Digitale Archivierung von eMails, Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen

  • Hallo,


    ich teste gerade ein Programm (DMS) zu digitalen Archivierung.
    Nun stelle ich mir viele Fragen, was darf ich wie archivieren, was darf nach Archivierung vernichtet werden und was nicht?


    Das digitale Archivieren spart ja doch einiges Kosten, Platz und Arbeit.


    Wo finde ich hierzu aussagekräftige Informationen? (Bitte nicht mit dem Hinweis auf einen StB kommen --- der Weg steht mir immernoch offen.)


    z.B.
    EMails die eine Rechnung im PDF-Format enthalten, müssen komplett als eMail archiviert werden. Allein der Ausdruck der Rechnung reicht nicht. Richtig?!
    Meine Ausgangsrechnungen kann ich digital archivieren und brauche sie dann nicht noch extra ausdrucken. Richitg?
    Darf ich Eingangsrechnungen, welche per Post kommen, digital archivieren und dann vernichten?
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    Vielen Dank im Voraus!


    VG
    123456789

    • Offizieller Beitrag

    Moin,
    diese Fragestellung taucht in letzter Zeit wieder vermehrt auf. Im übrigen auch von Steuerberatern, weshalb Du hier Glück hast und ich verweise Dich nicht an einen solchen ;)


    Aussagekräftige Informationen kann Dir das Bundesministerium der Finanzen geben. Da Dir der Herr Schäuble aber wohl nicht zeitnah antworten wird, würde ich mal beim Finanzamt nachfragen; eine Antwort würde ich mir aber schriftlich geben lassen.
    Ein digitales Belegarchiv muss natürlich revisionssicher sein; es muss sichergestellt sein, dass die Informationen auch in 10 Jahren noch lesbar gemacht werden können.
    Ich war vor einigen Jahren in einem Betrieb der Luftfahrtindustrie und dort in einem Projekt eingebunden, das sich mit genau dieser Frage beschäftigt hat. Die Quintessenz zu dieser Zeit war, dass man ein externes Unternehmen beauftragt, welches alle Belege mikroverfilmt. Dieses Unternehmen musste zig Zertifizierungen vorweisen, die Mikrofilme wurden doppelt (oder dreifach?) vorgehalten und an zwei (oder drei?) unterschiedlichen Orten aufbewahrt. Seit dieser Zeit dürften sich rechtliche Rahmenbedingungen verändert haben, und wahrscheinlich bist Du auch kein Global Player; aber die Anforderungen an digitale Belegarchive sind nicht trivial. Wenn Du so etwas wirklich umsetzen willst, solltest Du Dich wirklich mindestens doppelt absichern...

  • Hallo und Vielen Dank Euch Beiden!


    Wahrscheinlich bleibt mir da der Weg zum FA wohl nicht erspart, wenn ich das alles so lese.
    Und wenn die es nicht wissen ... ja dann...


    Vernüftige und erschwingliche DMS gibt es ja schon auf dem Markt.


    Aber eigentlich müsste sich ja jeder, der Online (sei es bei eBay, Amazon oder im eigenen Shop) handelt, sich mit diesem Thema auseinandersetzen. Denn zB die eMail in der ich die Käuferdaten, Zahlungsdaten, gekauften Artikel etc erhalte, müsste archiviert werden. Wenn ich mich nicht irre und da sollte ausdrucken wohl nicht reichen.

  • Kürzen wir das Verfahren ab. Hast du einen Technikbegeisterten Steuerprüfer hast du damit Pluspunkte im schlimsten Fall musst du ihm alles Ausdrucken und nachweisen. Meistens hat man aktuell noch die letzte Version .
    Ich empfehle dir einen Dienstleister der die Daten für dich verwaltet und eine entsprechende Versicherung für einen Schadensersatz hat. Denn wenn wir von einer Steuerschätzung reden weil Daten fehlen oder nicht lesbar sind.

  • Mit Ausdrucken wird sich im Zweifelsfall ein Steuerprüfer nicht mehr zufrieden geben. Schließlich haben wir schon seit Jahren die Vorschrift, dem Prüfer Zugriff zum System zu geben. Insofern ist die Vorgehensweise von 123456789 eigentlich die Richtige. Er/Sie muss aber eine Menge bedenken, da die Daten alle 10 Jahre lang im Zugriff sein müssen und daher immer einmal wieder auf neue Medien umgestellt werden muss. Auch alle Buchungsbelege, Rechnungen etc. müssen digital zur Auswertung vorliegen - und zwar lesbar im Zeitpunkt der Prüfung.
    Fazit: DMS ist ein guter Gedanke - aber man muss eben die Vorschriften der GoBD dabei im Auge haben.

  • das geht wohl definitiv nicht mehr (Übertragung der EÜR bzw. eBilanz per Elster, dto. für UStVa, Umsatz- und Gewerbesteuererklärung etc.). Kein Finanzamt nimmt dir mehr ab, dass du noch die Buchführung, Banking etc. per Pfote machst ohne Programm.


    Die Ausgangsfrage von 123456789 zu den Eingangsrechnungen ist noch offen:
    Hier ist - sofern sicher gestellt ist, dass an den eingescannten Rechnungen keinerlei undokumentierte Änderungen vorgenommen werden können (Pdf reicht also nicht) - die Vernichtung der Papierdokumente erlaubt. Es muss nicht einmal in Farbe gescannt werden, sofern die Farbe nicht buchungsrelevant ist (z. B. Minusbeträge in rot ohne Minuszeichen). Aber - wie gesagt - die eingescannten Rechnungen müssen im Original erhalten bleiben, nur dann geht es.

  • Mit Ausdrucken wird sich im Zweifelsfall ein Steuerprüfer nicht mehr zufrieden geben. Schließlich haben wir schon seit Jahren die Vorschrift, dem Prüfer Zugriff zum System zu geben. Insofern ist die Vorgehensweise von 123456789 eigentlich die Richtige.

    NIcht nur das, Du hast eben bestimmte Belege, Handelsbriefe etc in den Format vorzuhalten, in dem man es erhalten hat.


    Zitat aus dem Erlass des BFinanzministeriums:

    Zitat


    119 Sind aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und elektronische Unterlagen im Unternehmen entstanden oder dort ein-gegangen, sind sie auch in dieser Form aufzubewahren und dürfen vor Ablauf der Auf-bewahrungsfrist nicht gelöscht werden. Sie dürfen daher nicht mehr ausschließlich in ausgedruckter Form aufbewahrt werden und müssen für die Dauer der Aufbewah-rungsfrist unveränderbar erhalten bleiben (z. B. per E-Mail eingegangene Rechnung im PDF-Format oder eingescannte Papierbelege). Dies gilt unabhängig davon, ob die Auf-bewahrung im Produktivsystem oder durch Auslagerung in ein anderes DV-System erfolgt. Unter Zumutbarkeitsgesichtspunkten ist es nicht zu beanstanden, wenn der
    Steuerpflichtige elektronisch erstellte und in Papierform abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe nur in Papierform aufbewahrt.


    121 Bei den Daten und Dokumenten ist - wie bei den Informationen in Papierbelegen - auf deren Inhalt und auf deren Funktion abzustellen, nicht auf deren Bezeichnung. So sind beispielsweise E-Mails mit der Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefs oder eines Buchungsbelegs in elektronischer Form aufbewahrungspflichtig. Dient eine E-Mail nur als „Transportmittel“, z. B. für eine angehängte elektronische Rechnung, und enthält darüber hinaus keine weitergehenden aufbewahrungspflichtigen Informa-tionen, so ist diese nicht aufbewahrungspflichtig (wie der bisherige Papierbriefum-schlag).


    133 Im DV-System erzeugte Dokumente (z. B. als Textdokumente erstellte Ausgangsrech-nungen [§ 14b UStG], elektronisch abgeschlossene Verträge, Handels- und Geschäfts-briefe, Verfahrensdokumentation) sind im Ursprungsformat aufzubewahren. Unter Zumutbarkeitsgesichtspunkten ist es nicht zu beanstanden, wenn der Steuerpflichtige elektronisch erstellte und in Papierform abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe nur in Papierform aufbewahrt (Hinweis auf Rzn. 119, 120). Eine Umwandlung in ein anderes Format (z. B. Inhouse-Format) ist zulässig, wenn die maschinelle Auswertbar-keit nicht eingeschränkt wird und keine inhaltliche Veränderung vorgenommen wird (siehe Rz. 135).


    Er/Sie muss aber eine Menge bedenken, da die Daten alle 10 Jahre lang im Zugriff sein müssen und daher immer einmal wieder auf neue Medien umgestellt werden muss. Auch alle Buchungsbelege, Rechnungen etc. müssen digital zur Auswertung vorliegen - und zwar lesbar im Zeitpunkt der Prüfung.
    Fazit: DMS ist ein guter Gedanke - aber man muss eben die Vorschriften der GoBD dabei im Auge haben.


    Wenn ich ehrlich bin, ist mir tierisch schlecht .... besonders bei dem Gedanken, dass man wahrscheinlich von 10 Mitarbeitern des FA oder Steuerberatern 12 verschiedene Meinungen hören wird.


    Und eine entsprechende Verfahrensdokumentation (wie sie gefordert wird) wird auch nicht so einfach auzustellen sein.


    Kann man eigentlcih einen Steuerberater in Haftung nehmen, falls er einen falsch beraten hat und dann alles in die Hose geht?! ^^

  • das geht wohl definitiv nicht mehr (Übertragung der EÜR bzw. eBilanz per Elster, dto. für UStVa, Umsatz- und Gewerbesteuererklärung etc.). Kein Finanzamt nimmt dir mehr ab, dass du noch die Buchführung, Banking etc. per Pfote machst ohne Programm.


    Da wäre ich vorsichtig, hast Du mal geschaut was Du alles mit Elster-Online machen kannst?!


  • Die Ausgangsfrage von 123456789 zu den Eingangsrechnungen ist noch offen:
    Hier ist - sofern sicher gestellt ist, dass an den eingescannten Rechnungen keinerlei undokumentierte Änderungen vorgenommen werden können (Pdf reicht also nicht) - die Vernichtung der Papierdokumente erlaubt. Es muss nicht einmal in Farbe gescannt werden, sofern die Farbe nicht buchungsrelevant ist (z. B. Minusbeträge in rot ohne Minuszeichen). Aber - wie gesagt - die eingescannten Rechnungen müssen im Original erhalten bleiben, nur dann geht es.


    Dazu habe ich das gefunden:

    Zitat

    139 Im Anschluss an den Scanvorgang darf die weitere Bearbeitung nur mit dem elektroni-schen Dokument erfolgen. Die Papierbelege sind dem weiteren Bearbeitungsgang zu entziehen, damit auf diesen keine Bemerkungen, Ergänzungen usw. vermerkt werden können, die auf dem elektronischen Dokument nicht enthalten sind. Sofern aus organi-satorischen Gründen nach dem Scanvorgang eine weitere Vorgangsbearbeitung des Papierbeleges erfolgt, muss nach Abschluss der Bearbeitung der bearbeitete Papierbe-leg erneut eingescannt und ein Bezug zum ersten Scanobjekt hergestellt werden (gemeinsamer Index).


    140 Nach dem Einscannen dürfen Papierdokumente vernichtet werden, soweit sie nicht nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften im Original aufzubewahren sind. Der Steuerpflichtige muss entscheiden, ob Dokumente, deren Beweiskraft bei der Aufbewahrung in elektronischer Form nicht erhalten bleibt, zusätzlich in der Original-form aufbewahrt werden sollen.

  • Ist doch meine Rede - die weitere Bearbeitung nur noch elektronisch und damit dokumentiert (da Verfahrensdokumentation zu den aufzubewahrenden Unterlagen gehört).

  • Ist doch meine Rede - die weitere Bearbeitung nur noch elektronisch und damit dokumentiert (da Verfahrensdokumentation zu den aufzubewahrenden Unterlagen gehört).


    Nein, gemeint ist die Dokumentation des Verfahrens.


    Wer darf scannen, was wird gescannt, welche Hardware, Software wird genutzt und und und .....


    Schau mal hier
    http://www.google.de/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=3&cad=rja&uact=8&ved=0CEAQFjAC&url=http%3A%2F%2Fwww.dstv.de%2Fdownload%2Fgemeinsame-verfahrensbeschreibung&ei=cKX8VMKPCcO-PO7mgYgH&usg=AFQjCNEOUKpgg3SNCAJ-fCniJ3bgGhzZFQ&sig2=DaeIJLFXpLKOTra-9yG3gg&bvm=bv.87611401,d.ZWU

  • nein - es geht auch um die Dokumentation der Weiterverarbeitung. Das Scannen ist nur der Anfang ....

  • Schaut euch einmal die Dienstleistung der DATEV an datev.de/produktfinder/ dort könntet Ihr vielleicht sehen wie es mit der REVISIONIERUNG korrekt funktioniert.