Gleiche Rechnungsnummer wie Angebotsnummer... wie geht's?

1. offizieller Beitrag

    Hallo.


    Ich hätte gerne, dass die Rechnungen genau die gleichen Rechnungsnummern wie die Angebotsnummern haben. Wie mache ich das?


    Hintergrund:
    So wie es zur Zeit ist macht das Programm Fehlbuchungen.
    Z.B. schicke ich dem Kunden eine Angebot. Wenn's ihm zusagt, dann überweist er mit der Angabe der Angebotsnummer. Nun mache ich aus dem Angebot eine Rechnung.
    Die Rechnungsnummer ist aber anders als die Angebotsnummer.
    Ab und zu ist die Angebotsnummer aber eine schon vorhandene Rechnungsnummer und bei der automatischen Zuordnung von Überweisungen wird dann, wenn man nicht aufpasst
    und dem Programm vertraut, der Betrag dem falschen Kunden zugewiesen.


    Danke,
    Roelli.

    da bin ich dafür.
    der Nummernkreis sollte überall gleich sein, ob Rechnungen, Lieferscheine oder auch Angebote.
    Mom habe ich in meinen Vorlagen vpr die Nummer immer den Buchstaben R/L/A davor, damit gehts einigermassen wenn die Bezahler den Buchstaben mitüberweisen.
    Aber trotzdem gleicht das Programm eine Zahlung eines zum Beispiel A1510115 mit einer R1510115 ab...


    Nervig!


    Gruß
    Joe

    • Offizieller Beitrag
    Zitat von Roelli

    Ab und zu ist die Angebotsnummer aber eine schon vorhandene Rechnungsnummer und bei der automatischen Zuordnung von Überweisungen wird dann, wenn man nicht aufpasst
    und dem Programm vertraut, der Betrag dem falschen Kunden zugewiesen.


    Das stimmt in Gänze nicht.
    Rechnungsnummern müssen zwangsläufig auf bereits bestehenden Rechnungen aufeinander erfolgen. Angebote sind unverbindlich und Rechnungen verbindlich. Daher gibt es auch keine innere Verbindung.


    Die automatische Zuordnungssuche richtet sich exakt nach Name und Betrag.


    Die Angebotsnummer ist dabei völlig unerheblich.

    Zitat von SAMM

    Die automatische Zuordnungssuche richtet sich exakt nach Name und Betrag.


    Da muss ich widersprechen.
    Das Programm ordnet teilweise völlig willkürlich Zahlungen zu. Erst letztens habe ich eine Zahlung eines Kunden gesucht, da hatt das Programm 'Nebenkosten Geldverkehr' gebucht...
    Erst nachdem ich dem Kunden eine Mahnung gesendet habe, und er sich Beschwerte, wurde der Fehler entdeckt. Und nein- ich buchte die 1000 Euro nicht als Nebenkosten...

    • Offizieller Beitrag
    Zitat von joeschwarz

    Das Programm ordnet teilweise völlig willkürlich Zahlungen zu. Erst letztens habe ich eine Zahlung eines Kunden gesucht, da hatt das Programm 'Nebenkosten Geldverkehr' gebucht...


    Da lese ich Bedienungsfehler raus. Das Programm ordnet ja nicht mal eine einzige Zahlung zu.

    Zitat von SAMM

    Das Programm ordnet ja nicht mal eine einzige Zahlung zu.


    Kann ich bestätigen, das Programm macht allenfalls einen Vorschlag, diesem muss man aber nicht zustimmen....

    • Offizieller Beitrag
    Zitat von Roelli

    Wenn's ihm zusagt, dann überweist er mit der Angabe der Angebotsnummer. Nun mache ich aus dem Angebot eine Rechnung.
    Die Rechnungsnummer ist aber anders als die Angebotsnummer.


    Mal einen ganz anderen Aspekt in die Runde geworfen: Diesen Aspekt erreiche ich auch durch Eingabe der Angebotsnummer als "Referenznummer des Kunden". Diese wird beispielsweise bei Verwendung der "Rechnungsvorlage mit Referenznummer" auf dem Ausdruck ausgegeben.


    das ist alles schön und gut gedacht - aber es gibt eine steuerliche Vorgabe bei (Ausgangs-)Rechnungen, die unbedingt beachtet werden muss: die Rechnungsnummern müssen mit einer fortlaufenden Nummer versehen werden, Lücken müssen durch Storni etc. nachgewiesen werden. Sonst gibt es massiven Ärger mit dem Finanzamt.
    Da nicht jedes Angebot in einer Rechnung ändert, können die Nummern nicht mehr übereinstimmen.

    Das mit der "Referenznummer des Kunden" klingt nach einer Lösung. (habe aber noch nicht verstanden wie es funktionieren soll)


    Wenn ich dem Kunden NIX sage und er sieht die Angebotsnummer, dann wird er vermutlich automatisch diese Nummer angeben. Ich könnte natürlich eine Zeile auf einer angepassten Angebotsvorlage einblenden, aber diese Nummern müsste ich mir doch dann selber ausdenken? (wird ne Katastrophe werden) ;)


    Fortlaufende Rechnungsnummern...
    Hab ich auch schon oft von gelesen. In der Software kann ich ja beides einstellen... ich hab's so eingestellt, dass die Rechnungsnummer anhand des Datums vergeben wird. (ist ja quasi fortlaufend... zumindest fortlaufend am selben Tag) Ich will unter den Rechnung wirklich nur die Sachen stehen haben die ich WIRKLICH abarbeiten muss.
    Wenn zwischendurch ne Rechnung ist die der Kunde nicht bezahlt dann bringt mich das nur durcheinander. Ich brauche einfach eine Übersicht ob ich alles erledigt habe. Das klappt aber nicht, wenn zwischendurch Rechnungen sind und Kunden evtl. Tage oder Wochen brauchen um zu überlegen ob sie wirklich kaufen wollen.
    Ich weis nicht welchen Vorteil das Finanzamt durch fortlaufende Rechnungsnummern haben sollte? Steuerbetrug aufdecken? Wenn jemand was schwarz verkaufen will dann wird der auch keine Rechnung schreiben, also gibts keine Rechnung - höchstens ein Angebot. Wenn der Steuerprüfer kommt, dann schaut er wohl zuerst ob alle Zahlungen auch einer Rechnung zugewiesen sind. (Auf den von der Bank ausgedrucken, originalen Kontauszügen müssen die Eingangsrechnungen direkt dahinter abgeheftet sein)


    Die meiner Meinung nach sinnvolle Vorgehensweise:
    Angebot schreiben. 1x am Tag ruft man seine PayPal und/oder Bankkonten ab. Nun sieht man den Zahlungseingang vom Kunden (die teilweise die Angebotsnummer reinschreiben). Jetzt möchte ich gerne mit einem Klick der Zahlung einem Angebot zuordnen, bzw. aus dem Angebot wird automatisch eine Rechnung erzeugt und die Zahlung wird genau dieser Rechnung zugewiesen. Fertig.
    Leider kann man unter den Bankkonten/PayPalkonten einer Zahlung keiner Rechnung zuordnen. :(


    Also... Umweg:
    Zahlungen abrufen... nachschauen wer das Geld überwiesen hat.
    Dann die Rubrik mit den Zahlungen schließen. Zu den Angeboten wechseln und nach dem passenden Angebot suchen... na? Name noch behalten? Meistens nicht :) Wenn jetzt der Name vom überweisenden auch noch abweicht weil der Kunde eine andere Lieferadresse als die Rechnungsadresse angegeben hat oder die Zahlung von noch jemand anderen kommt (vom PayPal Konto der Frau z.B. weil die immer Schuhe online einkauft) dann ist das Chaos perfekt. :)


    Wenn MB die automatische Zuordnung anhang des Bruttobetrags sucht dann wird's schwierig wenn man z.B. nur EIN Produkt verkauft, oder mehrere Produkte die immer die gleichen Preise haben.
    Meiner Meinung nach sollte der Suchalgorhytmus in der Reihenfolge sein: Angebotsnummer, Name, Betrag.


    Wie auch immer...
    Is halt nervig wenn der Kunde fragt warum keine Ware kommt und man dann merkt, dass man's selber vergeigt hat - bzw. in meinem Fall die Software einen "falschen Vorschlag" macht.


    Eine Zahlung einem Angebot zuordnen klingt für mich so, als wenn das einer der 10 wichtigsten Funktionen ist die ein Programm beherrschen sollte. Vor allem weil man das ja auch jeden Tag macht.
    Was auch schade ist... ich weis nie WANN ich die Ware losschicken muss.
    Bei mir ist die Lieferzeit z.B. 10 Tage nach Zahlungseingang. Toll wäre, wenn MB mir den Liefertermin anzeigen würde. Also Zahlungseingang + 10 Werktage. (Samstag/Sonntag/Feiertag werden nicht mitgezählt) Damit das funktioniert muss man den Feiertagskalender natürlich selber in der Software pflegen. Dann läufts.


    Wenn der Kunde bezahlt hat dann fehlt außerdem die Information ob ich die Ware nun verschickt habe oder nicht. Bei einer Bestellung... alles gut. Aber wenns mehr wird dann weis ich selber nicht mehr ob ich schon etwas verschickt habe oder nicht. Und wenn man einen angestellt hat dann weis man garnix mehr. Also wuselt man dann in den DHL Unterlagen rum. Ich hab mir eine Spalte eingebaut wo ich die Sendungsnummer eintrage und in der Spalte steht dann "verschickt". Problem dabei ist.. wenn ich eine Rechnung kopiere... dann ist die neue Rechnung schon verschickt und es steht die Sendungsnummer da. Das kann verwirren. Sieht erstmal so aus als wenn man's schon verschickt hat.


    Ich bin bestrebt den Arbeitsablauf so einfach, schnell und sicher wie möglich zu machen.
    Nach einem Jahr und ein paar hundert Euro habe ich's endlich geschafft einen Onlineshop an MB anzubinden. Ging standardmäßig nicht, weil von Onlineshop aus keine Attribute nach MB exportiert werden... also wäre nix mit bunten T-Shirts geworden - sondern nur einfarbige Shirts. (Shirts verkaufe ich nicht, war nur ein Beispiel)


    Vielleicht mag nochmal jemand hier hinschreiben wie er das so macht... oder wie das überhaupt von den Entwicklern vorgehesen ist. In der Anleitung kann ich leider nichts finden wie man da am besten vorgehen soll.


    Roelli.

    Zitat von nesciens

    die Rechnungsnummern müssen mit einer fortlaufenden Nummer versehen werden


    Einmalig ja, fortlaufend im Sinne von "auf 1001 folgt 1002" nein. ;)
    Wenn ich Konkurrenten keinen Rückschluss über die Anzahl der Verkäufe geben möchte, könnte ich sogar rückwärts zählen und auf 1001 die 99 folgen lassen, solange diese Rechnungsnummer nur einmal vergeben ist.

    • Offizieller Beitrag
    Zitat von Heiko66

    Einmalig ja, fortlaufend im Sinne von "auf 1001 folgt 1002" nein.
    Wenn ich Konkurrenten keinen Rückschluss über die Anzahl der Verkäufe geben möchte, könnte ich sogar rückwärts zählen und auf 1001 die 99 folgen lassen, solange diese Rechnungsnummer nur einmal vergeben ist.


    In der Theorie wird dir das auch bestätigt und ist zu lesen - ist auch gerichtlich bestätigt: "eindeutig aber nicht fortlaufend",


    aber in der Steuerprüferpraxis ist es so nicht durchführbar und nicht hinnehmbar. Dort muss es weiterhin fortlaufend sein! Aus den bekannten Gründen.

    Zitat von SAMM

    Dort muss es weiterhin fortlaufend sein!


    Ich gehe doch Recht in der Annahme, dass MB eine interne Belegnummer fortlaufend und nutzerunabhängig führt, ansonsten wäre das "fortlaufend" eh nur Makulatur und ich könnte eine gelöschte Rechnungsnummer jederzeit neu vergeben. Wenn MB also eine fortlaufende Belegnummer führt, ist das für den Prüfer per GDPdU immer prüfbar.

    Zitat von Heiko66

    Ich gehe doch Recht in der Annahme, dass MB eine interne Belegnummer fortlaufend und nutzerunabhängig führt, ansonsten wäre das "fortlaufend" eh nur Makulatur und ich könnte eine gelöschte Rechnungsnummer jederzeit neu vergeben. Wenn MB also eine fortlaufende Belegnummer führt, ist das für den Prüfer per GDPdU immer prüfbar.


    nein, eine interne Belegnummer reicht nicht aus. Der Vorsteuerabzug gemäß § 15 UStG hängt davon ab, dass der Empfänger eine Rechnung mit den in § 14 und § 14a UStG genannten Inhalten vorliegen hat. Und in § 14 Abs. 4 UStG heisst es eindeutig:


    Eine Rechnung muss folgende Angaben enthalten:
    1.den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers,
    2.die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die
    ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
    3.das Ausstellungsdatum,
    4.eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer),
    5.die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
    6.den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung; in den Fällen des Absatzes 5 Satz 1 den Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts, sofern der Zeitpunkt der Vereinnahmung feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt,
    7.das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung (§ 10 ) sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist,
    8.den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt
    und
    9.in den Fällen des § 14b Abs. 1 Satz 5 einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers.In den Fällen des § 10 Abs. 5 sind die Nummern 7 und 8 mit der Maßgabe anzuwenden, dass die Bemessungsgrundlage für die Leistung (§ 10 Abs. 4 ) und der darauf entfallende Steuerbetrag anzugeben sind. Unternehmer, die § 24 Abs. 1
    bis 3 anwenden, sind jedoch auch in diesen Fällen nur zur Angabe des Entgelts und des darauf entfallenden Steuerbetrags berechtigt.


    Damit ist die fortlaufende Rechnungsnummer conditio qua non für einen Vorsteuerabzug des Rechnungsempfängers!
    Den Ärger mit den Kunden und Finanzämtern mag ich mir nicht vorstellen, wenn auch nur ein Kunde hier den Vorsteuerabzug versagt bekommt.
    Eine fortlaufende Nummer kann auch in der Form vorliegen, dass je Tag bei 1 begonnen wird. Dann muss aber zwingend die Rechnungsnummer das Tagesdatum enthalten, also z. B. 20150302001 oder kürzer 150302001 bei dreistelliger fortlaufender Nummer.


    nesciens

    Moin Ihr,
    [Klugscheißmodus an:]die Nummern müssen nicht zwingend fortlaufend sein, sie müssen einmalig sein:

    Zitat

    Eine lückenlose Abfolge der ausgestellten Rechnungsnummern ist nicht zwingend.

    Quelle Abschnitt 14.5. UStAE
    Pflichtangaben in der Rechnung Ziffer 10

    Zitat

    Die einzelnen Nummernkreise müssen dabei nicht zwingend lückenlos sein

    Quelle Abschnitt 14.5. UStAE
    Pflichtangaben in der Rechnung Ziffer 11
    [Klugscheißmodus aus:]


    Aber was hilft das bei einer Prüfung? :grumble: Natürlich macht es einen Prüfer mißtrauisch :search: , wenn eine Rechnungsnummer "fehlt" und keine plausible Erklärung vorhanden ist :wayne: . Wer will das riskieren? Und was spricht gegen fortlaufende Nummern? Aber ausbaden muss es ja ohnehin der Unternehmer selbst.

    • Offizieller Beitrag

    Auch von Buhl gibt es dazu Informationen:
    Inhalt einer Rechnung
    Rechnungen


    Die meiner Meinung nach beste Abhandlung stammt aber aus 2013 von der Handelskammer Hamburg:
    Pflichtangaben Rechnungen IHK Hamburg.pdf


    Unabhängig davon, dass die eindeutige Rechnungsnummer ausreichend ist, würde ich immer eine wirkliche fortlaufende Nummer vorziehen. Man vermeidet wirklich eine Menge Probleme und eventuellen Ärger. Lass bei der eindeutigen Nummer einmal etwas schieflaufen, wie beweise ich als Unternehmer, dass nur einmal etwas schief gelaufen ist? Im Zweifel gar nicht und dann stehe ich da mit meinem Gesicht. Also lieber fortlaufend im wörtlichen Sinne und man kann Fehler immer belegmäßig beweisen. Erspart im Zweifel mögliche deftige Zuschätzungen.


    Wie ich ja auch schon in meinem Ausgangspost vom Sonntag schrieb:

    Zitat von nesciens

    die Rechnungsnummern müssen mit einer fortlaufenden Nummer versehen werden, Lücken müssen durch Storni etc. nachgewiesen werden. Sonst gibt es massiven Ärger mit dem Finanzamt.


    Ich glaube, miwe, damit haben wir das Gleiche im Sinn: "fortlaufend" ist nicht zwingend mathematisch, aber jede Lücke innerhalb der angewendeten Systematik muss erklärbar sein und aus der Systematik muss ersichtlich sein, dass jede Nummer nur einmal vergeben wird.

    back to topic:
    Gleiche Rechnungsnummer wie Angebotsnummer geht also nicht. Richtig?


    Wie kann ich denn verhindern, dass Angebotsnummern plötzlich zu Rechnungsnummern werden?
    (das war ja das, was mir passiert ist - und weswegen der Kunde wegen Fehlzuweisung keine Ware erhalten hat)


    Danke,
    Roelli.