Sendungsnummer:
    Oft fragt der Kunde wann das Paket denn nun kommt. Wenn man dann in sämtlichen Versandquittungen wühlen muss bis man das richtige gefunden hat... das dauert zu lange. Also klicke ich dann doppelt auf die Rechnung, klicke auf "erweitert" und habe unter "Individuelle Felder" eine Zeile "Sendungsnummer" eingebaut wo ich die Sendungsnummer dann einfüge.
    Leider gibts da noch einen Bug in der Software, teilweise kann man dort nämlich nichts eintragen, weil das Feld einfach ausgegraut ist. Man muss dann auf einen anderen Reiter (z.B. Eingabemaske) klicken und dann wieder zurück auf "Erweitert", dann kann man was eintragen.


    Vermutlich haben andere User hier den Dreh besser raus... für Tips bin ich natürlich jederzeit dankbar.


    Danke!


    Roelli.

    • Offizieller Beitrag

    Wie Gulaschkanone schon beschreibt, ist es der richtige Weg um den Überblick nicht zu verlieren.


    > Auftrag erstellen Eingabemaske Auftrag > Abschlagsdefinition > F2 Neu


    • Jeder Auftrag kann in der Eingabemaske oben per Haken storniert werden.
      Punkt wechselt von Rot auf schwarz und in der Liste erscheint der Auftrag durchgestrichen
    • Zugleich setzt man dabei jede Rechnung als Vorab- Abschlags- Rechnung in der Rechnungsliste in der Eingabemaske Zahlungsstatus auf uneinbringbar.
      Punktwechsel von gelb auf schwarz
    • In den Zahlungsangaben der Rechnung und in der email kann zudem immer auf die unbedingte Angabe der Auftragsnummer Nr. <P_ORDERNO> hingewiesen werden.

    Leider gibts da noch einen Bug in der Software, teilweise kann man dort nämlich nichts eintragen, weil das Feld einfach ausgegraut ist. Man muss dann auf einen anderen Reiter (z.B. Eingabemaske) klicken und dann wieder zurück auf "Erweitert", dann kann man was eintragen.

    Das Problem ist mir unbekannt und poste das mal separat, falls es wirklich eines ist. Jedes freigeschaltete individuelle Feld unter > Stammdaten > Meine Firma > Einstellungen > individuelle Felder > Angebote etc funktioniert m.E. zuverlässig.


    ...dann nochmal auf die Adresse doppeklicken und dann kann man sich Stück für Stück die Daten mit String+C und String+P von MeinBüro nach Intraship rüberkopieren. (Vorname einzeln, Nachname einzeln, Straße... dann die Hausnummer der Straße wieder löschen

    Das Problem kenne ich aus anderem Zusammenhang. Für dich evt eine Teilweise Erleichterung bei kopiertextvorlagekunde

  • Also eigentlich doch ganz einfach:
    Unsere Kunden bekommen auch zuerst ein Angebot. Wir weisen in den Zahlungsbedingungen darauf hin das bei Auftragserteilung eine Vorkasse-Rechnung ausgestellt wird.
    Angebot umwandeln in Auftragsbestätigung, daraus erstellen wir eine Abschlagsdefinition und benennen sie Vorkasse. Betrag ist natürlich der komplette Netto-Rechnungsbetrag. Diese Vorkasse-Rechnung geht an den Kunden. Da dies eine Abschlagsdefinition ist wird der Auftrag als "Teilzahlung behandelt und angezeigt. Erst wenn die Ware an den Kunden rausgeht wird die Schluss-Rechnung erstellt und mitgeschickt. In dieser steht dann das der Kunde den Betrag x als Vorkasse geleistet hat und nun 0,00€ noch zu zahlen sind.