"Blindkonto" - Reisekostenabrechnung

  • Hallo,


    ich will bei uns zB für Reisekostenabrechnungen ein separates Konto erstellen. Da man keine zusätzlichen Verrechnungskonten erstellen kann, bin ich auf einer Lösungssuche.


    Beispiel:
    Erfassung aller Reisekostenabrechnungen je Mitarbeiter in einem separaten Konto. Inklusive den Auszahlungen, Reisekostenvorschüsse, etc.


    Ebenfalls geplant:
    alle fixen wiederkehrende Zahlungen (zB Gehälter, Sozialabgaben, Lohnsteuer, ...)
    edit1: zB auch Miete


    Grund:
    Übersichtlichkeit und Vermeidung von Nichtzahlungen.


    Lösungsmöglichkeit:
    Kann man dies über separate Offlinekonten bewerkstelligen? Oder gibt es da eine bessere Lösung?


    Danke im Voraus

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    2 Mal editiert, zuletzt von Hall ()

  • Hallo Hall,


    wieviel Mitarbeiter sind denn betroffen? Hilfsweise kannst du für die Mitarbeiter über Kontokorrent (Verbindlichkeiten) arbeiten, dann hast du pro Mitarbeiter immer den aktuellen Saldo. Die einzelnen Bestandteile der Abrechnungen musst du ja auch in den einzelnen Aufwandskonten erfassen - würde also die Logik von Dienstleistungen benutzen (per Aufwand an "Lieferant"), mit Splitbuchungen lässt sich dies dann einigermaßen arbeitsarm verwirklichen.


    babuschka

  • Reisende Mitarbeiter: aktuell 3 (kann sich natürlich ändern)
    Suche nach einer optimalen Lösung, um in MB die Reisekostenabrechnungen zu erfassen. Will dabei eine übersichtliche Auflistung je Mitarbeiter, um Vorschüsse und Auszahlungen aufzulisten.
    Bisher nutze ich dafür Excel-Listen, in der ich alle Bewegungen je Mitarbeiter aufgelistet habe. Will das "abschaffen" und alles in MB integrieren.


    edit:
    suche allgemein nach einer Möglichkeit, um alle Posten, über die es keine ER gibt, aufzulisten. Wie schon oben geschrieben zB Gehälter, Sozialabgaben, Miete, Reisekosten ... etc (was es sonst noch so gibt)

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  • "Blindkonto" war evtl. falsch ausgedrückt.


    Wie kann man zB Kontokorrentkonten anlegen, die man benennen kann (zB Reisekosten GF, Mieten, usw.)
    Auf das Reisekostenkonto dann die Vorschüsse, Belege und Zahlungen buchen/hinterlegen, damit man stets eine Übersicht hat, ob noch Zahlungen offen sind bzw. ob es noch eine Vorschüssüberzahlung gibt.


    Danke sehr.



    edit:
    oder ist es sinnvoll, hier für jeden Mitarbeiter ein separates Fibu-Konto für die Reisekosten anzulegen und hier Vorschüsse und Auszahlungen zu buchen?

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  • Hallo Hall,


    wieviel Mitarbeiter sind denn betroffen? Hilfsweise kannst du für die Mitarbeiter über Kontokorrent (Verbindlichkeiten) arbeiten, dann hast du pro Mitarbeiter immer den aktuellen Saldo. Die einzelnen Bestandteile der Abrechnungen musst du ja auch in den einzelnen Aufwandskonten erfassen - würde also die Logik von Dienstleistungen benutzen (per Aufwand an "Lieferant"), mit Splitbuchungen lässt sich dies dann einigermaßen arbeitsarm verwirklichen.


    babuschka


    Meinst du damit, jeden MA als Lieferant oder Kunden anlegen?


    Die MA, die man bei MB anlegt, dienen lt. Telefon-Support nur als Benutzer. Habe bisher keine Möglichkeit gefunden, die Reisekostenabrechnungen zu erfassen.
    Ebenfalls, wenn ein MA die Kosten im Voraus selbst bezahlt. Wenn man die Rechnungen im Nachhinein erfasst und auf "vollständig bezahlt" setzen will, dann stehen als Option nur das Verrechnungskonto, Kasse und Offlinekonten zur Verfügung. Darüber lief jedoch nichts.


    Welch/e Lösung/en wäre da praktikabel?


    Support gab mir den Ratschlag, jeden MA als Kunde anzulegen und darüber die Abrechnungen laufen zu lassen (Reisekostenabrechnung sozusagen als ER erfassen). Dennoch ist mir dann immer noch keine Lösung eingefallen, wie ich bereits bezahlte Rechnungen auf "bezahlt" setzen kann.


    Vielen Dank für die Unterstützung.

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  • Ja - so würde ich es machen.
    Eine Alternative wäre es natürlich, auf die Unternehmersuite umzustellen - dort hast du auch eine Lohn-/Gehaltsabrechnung enthalten. Kann ich aber nichts zu sagen - kenne sie nicht (nur aus der Beschreibung auf der Webseite).


    Die bereits bezahlten Rechnungen müsstest du doch über die Zahlungsausgänge auf deinem Bankkonto abstimmen können - oder hast du bar bezahlt? Dann über die Kasse (oder Verrechnungskonto).


    babuschka

  • Danke für die Antwort.


    "bereits bezahlt" - meinte Rechnungen, die nicht über ein Geschäftskonto bezahlt wurden. Die ein MA aus eigener Tasche vorgestreckt hat (Bar, EC-Karte, Kreditkarte).
    Wenn ich diese ER einpflege (muss ich ja, um diese auch wieder absetzen zu können. Bzw. auch für die Ust-Voranmeldung), dann habe ich bisher noch keine Lösung gefunden, wie ich diese auf bezahlt setzen kann.


    Sobald ich diese Rechnungen auf "vollständig bezahlt" setzen will, stehen als Option nur das Verrechnungskonto, Kasse und Offlinekonten zur Verfügung. Darüber lief jedoch nichts.

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  • Zwei Fragen, die du klären musst:
    a) laufen diese Rechnungen denn überhaupt auf deine Firma? Wenn nicht, hast du keinen Vorsteuerabzug!
    b) die Rechnungen sind doch Bestandteil der Reisekostenabrechnungen - du kannst doch nicht doppelt einbuchen. Daher hast du auch das Problem der Bezahlung von Rechnungen (du zahlst an Dritte, nicht an den Rechnungsaussteller).


    Vorschlag:
    Du buchst die Reisekostenabrechnung ein mit mehreren Posten (Fahrtkosten, ÖPNV, Auslagen, Hotels, etc.), dann kannst du - sofern die Rechnungen auf deine Firma ausgestellt sind - die entsprechende Vorsteuer dort einbuchen und benötigst keine Eingangsrechnungen der Dritten im System. Selbstverständlich musst du die Originalbelege mit ablegen (deine Mitarbeiter müssen diese dir mit den Abrechnungen ja geben und können Kopien behalten).

  • Vielen Dank dir. Hilft mir sehr weiter.
    Rechnungen, soweit möglich, werden immer auf die Firma ausgestellt.

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  • komme also bei MB nicht umhin, Mitarbeiter als Kunden zu erfassen.


    Diesen monatlich eine Rechnung zu schreiben, in der die Bewegungen aufgelistet werden. z.B.
    Pos 1: Reise 1 über 300 Euro (diese 300 Euro als "Minus" ausweisen, da ja eine "Forderung" des MA und über Splittbuchungen verbuchen).
    Pos 2: Reisekostenvorschuss über 200 Euro
    etc...


    Somit hat man eine monatliche Übersicht, ob noch Zahlungen offen sind oder es eine Vorschussüberzahlung gab.


    Sehe ich das so richtig oder mache ich es mir momentan einfach selbst zu kompliziert?


    Oder besser die MA als Lieferanten und jede RK-Abrechnung als Eingangsrechnung erfassen. Ein bezahlter Vorschuss wird in der RK-Abrechnung ja abgezogen.

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