Workflow beim Buchen

    Hallo zusammen, ich möchte meinen Workflow etwas effizienter gestalten, bzw übersichtlicher machen. Derzeit habe ich Angst, dass meine Rechnungen zu durcheinander sind für das Finanzamt.


    Ich erläutere mal kurz wie ich es mache und würde mich freuen, wenn ihr mir mitteilt, wir ihr es macht.


    1. Bestellungen vom Shop holen
    2. Rechnungen daraus generieren, wenn die Ware auch verschickt
    3. Drucken und in Ablagekörbe verteilen (je nach Zahlart)
    ab hier eigentliches Problem:
    4. Zahlungen von SPK in Mein Büro holen
    5. Zahlung der RE zuordnen und ablegen (fortlaufende Nummer stempel ich noch drauf und hinterlege die in MB zu Zahlung)


    Nun ist es ja so, dass ich nach Zahlungszufluss buchen muss, also erst wenn Kohle auf dem Konto eingeht. So lange bis die RE bezahlt ist, liegt sie im Ablagekorb. DAs Problem hierbei ist, dass ich die Rechnungen nicht fortlaufend nach Rechnungsnummer ablege, weil die ja unterschiedlich bezahlt werden. Daher mache ich eine forlaufende Nummer mit nem Paginiertstempel auf jede RE.


    Ich gehe davon aus, dass die Rechnungen im Ordner fortlaufend abgelegt sein müssen...Wie macht ihr das? Alle RE drucken, sortiert ablegen und wenn bezahlt in MB zuordnen ohne die RE ein zweites mal anzufassen?


    Ich hoffe jemand versteht mein Problem :D


    BTW: Ich lege meine RE in Kopierpapier-Kartons ab, statt in Ordner - ist das ein Problem fürs FA? Eigentlich sollte denen das egal sein oder?

    Moin,


    ich denke nicht, dass es für die Ablage-Art quasi Vorschriften gibt; letztendlich kommt es nur darauf an, dass Du eine Rechnung ohne lange Suche findest.
    Es gehen also beide Möglichkeit, wobei ich die Zuordnung zur Zahlung vorziehen würde.
    Nochmals durchnummerieren brauchst Du eigentlich nicht, dafür hast Du ja die fortlaufende Rg.-Nummer.
    Auch wenn es wie gesagt keine Vorschriften gibt, würde ich doch Ordner vorziehen; das empfinde ich als sicherer - da kann auch bei Durchzug im Büro kein Beleg verschwinden :)


    Viele Gruesse
    Maulwurf

    Zitat von NicoDeluxe

    (fortlaufende
    Nummer stempel ich noch drauf und hinterlege die in MB zu Zahlung)


    verstehe ich jetzt nicht ganz.....

    Pflichtangabe bei Rechnungsstellung     ist u.a. eine fortlaufende Nummer (egal wie die aussieht) und diese schon beim versandt enthalten ist und nicht nachträglich aufgestempelt wird.


    I.ü.gehe ich davon aus dass in WISO MB eine offene Posten-Verwaltung implementiert ist. Eine Zuordnung der Zahlungen also mit ein paar "klicks" erledigt sein dürfte.
    Eine Verpflichtung den Zahlungseingang auf der Rechnung zu dokumentieren besteht nicht.


    Zudem ist eine Programmgestützte OP-Verwaltung hinsichtlich der div. Auswertungen u. Mahnläufe effektiver als händisches Kopierkartonstapelwühlen :D


    Zitat von NicoDeluxe

    BTW:Ich lege meine RE in Kopierpapier-Kartons ab, statt in Ordner - ist das ein Problem fürs FA? Eigentlich sollte denen das egal sein oder?


    Ich bevorzuge ebenso wie @maulwurf23 die Ordnerablage.
    Hier kannst Du dann sogar Zwischenregister einlegen und "bezahlt" von "offen" trennen. Wenn es Deine Ordnungsliebe so wünscht dann noch einen Stempel "BEZAHLT" aufdrücken und wieder in die "fortlaufende" Reihenfolge sortieren und auf den O-Rücken dann Jahr/RE-NR von-bis Aufkleber pappen. ;)

    Moin maxi_floor,
    ich hatte TE so verstanden, das die Rg. zusätzlich nochmals durchnummeriert werden; dass mag bei der OP-Buchfuehrung ganz nützlich sein, aber bei der EUR...da sucht man doch eher nach dem Zahldatum..aber darüber wird er/sie uns ja evtl noch aufklären :)
    Ich glaube uebrigens nicht, dass MB eine OP-Buchhaltung beinhaltet; ist doch m. W
    vorwiegend für EUR-ler konzipiert und damit keine Forderungen/Verbindlichkeiten. Grade bei offenen Kunden-Rechnungen wäre diese Methode doch eher nachteilig, wenn nach Geldfluss gebucht wird. Klar könnte man von USt-nicht fällig dann auf USt-faellig umbuchen; aber einfacher wird's ja dadurch (was ja Sinn der Sache sein könnte). Ansonsten stimme ich Dir voll zu: OPOs sind viiiiel uebersichtlicher :)


    Schönes Wochenende allerseits
    Maulwurf




    .

    Zitat von maulwurf23

    vorwiegend für EUR-ler konzipiert


    auch moin maulwurf,
    Hab mich eben mal etwas schlau(er) gemacht. Man sollte nicht glauben welche vielfältige Funktionen sich hinter dem Preis von MB verbergen. Okay 2 -3 Zusatzmodule für "kleines" Geld und man hat alles was Bilanzierer brauchen. Aber auch ohne ist MB bestens für G+V-rechner geeignet. (braucht ja nicht der kplt.Datev Kontenrahmen sein) Selbst OP-Listen Punkt 1.10.1.7 etc. alles in der Grundversion enthalten.


    Danke Dir auch

    Danke für die Info :)
    Ist doch die Frage, ob solche Extensions - die evtl. zu Lasten einer einfachen Bedienung gehen - ueberhaupt gewünscht sind..
    Ursprünglich ging's doch um die Frage der ganz profanen Belegordnung, die Du ja sehr anschaulich beschrieben hast -
    wollen doch TE nicht verschrecken :)

    Hallo zusammen,


    vielen Dank für eure Antworten. Ich glaube ich habe es mir unnötig kompliziert gemacht. Ab 2016 werde ich die RE einfach drucken und die OP Verwaltung dem Programm überlassen. Derzeit liegen ja meine nicht bezahlten RE im Ablagekorb, denn nur die bezahlten werden abgelegt somit bleiben die offenen im KOrb übrig. Ist ja völlig quatsch die nochmals zu stemplen.

    warum die Rechnungen nochmal ausdrucken und in den Karton?
    Mir wurde gesagt, das eine Rechnung in kürzester Zeit wieder gefunden werden muss, und das kann MB machen.
    Zusaätzlich werden im Hintergrund alle Rechnungen naoch als PDF abgelegt von MB ohne mein Zutun im Ordner "1"


    Ich habe 5000 Rechnungen im Jahr und werde mir doch nicht soviel Papier 10 Jahre lang in den Keller stellen...


    Gruß
    Joe

    Zitat von maulwurf23

    danach wäre wohl ein Papierausdruck (neben dem PDF) nicht überflüssig


    Dann müsste aber auch nachweislich und unveränderbar das Datum des Drucks darauf stehen, was aber gar nicht möglich ist. MB muss änderungssicher sein, und dann braucht es auch keine Papierdrucke mehr, sondern ein "wasserdichtes" Backup- bzw. Archivierunssystem.

    Zitat von Mausko

    MB muss änderungssicher sein, und dann braucht es auch keine Papierdrucke mehr, sondern ein "wasserdichtes" Backup- bzw. Archivierunssystem.


    Ist mein Büro nicht "änderungssicher"?


    Die GDPdU sagt, dass die Unveränderbarkeit der Daten gewährleistet sein muss.
    Und Buhl schreibt dazu:

    Zitat

    "Dies gilt in der Fibu nur für abgeschlossene Perioden. Beinhaltet der ausgewählte Zeitraum offene Perioden bekommen Sie z.B. folgende Hinweismeldung....."Der gewählte Bereich kann veränderbare Daten enthalten!
    Dies ist laut GDPdU nicht zulässig!
    Beachten Sie!
    Sie können den Export trotzdem durchführen. Allerdings wird der Prüfer beim Einlesen der Daten darüber informiert


    Mit einem Monatsabschluss werden die Daten ja "unveränderbar festgeschrieben" Ebenso verhält es sich mit Rechnungen, welche mit Erfassung und Verarbeitung automatisch den Grad einer Grund(buch)aufzeichnung erhalten.


    Papierdrucke werden m.M.n weiterhin gebraucht. Besagt § 14 UStG. doch, dass immer ein Doppel der Rechnung parat sein muss. Das kann auch eine elektronische Kopie sein. Welche inhaltlich und optisch gleich dem Original sein muss.
    (Wie das aber nachweisen, wenn das Original nicht mehr existiert) ?( Beim Empfänger nachfragen? Denn der MUSS die Rechnung im Original archivieren.
    Auch werden an den E-Versandt u. E-Archivierung ganz andere Anforderungen gestellt als an das "Analog"-Verfahren.


    Für Unternehmen im Gebiet von Büsingen und auf der Insel Helgoland gelten sowieso ganz andere Bestimmungen. :rolleyes:


    Ein Merkblatt stellt die IHK hier vor.

    Zitat von maxi_floor


    Papierdrucke werden m.M.n weiterhin gebraucht. Besagt § 14 UStG. doch, dass immer ein Doppel der Rechnung parat sein muss. Das kann auch eine elektronische Kopie sein. Welche inhaltlich und optisch gleich dem Original sein muss.


    Wenn ich aus MB generierte PDF auf Festplatte(n) habe sind das elektronische identische Kopien, bzw. auch wen ich eine Rechnung aus MB im Nachinein ausdrucke sind es identische Kopien. Warum also kistenweise Papier im Keller?