Einkaufsquittungen verloren -> Stichwort Eigenbeleg...

1. offizieller Beitrag

    Hallo liebe Community,


    mein Problem ist folgendes. Mir fehlen etliche Quittungen für den Einkauf von Briefmarken. Das ist mir aufgefallen, da meine umsatzsteuerfreien Ausgaben extrem niedrig sind. Man kann ja nicht rund mehrere tausend Artikel verkauft haben und nur 3000€ an Versandkosten bezahlt haben...


    Ich habe schon etwas die Suche und Google bemüht und bin dann zum Entschluss gekommen, dass idafür ein sogenannter Eigenbeleg die Lösung wäre.


    Wie würdet ihr da vorgehen?Bzw. meint ihr, dass sowas vom Betriebsprüfer abgesegnet wird? Hat jemand schon Erfahrungen mit einem Eigenbeleg und einer Betriebsprüfung?


    PS: Ich habe noch eine halbe Tüte voll mit Versandbelegen. Das sind alles Einlieferungsquittungen mit Namen und die Kosten dafür kann man ja ermitteln, da es einheitliche Preise sind.

    • Offizieller Beitrag

    Ein Eigenbeleg, oder zwei. Aber doch nicht hunderte. Dann heißt es irgendwann auch Lehrgeld bezahlen. Zudem gibt es ja auch Abholungen, so wie Du persönlich vor Ort eingekauft hast.


    Aber Du kauft als gewerblicher doch nicht einzelne Versandaufkleber teuer in der Filiale. Du wirst doch die vergünstigte Onlinefrankierung nutzen, da Du auch als Händler nicht bei jedem Kauf einen Euro oder mehr zu verschenken hast. Da sollten Nachweise ja wohl problemlos beschaffbar sein.

    hunderte wollte ich nicht schreiben sondern ein zusammengefassten. Undzwar nur von den wo ich die Einlieferungsquittung habe (Einschreibe-Sendungen).


    Ich schätze also nichts sondern kann das Ergebnis auch belegen.


    Gibt es evtl. für diesen Fall eine Art Pauschale die man nutzen kann?


    Briefmarken kaufe ich immer in der Post. bzw. bezahle immer in der Post. Es gab bestimmt auch einie Einkufe wo ich von Privatleuten die Marken abgekauft habe.


    Briefmarken gibt es meines Wissens nicht günstiger als deren Wert selber. DHL Marken allerdings kann man günstiger bekommen. Oder irre ich mich da?

    • Offizieller Beitrag
    Zitat von blndano

    hunderte wollte ich nicht schreiben sondern ein zusammengefassten. Undzwar nur von den wo ich die Einlieferungsquittung habe (Einschreibe-Sendungen).

    Mit hunderte meinte ich hunderte fehlende Belege. Das dürfte nach Deinen Schilderungen ja zutreffen. Und einen Sammelbeleg für fehlende Nachweise würde ich als Prüfer nicht akzeptieren. Jeder Geschäftsmann weiß, dass er im Regelfall Nachweise für seine Betriebsausgaben braucht. Und Eigenbelege im Einzelfall wird niemand beanstanden, denn wer ist frei von Fehlern. Aber das von Dir Beschriebene halte ich für inakzeptabel.

    inakzeptabel obwohl ich das mit den Einlieferungsnachweisen belegen kann? Ich ziehe mir ja nichts aus den Fingern, sondern nutze nur das was ich auch anhand von Belegen nachweisen kann. zählt auch nicht die Logik wo tausende Artikel versendet worden sind, die Versandkosten allerdings absolut nicht im Verhältnis zu den versendeten Artikeln stehen?


    Wie würdest Du das Problem lösen?

    ja, Heiko, dass ist es defintiv. Bei mir lief mit der Buchführung nicht immer alles rund (Rechner mal komplett abgeschmiert etc.). Die Belege waren alle in einer Tüte und die ist halt weg.


    Ich habe mal zwei Fotos von den Einlieferungsbelegen gemacht.


    Anhand der Daten lässt sich halt entnehmen, dass es 3x eigenhändige Einschreiben waren und eben 1x Einschreiben ins Ausland. Sprich aus diesen Daten würde ich ich ein Betrag 21,50€ verstehen der mal gezahlt wurde.


    Es ist auch so, dass man die von mir unkenntlich gemachten Namen natürlich auch in meiner Rechnungsdatenbank wiederfindet.

    das hatte ich mir schon durchgelesen. Was willst Du mir aber damit sagen? Ich wollte mit den hochgeladenen Bildern nicht andeuten, dass es Rechnungen sind. Sondern lediglich, dass man anhand dieser Belege ja die Kosten für die Sendung ermitteln kann.

    • Offizieller Beitrag

    Noch einmal: Sammeleigenbelege gibt es nicht. Diese müssen auf den einzelnen fehlenden Beleg abgestimmt sein, den Du ja noch nicht einmal bestimmen könntest. Hast Du vorhandene Briefmarken genutzt, hast Du die im Laden gekauft, und und und? Somit ist das in meinen Augen für Dich gänzlich ausgeschlossen. Abgesehen davon würde es Deine gesate Buchfürhung in Frage stellen. Jeder Dritte würde sich die Frage stellen, was denn noch alles in der Buchführung fehlt, z.B. nur die verbuchten Einnahmen zuzuordnenden Belege oder auch noch andere mit Einnahmen. Du bietest damit eine Angriffsfläche für größere Zuschätzungen seitens eines Prüfers.



    Oder auch:


    Eigenbelege: Der richtige Umgang mit Eigenbelegen und Er ... / 6 Verlust des Originalbelegs - Quelle: haufe.de

    • Offizieller Beitrag

    Jetzt stell Dir einmal vor, Du hättest auch Bareinnahmen und müsstest/würdest eine Kasse führen. Dann hättest Du aber ein richtiges Problem.


    Also Frankiermittel künftig unbar kaufen und die Belegbeschaffung stellt kein Problem dar.

    Zitat von blndano

    Es geht nämlich bestimmt um rund 10000€...


    Dann würde ich das Ganze mal mit Steuerberater und FA abklären.
    Andererseits würdest Du denen dann damit auch klar machen, dass Du es mit Buchführung nicht so genau nimmst, denn Bücher sind aktuell zu führen und dann wären Deine Belege ja bereits lange schon abgeheftet. Zumal 10.000,00 € ja nun auch kein Pappenstiel sind. Zumindest hast Du keine Vorsteuer eingebüßt, wohl im schlimmsten Fall aber ein klein wenig mehr Gewinn gemacht, was letztlich wieder das FA und die KK freuen wird. ;)


    Red' mal mit deinem Steuerberater.

    • Offizieller Beitrag

    Also mal ehrlich 10.000€ Barausgaben für Porto bzw. Versandkosten? Kein Tippfehler? ?(


    Ich habe 1.000€ gelesen und meine Antwort darauf gestützt. Aber bei 10.000€, da hört der Spaß nun wirklich auf. Da würde ich als Prüfer dann in der Tat die gesamten Aufzeichnungen bzw. die gesamte Buchführung in Frage stellen. Von zeitnaher Buchführung kann dann wohl auch keine Rede sein. Und bei den Beträgen wird dann eher der komplette Geldfuss mal verprobt und bis ins Letzte hinterfragt. 10.000€ an Barmitteln alleine für Porto/Frankierkosten fallen ja auch nicht einfach aus einer Schublade im privaten Wohnzimmer. Zuerst stellt sich dann die Frage nach entsprechenden Bareinnahmen. Und bei solchen in dieser Höhe auch nach einer ordnungsgemäßen Kassenführung bzw. deren ordnungsgemäßer Aufzeichnung. Ich glaube, Du hast ein viel größeres Problem als Du ahnst. Das mit dem Steuerberater ist kein schlechter Tipp von Heiko66. Nur für die Vergangenheit steht der auch auf verlorenem Posten. Der kann wohl höchstens noch einen Kompromiss aushandeln in der Art, dass neben der Nichtanerkennung der Kosten als Betriebsausgaben nicht auch noch zusätzlich Zuschätzungen der Betriebseinnahmen erfolgen.

    naja ich hatte in dem Jahr rund 10000 Rechnungen geschrieben. Rechnet man die DHL und Hermes Pakete ab dann komme ich auf rund 8000 Rechnungen wo ich mit der Deutschen Post verschickt habe. Eine Sendung kostet da mindestens 1,45€. Oft habe ich aber als eigenhändiges Einschreiben (5,30€) und ins Ausland verschickt (5,50€). Wenn man das also hochrechnet sind das schon mindestens 10000€.


    Mein Büro hatte ich nur für die Rechnungserstellung benutzt. Diese hatte ich dann immer in eine Exeltabelle übertragen. So wollte ich sichergehen, dass ich mit Mein Büro nicht schlimmere Probleme bekomme wie im Jahr zuvor. Nur irgendwie muss die Tüte mit den Postbelegen abhandengekommen sein, da ich alles immer sortiert und abgeheftet hatte. Es ist also alles da was da sein sollte bis eben auf die Tüte mit den Belegen.


    Ich habe mich jetzt dafür entschieden diese ganzen Ausgaben nicht geltend zu machen und das als ganz ganz blöden Fehler abzustempeln.

    Einen Vorschlag, um ein solches Desaster in Zukunft zu vermeiden (und - wie miwe schreibt - Nachfragen und Schätzungen seitens Finanzamt):
    es gibt ein Instrument mit Namen "Ordner". Wenn du die Rechnungen darin aufbewahrst und die entsprechenden Postquittungen hinzu fügst, hast du alles zusammen. Ausserdem ist mir etwas schleierhaft: Einerseits ist dir die Tüte mit den Postbelegen abhanden gekommen, andererseits hast du alles immer sortiert und abgeheftet. Aber wenn alles abgeheftet wird, kann keine Tüte mit Belegen abhanden kommen.
    Bei 10.000 Rechnungen im Jahr musst du eh eine geordnete Aufbewahrung der Unterlagen im Zweifel nachweisen, da ist eine "Schuhkartonbuchhaltung" bzw. in deinem Fall eine "Tütenbuchhaltung" nicht mehr möglich. Gleich abheften schützt vor teuren Fehlern.

    Moin,
    was mir vollkommen schleierhaft ist, aus welchem Topf Du die 10000€ genommen hast. Hat Deine Kasse jetzt 10000€ in der Realität weniger als in der Buchhaltung?
    Ta kann ja der tatsächliche Bestand nie mit dem gebuchten übereinstimmen. <X