Suche nach fehlenden Dokumenten

  • Hallo zusammen,
    es gibt ja jetzt einen gesonderten Ordner fehlende Dokumente (in der Doku-Verwaltung).


    Ich suche also das fehlende Dokument, und finde es auch.
    Ich speichere es aus Vorlage ab.


    Ich schließe MG komplett und öffne es erneut.
    Zur Prüfung gehe ich in die entsprechende Buchung - in die Dokumente, siehe Anhang


    Ich erwarte nun, dass das bisher als fehlend (!) bezeichnete Dokument weg ist.
    Dies ist nicht der Fall, es muß nochmals extra gelöscht werden.


    Das sollte man dringend ändern !

  • Ich erwarte nun, dass das bisher als fehlend (!) bezeichnete Dokument weg ist.
    Dies ist nicht der Fall, es muß nochmals extra gelöscht werden.
    Das sollte man dringend ändern !

    Ich wüßte nicht, was da geändert werden soll. In dem Systemordner werden Dir alle Dokumente der Mein Geld Dokumentenverwaltung angezeigt, denen die externen Dateien (PDF, DOC, TXT, JPG etc.), mit denen Sie verknüpft sind, abhanden gekommen sind, weil sie nicht mehr an der in der Datenbank hinterlegten Stelle vorhanden sind (z.B. die 344.pdf im Mein Geld Dokumentenordner im Filesystem). Es fehlt also die 344.pdf. Entweder sorgt man dafür, daß diese PDF wieder ander Stelle physikalisch vorliegt oder man bearbeitet das MG Dokument entsprechend.
    Ein Anlegen eines neuen Dokuments in der MG Dokuverwaltung ändert an dem Fehlen der Datei nichts.

  • Da bin ich anderer Meinung.
    Es wird die 344.pdf als fehlend angezeigt.
    Ich suche und finde die 344.pdf.
    Ich speichere Sie als Vorlage ab.


    Wenn ich nun MG komplett schließe, und der Ordner "fehlende Dokumente" ein dynamischer Ordner sein soll (was ich hier im Forum gelesen habe), und MG anschließend komplett neu öffne, gehe ich davon aus, dass der "dynamische Ordner" erkennt, dass die 344.pdf nicht mehr fehlt, also im Ordner "fehlende Dokumente" nicht mehr vorhanden sein sollte, unabhängig davon, wo der Speicherort der neu zugeordneten Datei auf meinem PC ist.

    Freundliche Grüsse


    Wiso MG 365 NET Version

    25.2.0.258

    Intel (Core) i5 4670 3,4 Ghz 8 GB RAM



    ulib

  • Wenn ich nun MG komplett schließe, und der Ordner "fehlende Dokumente" ein dynamischer Ordner sein soll (was ich hier im Forum gelesen habe), und MG anschließend komplett neu öffne, gehe ich davon aus, dass der "dynamische Ordner" erkennt, dass die 344.pdf nicht mehr fehlt, also im Ordner "fehlende Dokumente" nicht mehr vorhanden sein sollte.

    Dokumente in den MG DV sind Datensätze, in denen drin steht, daß das MG-Dokument XYZ mit der Datei abc.pdf verknüpft ist und welche Eigenschaften dieses Dokument hat und damit, wo die Datei zu finden ist unter welchem Namen).
    Wenn Du einen neuen Datensatz anlegst, so ist der in sich korrekt, der andere ist aber immer noch falsch. Da gibt es nichts zu verbessern. Du benutzt die Funktion falsch.

  • ulib : Stell Dir vor, Du hättest einen Kaninchenstall mit 4 Boxen (A, B, C, D) und zwei Kaninchen. Normalerweise sitzt in Box A der Maxl und in Box B die Susi. Jetzt kommst Du morgens in den Kaninchenstall und stellst fest, dass über der Box A die Warnlampe blinkt, weil der Maxl nicht mehr da ist. Du suchst den Maxl und findest ihn im Garten, trägst ihn natürlich zurück in den Kaninchenstall. Weil nun aber die Box C gerade frisch mit Einstreu versehen ist, steckst Du ihn in Box C und registrierst ihn dort in Deiner Boxenüberwachungsanlage als neue Belegung.


    Was ist jetzt das Ergebnis: Du hast nach wie vor zwei Kaninchen, die in zwei ihnen zugewiesenen Boxen wohnen. Box A, die immer noch leer ist, meldet jedoch auch immer noch das Fehlen ihres (ursprünglichen) Bewohners Maxl, obwohl dieser ja in der frischen Box C mittlerweile eingezogen ist. Also musst Du die Fehlermeldung von Box A manuell löschen.


    Besser wäre es gewesen, wenn Du den Maxl gleich wieder in Box A gesteckt hättest, denn Deine Boxenüberwachungsanlage hätte dann erkannt, dass der Stammbewohner Maxl wieder da ist und hätte den Fehler selbständig gelöscht.


    Prinzip verstanden? ;)

    Gruß Uwe
    ___________________________________________________________________________________________
    WISO Mein Geld Professional 365 .Net / REINER SCT cyberJack e-com / Windows 10 Home 64 bit

  • ich noch nicht ganz.
    Wenn ich die Funktion falsch benutze, wie benutze ich die Funktion richtig ? Erbitte Beispiel.
    Ich schildere mal, wie ich Dokumente abspeichere:


    1. Ich scanne einen Festgeldvertrag von Bank AKF als FGV 1 AKF.pdf
    Ich speichere HEUTE bei mir im Ordner Finanzen (hier im Unterordner AKF) als FGV 1


    2. Mit "Dokument erfassen" und "nur eine Verknüpfung erfassen" erfasse ich das Dokument in MG, dort im Ordner Festgeld AKF.


    Da ich MG schon seit langem in verschiedenen Versionen benutze, haben sich große Mengen von Dokumenten angesammelt, die sich in 2 verschiedenen Dokumentenordnern innerhalb MG befinden.


    Mitden Jahren habe ich auch von XP auf Win 7 gewechselt, dazu meinen PC
    festplattenmäßig umgerüstet, C: mehrmals gelöscht und total umgebaut.

    Das Dumme ist jetzt, wenn ich (um im Beispiel zu bleiben) die Datei FGV 1 AKF.pdf neu zuordnen muß, weil sie nicht mehr gefunden wird,
    wird mir nicht angezeigt, "Datei FGV 1 AKF.pdf fehlt" sondern sehr kryptisch "Datei 99.pdf"


    Da beginnt dann die große Sucherei.
    Warum verwendet MG nicht den Namen FGV 1 AKF.pdf, was eine große Erleichterung wäre, sondern "verschlüsselt" das Ganze ?



    Wie kann ich auf einfache Art wieder mehr Ordnung herstellen ?
    Danke für Tipp.

    Freundliche Grüsse


    Wiso MG 365 NET Version

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    ulib

  • Du erwartest eine bessere Referenzierung der Dateien, was ich auch aufgrund deiner Schilderung als notwendig betrachte. Da ich den inneren Aufbau der Datenbank und der Scripte nicht kenne, kann ich da, und ich fürchte. die meisten anderen User auch, nicht helfen. Du solltest Kontakt mit dem Support suchen und diesen das Verhalten schildern. Ich glaube, das sollte lösbar sein.


    Falk

  • Danke für Antwort, ich habe den Support mal angesprochen.
    Vielleicht verstehst Du jetzt auch, wo mein Problem genau liegt.


    Und, um Homer/T zu antworten:

    Besser wäre es gewesen, wenn Du den Maxl gleich wieder in Box A gesteckt hättest, denn Deine Boxenüberwachungsanlage hätte dann erkannt, dass der Stammbewohner Maxl wieder da ist und hätte den Fehler selbständig gelöscht.


    Wenn "Datei FGV 1 AKF.pdf fehlt" plötzlich sehr kryptisch "Datei 99.pdf" heißt, und ich zwar den Ordner, in dem 99.pdf liegt, finde, möchte ich eigentlich nicht zusätzlich zur Originaldatei FGV1 im Ordner Finanzen (hier im Unterordner AKF=Box A mit Maxl) die Datei 99.pdf abspeichern, da hätte ich dann plötzlich den Maxl 2 x in Box A, :cursing: davon einmal im Karnevalskostüm 99.pdf und einmal wie es sein soll :love: tatsächlich als Maxl FGV1.pdf --- und das bei gefühlten 50 fehlenden Dokumenten von vielleicht 100 = noch größerer Hasenstall.


    Der Knackpunkt scheint mir zu sein, dass MG den Originaldateinamen FGV1 ändert in 99.pdf.
    Das macht die Suche bei einer großen Anzahl von Dokumenten unnötig schwer und unübersichtlich.
    Aus welchem Grund muß das so sein ?


    Mein Vorschlag wäre: in der Dokumentenverwaltung eine zusätzliche Spalte einzuführen, Beispiel:


    Original Name interner Name
    FGV 1.pdf 99.pdf

    Freundliche Grüsse


    Wiso MG 365 NET Version

    25.2.0.258

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    ulib

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  • Wenn Du die Datei nur per Verknüpfung in die Dokumentenverwaltung aufnimmst (also Häkchen gesetzt), wird der Dateiname definitiv nicht geändert, sondern die Datei bleibt mit ihrem Originalnamen am Originalplatz. Sie lässt sich also auch von dort wieder per Verknüpfung - Häkchen setzen - in die Dokumentenverwaltung aufnehmen, wenn etwas schief gelaufen ist.


    Eine Kopie der Originaldatei mit einem Dateinamen nach dem Schema 99.pdf wird nur dann angelegt, wenn Du vergessen hast bzw. hattest, das Häkchen für die Verknüpfung zu setzen. Und diese Datei wird standardmäßig in den Ordner <Datenbankname>.Dokumente abgelegt, der sich standardmäßig im selben Ordner befindet wie die Datenbank.


    In der von Dir geschilderten Konstellation hast Du also irgendwann mal vergessen, das Häkchen zu setzen.


    Man sollte sich auf eine der beiden Varianten, die MG hinsichtlich der Dokumente bietet, festlegen. Entweder alle Dokumente direkt aufnehmen, dann landen alle als Kopie in besagtem Ordner und bekommen eine Nummerierung als Dateiname. Oder alle Dokumente stets verknüpfen, dann bleiben alle am Originalspeicherort mit ihrem Originalnamen liegen. Der Nachteil der ersten Variante ist, dass man von außen nicht erkennen kann, um welches Dokument es sich bei der jeweiligen Datei handelt. Bei mehreren hundert Dokumenten wird das schnell unübersichtlich, man ist dann zwingend auf die Übersichten in MG angewiesen, sieht dort aber leider auch nicht den numerischen Dateinamen.


    Deshalb von meiner Seite aus hier zwei Verbesserungsvorschläge, aufbauend auf dem bisherigen Gesagten:


    1. Anzeige des numerischen Dateinamens in den Dokumenteigenschaften innerhalb von MG.
    2. Voreinstellung der Standardmethode der eigenen Dokumentenverwaltung: Entweder Dokument immer übernehmen (Häkchen nicht gesetzt, so wie es derzeit standardmäßig ist) oder Dokument immer verknüpfen (Das Häkchen für die Verknüpfung wäre dann als Voreinstellung immer gesetzt.).

    Gruß Uwe
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  • genauso wäre es iO.
    Anfänglich habe ich tatsächlich den Wert und den Sinn der Dokumentenverwaltung nicht richtig eingeschätzt, und dabei wohl wirklich mal das Häkchen gesetzt oder auch nicht.


    Seit längerem setzte ich immer das Häkchen, weil ich ja nur mit einer Datei, nämlich der Originaldatei und einer Verknüpfung arbeiten will


    Toll wäre dann noch, wenn man im Ordner fehlende Dokumente den Original Dateinamen anklicken könnte, und MG "holt" sich dann selbständig
    den internen Namen 99.pdf, sucht innerhalb MG alle verfügbaren Dokumentenordner, in dem ja die .pdf abgelegt sind, und stellt die fehlende Verknüpfung automatisch wieder her.


    So eine ähnliche Funktion kenne ich aus einigen Adobe Videoschnittprogrammen.
    Wenn da mehrere Videodateien verschoben wurden, und daher plötzlich fehlen, genügt es, wenn man den neuen Speicherordner anklickt (und nicht die einzelne Datei). Das Programm vergleicht und sucht dann alle fehlenden Dateien mit dem selben Dateinamen, und ordnet sie selbsttätig wieder zu.

    Freundliche Grüsse


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    ulib

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  • Das Dumme ist jetzt, wenn ich (um im Beispiel zu bleiben) die Datei FGV 1 AKF.pdf neu zuordnen muß, weil sie nicht mehr gefunden wird, wird mir nicht angezeigt, "Datei FGV 1 AKF.pdf fehlt" sondern sehr kryptisch "Datei 99.pdf"

    Kann ich nicht nachvollziehen:



    Wobei auch eine sinvolle Dokumentenerfassung (Grunddaten, Suchwörter etc.) + eine strukturierte Dokumentenablage (Verzeichnisse und Dateinamen) im Filesystem hilfreich sind.

  • Diese Anzeige kenne ich wohl.
    Das ist aber nur wenig hilfreich bei über mehrere Jahren gewachsenen Ordnern und ca. 100 fehlenden Dateien.
    Wie schon erwähnt: mir fehlt bei so großen Mengen so etwas wie eine automatische Suche und eine Zuordnungsautomatik:


    So eine ähnliche Funktion kenne ich aus einigen Adobe Videoschnittprogrammen.
    Wenn da mehrere Videodateien verschoben wurden, und daher plötzlich fehlen, genügt es, wenn man den neuen Speicherordner anklickt (und nicht die
    einzelne Datei). Das Programm vergleicht und sucht dann alle fehlenden
    Dateien mit dem selben Dateinamen, und ordnet sie selbsttätig wieder zu.

    Freundliche Grüsse


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    ulib

  • Das ist aber nur wenig hilfreich bei über mehrere Jahren gewachsenen Ordnern und ca. 100 fehlenden Dateien.

    Nun ja, 100 fehlende Dokumente werden nun nicht gerade ein Normalfall sein (ich habe z.B. im Laufe der Jahre > 5000 Dokumente in MG erfasst und mir fehlte nur 1). Die hätte eigentlich schon früher auffallen müssen, meine ich (bei der Datensicherung in MG z.B.).
    Und dann beißt man halt in den saueren Apfel und korrigiert die. Danach wirst Du aber von MG sofort auf neue fehlende Dokumente hingewiesen, wenn Du in die DV gehst, da braucht man keinen Luxus der automatischen Korrektur.


    So eine ähnliche Funktion kenne ich aus einigen Adobe Videoschnittprogrammen.

    Mag ja alles sein. Jede kennt irgendeine Funktion aus einem Programm, welches sich auf irgendwas spezialisiert hat. Wohlgemerkt spezialisiert hat! Die Dokumentenverwaltung in MG wird sicher nicht alles abdecken, was man aus anderen Programmen kennt.


    mir fehlt bei so großen Mengen so etwas wie eine automatische Suche und eine Zuordnungsautomatik

    Davon war in Deinem Eingangsbeitrag keine Rede. Fakt ist, das MG durchaus in der Lage ist, Dir zu sagen, wo die vermisste Datei sein sollte. Alles andere wie diese automatische Suche etc. ist ja ganz nett, aber ändert daran nichts.


    Um es klarzustellen: ich habe nichts gegen Deinen Vorschlag, nur glaube ich nicht, daß er große Chancen einer Umsetzung hat. Das schießt etwas über das Ziel hinaus.

  • Die Dokumentenverwaltung in MG wird sicher nicht alles abdecken, was man aus anderen Programmen kennt.


    Das schießt etwas über das Ziel hinaus.


    Sehe ich auch so. Man sollte nicht vergessen, wo die Hauptfunktionalität des Programms liegt. Für eine richtige Dokumentenverwaltung gibt es spezielle Programme. Für mich ist die aktuelle Funktionalität von MG in diesem Bereich völlig ausreichend. Die Ressourcen sollten lieber in wichtigeren Bereichen eingesetzt werden.

  • genauso wäre es iO.
    Anfänglich habe ich tatsächlich den Wert und den Sinn der Dokumentenverwaltung nicht richtig eingeschätzt, und dabei wohl wirklich mal das Häkchen gesetzt oder auch nicht.


    Seit längerem setzte ich immer das Häkchen, weil ich ja nur mit einer Datei, nämlich der Originaldatei und einer Verknüpfung arbeiten will


    Die Vorteile der Reduzierung der Datenredundanz und möglicher Synchronisierungsprobleme sehe ich zwar, kann mir aber nicht genau erschließen, warum du die Originaldatei verwendest. Meines Erachtens ist das nur sinnvoll, wenn du veränderliche Daten (Log, Historie, etc.) verwendest. Bei mir ist das nicht der Fall.


    Ich glaube, du bekommst bei den fehlenden Verknüpfungen die Nachteile deiner Entscheidung zu spüren. Ich habe mich für die Duplizierung der Daten entschieden, dann kann ich mit der ursprünglichen Datei machen, was ich will, die Kopie bleibt immer so, wie sie zum Zeitpunkt der Speicherung war und sie bleibt im Buhl Daten-Ordner erhalten. Bei mir werden nahezu alle Dateien nachträglich nicht geändert, da es eher Belegdaten sind, die ich speichere. Wenn ich Dateien ändere speichere ich sie eh in einer neuen Datei mit neuem Namen. Das zusätzliche Gigabyte an Daten stellt für mich das geringere Übel dar.


    Ich habe nun das "Problem", dass ich alte Daten irgendwann vom "Archiv" "abhängen" muss, aufgrund der Nummerierung, des Speicherungsdatums und der neuen Funktion der fehlenden Dokumentverknüpfung dürfte es aber kein Problem sein, diese Dateien herauszufinden.


    Leider gibt es die referenzielle Integrität im Dateisystem (noch) nicht. ;-) Da kann auch Buhl nix dran machen.


    Darf man den Grund dafür erfahren, warum du dich für die andere Variante entschieden hast?

  • Ich habe das Häkchen bei "nur eine Verknüpfung mit der Originaldatei" gesetzt, weil ich nicht ein und dieselbe Datei 2 x speichern wollte.
    Am Anfang aus Unkenntnis wohl auch mal nicht.
    Sorry erst heute gelesen ...

    Freundliche Grüsse


    Wiso MG 365 NET Version

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    ulib

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