Fortlaufende Nummerierung der Dokumente ändern / Reorganisation von Dokumenten

  • Ich würde mir eine Funktion wünschen, indem ich die automatische Nummerierung der WISO-Mein Geld Dokumente in der Dokumentdatenbank beeinflussen könnte. Die Anwendung zählt im Ordner .\WISO Mein Geld\MeinGeld.Dokumente\ eine Indexnummer hoch. Da ich aktuell ein Problem mit meiner Datenbank habe und eine neue Datenbank mit neuen Dokumenten im Dokumentenverzeichnis anlegen möchte, würde ich gerne die Start-Nummer festlegen können, so dass neue Dokumente nicht ab 1 beginnend nummeriert werden, sondern mit der Nummer, wo ich in der vorigen Installation aufgehört habe.


    Gibt es eigentlich eine Funktion, die mir alte Dokumente bis zu einem gewissen Datum aus der Datenbank entfernen kann?

    • Offizieller Beitrag

    Ich würde mir eine Funktion wünschen, indem ich die automatische Nummerierung der WISO-Mein Geld Dokumente in der Dokumentdatenbank beeinflussen könnte. Die Anwendung zählt im Ordner .\WISO Mein Geld\MeinGeld.Dokumente\ eine Indexnummer hoch.

    Eigentlich wird da in der DV nichts numeriert, sondern es werden nur die in die DV eingebundenen Dateien in einen MG-Dokumentenordner kopiert und der Dateiname dieser Kopien besteht dann einfach nur aus dieser hochgezählten Nummer.


    Da ich aktuell ein Problem mit meiner Datenbank habe

    Welches? Hast Du schon mal die Datenbankpflege laufen lassen?


    Da ich aktuell ein Problem mit meiner Datenbank habe und eine neue Datenbank mit neuen Dokumenten im Dokumentenverzeichnis anlegen möchte, würde ich gerne die Start-Nummer festlegen können, so dass neue Dokumente nicht ab 1 beginnend nummeriert werden, sondern mit der Nummer, wo ich in der vorigen Installation aufgehört habe.

    Ich weiß nicht, was Dir das bringen soll? Die neue Datenbank hat doch ihren eigenen Dokumentenordner.
    In Abhängigkeit von Deinem Problem könntest Du auch mit einer Kopie Dener Datenbank weiterarbeiten, alles nicht benötigte löschen und damit auch die Dokumente und dann wird ja weiter "gezählt".


    Gibt es eigentlich eine Funktion, die mir alte Dokumente bis zu einem gewissen Datum aus der Datenbank entfernen kann?

    Nach allen Dateien suchen -> Suchergebnis nach Datum sortieren -> gewünschte Datein markieren und löschen.

  • Hallo Billy, habe ich in meinem anderen Beitrag geschrieben, ich kann momentan meine Datenbank nicht sichern und beim Klick auf die Buchungsübersicht meines Kreditkartenkontos wird die Anzeige langsam.


    Zitat

    "Hast Du schon mal die Datenbankpflege laufen lassen?"


    Gut, dass wir drüber gesprochen haben: Die Datenbankpflege habe ich bisher noch nicht gefunden gehabt, weil nie gebraucht seit 2006! (Einstellungen > Programmeinstellungen > Datenbank > Datenbankpflege) - sehr schön. Das probiere ich direkt einmal aus. Vielleicht klappt es dann auch wieder mit der Sicherung.


    Zitat

    "der Dateiname dieser Kopien besteht dann einfach nur aus dieser hochgezählten Nummer"

    ja, genau den meine ich. Den würde ich gerne beeinflussen wollen, so dass ich, falls der Reorg' der DB nicht klappt, bei Dokumentenname "2997.pdf" wieder anfangen kann. (Alternativ leg' ich mir 2996 0 Bytes große Dateien im Ordner ab, dann zählt das Programm bestimmt wieder bei 2997 weiter.)


    Zitat

    "Nach allen Dateien suchen -> Suchergebnis nach Datum sortieren -> gewünschte Datein markieren und löschen."


    Im Betriebssystemordner? Oder in der Anwendung? - Gibt es da so eine Funktion? Ich hätte schon gerne meine Datenbank konsistent gehalten und die der Datenbank nicht unter 'm Hintern weggezogen.

    • Offizieller Beitrag

    Gut, dass wir drüber gesprochen haben: Die Datenbankpflege habe ich bisher noch nicht gefunden gehabt, weil nie gebraucht seit 2006!


    ja, genau den meine ich. Den würde ich gerne beeinflussen wollen, so dass ich, falls der Reorg' der DB nicht klappt, bei Dokumentenname "2997.pdf" wieder anfangen kann.

    Das wird nicht gehen.


    Alternativ leg' ich mir 2996 0 Bytes große Dateien im Ordner ab, dann zählt das Programm bestimmt wieder bei 2997 weiter.)

    Nein, es wird ab 1.pdf wieder überschrieben.


    Im Betriebssystemordner? Oder in der Anwendung?

    Na im Programm natürlich - ich habe es doch beschrieben: Gehe in die DV und führe dort die Suche aus.

  • Zitat

    Nein, es wird ab 1.pdf wieder überschrieben.


    Ja, genau das ist der Punkt, warum ich die fortlaufende Nummerierung gerade gerne NICHT von eins beginnend ablegen würde, vielleicht hast du meinen Gedanken dahinter nicht verstanden:


    Ein Dokument, was ich eingescannt habe, liegt nur einmal auf der Festplatte rum. Ganz egal, ob ich jetzt die Wiso-Datenbank verwende oder nicht, kann ich mir die nun auf CD brennen und habe genau eine "Document ID", die eineindeutig referenzierbar ist.


    Wenn ich nun eine neue Wiso-Datenbank begönne, wäre es schlecht, wenn MG wieder bei eins anfängt, dann kann ich die Dokumente nicht mehr anhand des Namens auseinander halten. Andernfalls wäre es möglich, mir alte Dokumente, z.B. Verträge nochmal aus einer vorhandenen Archivsicherung rüberzukopieren, ohne dass sie zwingend in der Datenbank angelegt sein müssten.


    Ich würde dann nichts zerstören und hätte trotzdem eine Kopie des alten Dokuments in der Sicherung. - Klar, umständlich geht 's natürlich auch so: die betreffenden Dokumente wieder als neues Dokument in der Dokumentenverwaltung erfassen und verschlagworten.


    Zitat

    alles nicht benötigte löschen und damit auch die Dokumente und dann wird ja weiter "gezählt".


    Ich denke, so muss ich es machen, damit ich meine "Document ID" behalte.

    • Offizieller Beitrag

    vielleicht hast du meinen Gedanken dahinter nicht verstanden:

    Also Gedankenleser bin ich sicherlich nicht...


    Ein Dokument, was ich eingescannt habe, liegt nur einmal auf der Festplatte rum. Ganz egal, ob ich jetzt die Wiso-Datenbank verwende oder nicht, kann ich mir die nun auf CD brennen und habe genau eine "Document ID", die eineindeutig referenzierbar ist.

    Da ist so noch garnichts eindeutig, denn Du kannst ja x-beliebige "1.pdf"s von anderen Programmen an x-beliebigen Stellen abgelegt haben.
    Andererseits bedeutet einen neue Datenbank mit neuen Namen immer ein neues Dokumentenverzeichnis und da stört der Beginn ab 1 überhaupt nicht.

  • Zitat

    Da ist so noch garnichts eindeutig, denn Du kannst ja x-beliebige "1.pdf"s von anderen Programmen an x-beliebigen Stellen abgelegt haben.


    Das stimmt allerdings. Nur sehe ich die Dokumente, die in anderen Verzeichnissen so heißen nicht als Archivdokumente an. - Vielleicht sollte man auch besser ein ordentliches Archivprogramm benutzen, wobei mir MG auch bisher für meine Zwecke ausreichte. Der Nachteil ist wirklich, dass eine Archivfunktion nicht wirklich vorgesehen ist und man sich mit Workarounds behilft.

    Zitat

    und da stört der Beginn ab 1 überhaupt nicht.


    Nö, das Programm stört an der Stelle mal gar nix, mich als User.

  • Zitat

    "Nach allen Dateien suchen -> Suchergebnis nach Datum sortieren -> gewünschte Datein markieren und löschen."


    --> Im Betriebssystemordner? Oder in der Anwendung? - Gibt es da so eine Funktion? Ich hätte schon gerne meine Datenbank konsistent gehalten und die der Datenbank nicht unter 'm Hintern weggezogen.


    Zitat

    Na im Programm natürlich - ich habe es doch beschrieben: Gehe in die DV und führe dort die Suche aus.


    Ah ja. Diese Suche ist anscheinend nicht vorgesehen. Ich bekomme als Suchergebnis 0 Dokumente.

    • Offizieller Beitrag

    Nö, das Programm stört an der Stelle mal gar nix, mich als User.

    Ich habe keine Ahnung, was Du damit sagen willst?


    Ah ja. Diese Suche ist anscheinend nicht vorgesehen. Ich bekomme als Suchergebnis 0 Dokumente.

    Ich sagte ausdrücklich, nach allen Dokumenten suchen und dann einfach nach Datum sortieren. Dann scrollst Du halt zu Deinem Stichtag und markierst darunter alle Doks. Ist doch easy.

  • Zitat

    Ich habe keine Ahnung, was Du damit sagen willst?


    Ich sage es hier noch einmal in aller Deutlichkeit: Es gibt keine Funktion, die es mir ermöglicht, in einem Rutsch alle alten Dokumente aus der Dokumentenverwaltung rauszuschmeißen und mit den Dokumenten so zu arbeiten, dass ich die Dokumentennummer weiterführen kann.
    Es kann ja nicht so schwer sein, die Variable, die sowieso zum Hochzählen der Dokumente intern abgelegt wird einstellbar für den User zu machen.
    Wenn Du die Suche dazu benutzt hättest, das nachzuvollziehen, wobei ich mir hier in der Anwendung einen abbreche, hättest Du gemerkt, dass die Suche nicht ohne Angabe eines Suchbegriffs arbeitet.
    Die Suche liefert in diesem Fall eben 0 Ergebnisse. Das hat nichts mit dem gesetzte Datum zu tun, weil das Datumsfeld nur ein weiterer Einschränkungsfilter ist!
    Die Suche ist, so wie ich das sehe, so programmiert, dass primär das Suchfeld als Ergebnis kommt. Es kann natürlich sein, dass ich einfach zu dämlich dazu bin, das Suchfenster zu bedienen, in diesem Fall wäre ich dankbar, wie ich die Suche aufbauen kann.


    Ich will alle Dokumente kleiner 01.01.2012 im Ergebnis haben. - Und ja: es sind Dokumente in den Unterordnern drin, die dem Filter entsprechen. Beispielsweise ein Dokument vom 04.01.2010. Das Dokument kommt aber nur als Ergebnis in die Suche, wenn ich einen Teil des Dokumentennamens Beispiel "Notebook" angebe und die Dokumentenart im Beispiel "Sonstiges" entsprechend setze.

    • Offizieller Beitrag

    Wenn Du die Suche dazu benutzt hättest, das nachzuvollziehen, wobei ich mir hier in der Anwendung einen abbreche, hättest Du gemerkt, dass die Suche nicht ohne Angabe eines Suchbegriffs arbeitet.

    Weißt Du, den Ton muß ich mir nicht bieten lassen.
    Ich probiere grundsätzlich alles aus, was ich empfehle bzw. sage es, wo ich etwas mangels Testobjekt nur vermute.
    In diesem Fall weiß ich sicher, daß es geht, daß man über die Suche eine Liste alle vorhandenen Dokumente bekommt (die man nach Datum dann sortieren kann), da ich das öfter benutzte. Und ich weiß auch, wo der Haken an der Sache bei Dir ist. Aber für mich ist hier Schluß. Da ich nicht für Buhl arbeite und in meiner Freizeit kostenlos versuche zu helfen, muß ich mir nicht alles bieten bieten lassen. Für mich ist EOD.