Dateiname in der Datenbank ändern

1. offizieller Beitrag

    Hallo zusammen !


    Ich habe mal wieder eine Frage an euch.


    Ich habe vor ein paar Tagen getankt und wollte jetzt den Kassenzettel abspeichern.
    Also bin ich beigegangen und habe ihn in eine PDF Datei umgewandelt und benannt.
    so weit so gut.
    In Mein Geld habe ich dann einen neuen Tankbeleg erstellt mit "Buchung erstellen".
    anschließend sollte ich eine Datei aussuchen und sagen wo ich diese in den Dokumenten abspeichern möchte.
    auch dieses klappte soweit ohne Probleme.
    Was mich allerdings jetzt stört ist das er diese Datei in einen Datenbank Ordner speichert und anschließend umbenennt.
    gibt es da nicht die Möglichkeit das Original in die Datenbank Speichert bzw. nicht umbenennt ?
    Ich würde es auch sehr begrüßen wenn das Programm für jeden Dokumenten Ordner im Programm einen Ordner in der Datenbank abspeichert !


    Ist sowas möglich ?


    Ich muß dazu sagen das ich es auf einem USB Stick Installiert habe und noch wesentlich mehr Digitalisieren möchte.
    (Lohnabrechnungen , Quittungen , Belege usw......)





    Gruß Andrea F.

    Zitat von Andrea F.

    gibt es da nicht die Möglichkeit das Original in die Datenbank Speichert bzw. nicht umbenennt ?

    Es gibt zwei Möglichkeiten:


    • Die Datei wird kopiert und mit einer fortlaufenden Zahl umbenannt. Das hast du jetzt gemacht.
    • Es wird nur eine Verknüpfung zur originalen Speicherplatz vorgenommen und nur diese wird gespeichert. D. h. die Datei bleibt da wo sie ist und heißt auch weiter so. Wenn du diese dann aber umbenennst oder verschiebst, funktioniert die Verknüpfung nicht mehr und das Dokument kann über die Anwendung nicht mehr aufgerufen werden.

    Für diese Option musst du nur bei der Erfassung einen Haken setzen:


    Hallo Sven


    Danke für die Schnelle Antwort.


    das mit der Verknüpfung habe ich bereits Ausprobiert leider ohne Erfolg.
    Das Problem war das ich einen anderen USB Stick eingesteckt hat der dann das Laufwerk J:
    bekommen hat was vorher mein WISO Geld USB-Stick war.


    Zitat von Sven

    Die Datei wird kopiert und mit einer fortlaufenden Zahl umbenannt. Das hast du jetzt gemacht.

    Gibt es denn die Möglichkeit das das Programm den Namen der Datei nicht umbenennt ?


    Gruß Andrea F.

    Zitat von Andrea F.

    Gibt es denn die Möglichkeit das das Programm den Namen der Datei nicht umbenennt ?

    Leider nein.


    Aber was stört dich daran? Wenn du die Metadaten bei der Dokumentenerfassung korrekt mit erfasst und eine gute Ordnerstruktur erstellst, kannst du doch das Dokument jederzeit wieder finden.

    Hallo


    Ok wie erstelle ich eine Vernünftige Ordnerstrucktur ?
    Es ist ja so das das Programm sagt : Ich habe eine Datei die Lebensmittel Lidl heißt.
    Diese benenne ich um in 6.PDF und packe sie in den Windows Ordner Datenbank.


    was mich stört ist, das ich die Datei ohne das Programm zu starten, nicht mehr wieder finde.


    Klar sobald ich das Programm mein Geld öffne und den Dokumentenreiter Öffne finde ich die Datei in den Ordner wo ich sie abgelegt habe.


    Gruß Andrea

    Zitat von Andrea F.

    Ok wie erstelle ich eine Vernünftige Ordnerstrucktur ?

    Genau so wie du es auch im Explorer machen würdest. Du kannst in der Dokumentenverwaltung Ordner und Unterordner anlegen so wie es für deine Anforderungen Sinn macht und wie du die Dokumente am einfachsten wiederfindest.

    Zitat von Andrea F.

    Es ist ja so das das Programm sagt : Ich habe eine Datei die Lebensmittel Lidl heißt.
    Diese benenne ich um in 6.PDF und packe sie in den Windows Ordner Datenbank.

    Das wird aus rein technischen Gründen gemacht. So kann eine eindeutige Zuordnung vorgenommen werden, doppelte Dateinamen und Sonderzeichen, die vielleicht Probleme machen, können so auch vermieden werden.

    Zitat von Andrea F.

    was mich stört ist, das ich die Datei ohne das Programm zu starten, nicht mehr wieder finde.

    Das ist wohl wahr. Bei bestimmten Dokumenten habe ich daher immer zusätzlich eine Kopie in einem normalen Ordner.

    Hallo Sven


    Dann weiß ich bescheid und werde, wie du es auch machst einige Dateien Doppelt abspeichern.


    Ist aber soweit du das erklärst einleuchtend.


    Vielen Danke für die Hilfe .


    Gruß Andrea F.

    • Offizieller Beitrag
    Zitat von Sven

    Du kannst in der Dokumentenverwaltung Ordner und Unterordner anlegen so wie es für deine Anforderungen Sinn macht und wie du die Dokumente am einfachsten wiederfindest.

    Und nicht nur da. Man kann das auch machen, wenn man so wie Adrea aus der Buchungsliste kommt und über die Buchung den Dokumentenerfassungs-Assistenten aufruft. Auch in diesen Dialogen kann man über das Kontextmenü neue Programminterne Dokumentenordner erstellen:


    • Offizieller Beitrag
    Zitat von Andrea F.

    was mich stört ist, das ich die Datei ohne das Programm zu starten, nicht mehr wieder finde.

    Stimmt. Wobei man aber auch oftmals indizierte PDFs hat, die man über die Windows-Suche durchsuchen kann. Oder man orientiert sich am Erstellungsdatum der Datei.

    Man muss die Dokumente aber auch nicht unbedingt doppelt abspeichern. Wenn man das Dokument im Dokumentenordner von MG gefunden hat (z. B. anhand des Datums, ggf. die Vorschau des Windows-Explorers mit nutzen), legt man sich eine Verknüpfung zu diesem Dokument im gewünschten eigenen Ordner an und benennt anschließend diese Verknüpfung sinnvoll um.

    Gruß Uwe
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