Prüfungssicheres Kassenbuch

  • Hallo den Wissenden,


    ich bin da gerade verunsichert: überall lese ich, dass ein Kassenbuch am besten handschriftlich und zeitnah, also sicherheitshalber täglich geführt werden sollte, damit es bei einer Steuerprüfung nicht verworfen wird und Anlass für eine Hinzuschätzung bietet. Weil also das Kassenbuch in der Software nachträglich geändert werden kann, wird es doch nicht standhalten bei einer Prüfung, oder? Bedeutet das, ich muss besser doch parallel zur Software ein handschriftliches Exemplar führen, das ich dann zwar in der Software prima erfassen kann, um alle Zahlen übersichtlich dargestellt zu bekommen, das mir aber im Prüfungsfall nichts nutzt, weil es keine unveränderbare Kassenführung erlaubt? Hilft da ein wöchentlicher Kassenabschluss oder ein Export in eine CSV-Datei? Kann man den Kassenabschluss irgendwo (beim Finanzamt womöglich? ) hinterlegen, damit er als gesichert gilt? Oder bleibt neben der handschriftlichen Lösung nur die Wahl einer Software, die nach Buchung unveränderbar ist?


    Fazitfrage: Reicht einer/einem SteuerPrüferIn tatsächlich der Ausdruck aus WISO EÜR Kassenbuch??


    Ich habe nur etwa drei bis vier Mal wöchentlich kleine Bargeschäfte, wurde aber trotzdem in der letzen Prüfung zur Führung dreier getrennter Kassenbücher angemahnt.


    Verunsichert fragt: Marcus Freitag

  • Nein - ein Kassenbuch kann durchaus elektronisch geführt werden. Änderungen müssen allerdings immer erkennbar sein (sind - soweit mir bekannt - bei WISO EÜR und Kasse erfüllt). Ausserdem solltest du je nach Anzahl der Vorgänge mindestens einmal in Monat einen "Kassensturz" machen (Aufnahmeprotokoll mit Anzahl jedes Nominalbetrages und Gesamtwert je Nominalbetrag) und die so ermittelte Summe mit deinem (elektronischen) Kassenbestand vergleichen. Abweichungen müssten dann entsprechend als Mehr- oder Wenigerbestand im Kassenbuch erfasst werden. Die Kassenaufnahmeprotokolle sind Belege und als solche aufzubewahren.
    Doppelarbeit musst du auf keinen Fall machen.

  • Liebe Babuschka,


    danke für deine Antwort, doch finde ich im Handbuch bei WISO EÜR & Kasse auf S. 37 die Sätze: "Buchungssätze (können) bei der EÜR nachträglich verändert oder gelöscht werden. (...) veränderte oder gelöschte Buchungen (werden) nicht dokumentiert." ! Eine Erkennbarkeit ist höchstens insofern gegeben, als das das Programm automatisch jeder Buchung eine Nummer zuteilt (nicht zu verwechseln mit einer selbst zugordneten Buchungsnummer, die auch automatisch hochgezählt werden kann vom Programm, aber änderbar ist!), und die Reihenfolge dieser Nummern ist wohl nicht änderbar, wenn ich es richtig sehe, Löschung würden also als fehlende Nummern auftauchen, und Nummern, die nicht mit dem Datum aufsteigend sind, machen Prüfern wohl auch skeptisch.


    Im Moment scheint mir dann ein Umstieg auf ein Programm, dass Buchungen endgültig ablegt, doch die sicherere Wahl zu sein - oder irre ich weiterhin?


    Gibt es noch weitere Meinungen in Kreise der Erfahrenen? Ich freue mich über jede Einschätzung. Ob hier Prüfer mitlesen...?


    fragt sich
    Marcus

  • Für eine EÜR müsste es aber reichen, da du nur die Einnahmen und Ausgaben belegen musst - du bist nicht verpflichtet, ein Kassenbuch wie Bilanzierer zu führen. Solange deine Aufzeichnungen mit deinen Belegen übereinstimmen, müsste ein FA-Mitarbeiter oder Betriebsprüfer dieses anerkennen.
    Das ist nicht sehr befriedigend - eigentlich sollte ein Kassenbuch, egal wer es führt, bei Änderungen eine Änderungshistorie mitführen. Kann ich im Moment nicht prüfen, da meine Probeversion abgelaufen ist (im Fahrtenbuch kann man dies auswählen!). Wenn du darüber hinaus in regelmäßigen Abständen mit dem tatsächlichen Kassenbestand abstimmst, sollte es ausreichen.

  • Ich habe nur etwa drei bis vier Mal wöchentlich kleine Bargeschäfte, wurde aber trotzdem in der letzen Prüfung zur Führung dreier getrennter Kassenbücher angemahnt.

    Das muss doch einen sachlichen Grund haben, der sich mir nach der bisherigen Sachverhaltsschilderung verschließt.


    Für eine EÜR müsste es aber reichen, da du nur die Einnahmen und Ausgaben belegen musst - du bist nicht verpflichtet, ein Kassenbuch wie Bilanzierer zu führen. Solange deine Aufzeichnungen mit deinen Belegen übereinstimmen, müsste ein FA-Mitarbeiter oder Betriebsprüfer dieses anerkennen.

    Über dieses Stadium ist er doch längst hinaus => s.o. .

  • Der sachliche Grund war, dass dem Prüfer aus den bisherigen Unterlagen nicht ausreichend klar war, wann und in welchem Umfang Bargeld eingenommen wurde. Ich hatte zwar jede Bargeldeinnahme durchaus erfasst, aber die Form der Erfassung war nicht nach Datum sortiert, sondern nach anderen Sortierkriterien (hier: Unterrichtslisten, die sich datumstechnisch überschneiden), und deren nachträgliche Aufsummierung in Excel - durchaus nach Datum! - genügte nicht; auch die nicht vorhandene DGPdU-Exportierbarkeit wurde angerügt. Im Prüfungsbericht heißt es dazu: "Dem Steuerpflichtigen wird auferlegt, ab sofort eine insgesamt kassensturzfähige Barkasse zu führen. Dabei sind getrennt für die einzelnen Betriebsbereiche Bargeldaufzeichnungen zu führen." Un dvorher hieß es: "Die Uraufzeichnungen lassen eine jederzeitige Kassensturzfähigkeit nich möglich erscheinen. Ein täglicher Soll/-Ist-Abgleich ist nicht vorgenommen worden."


    Ich nehme Kursgebühren für Unterricht ein, die überwiegend abgebucht werden durch mich, aber auch (immer seltener werdend) bar entrichtet werden, dazu gibt es 1 x wöchentlich Eintrittsgelder und Umsätze aus Getränken, beides unter 200 Euro je.

  • Ein elektronischer Export genügt nicht.


    Was aber in der Beraterpraxis durchaus als Nachweis dafür gilt, dass keine nachträglichen Veränderungen stattgefunden haben:


    Die komplette Monatsübersicht der Kasse inkl. Anfangs- und Endbestand am Monatsende drucken, mit Datum und Unterschrift versehen und zu den zu Kassen gehörenden Belegen heften. Am Besten heftet man dazu noch ein monatliches Zählprotokoll.