Korrektur von Beitragszahlungen

  • Folgendes Problem:


    1. Beim letzten Lastschrift-Einzug wurde versehentlich nochmals ein Beitrag eingezogen, obwohl die Mitgliedschaft bereits beendet war. Der Einzug ist bei der Bank ohne Probleme durchgelaufen.
    2. Das Mitglied wird nicht retour gehen lassen, sondern es wurde vereinbart, dass der Beitrag zurücküberwiesen wird.


    Ich habe nun die Aufgabe, dies so zu korrigieren, dass sowohl der Kontostand (das wird alleine durch die Rücküberweisung passen) als auch die Buchführung und Auswertung stimmen. Ich würde einfach so vorgehen:


    1. Rechnung stornieren und Gutschrift zur betroffenen Rechnung erstellen.
    2. Die Rücküberweisung dieser Gutschrift zuordnen.


    Ist das so machbar oder muss ich einen anderen Weg wählen?

  • Eine Gutschrift und ein Storno wären aber doppelt - also nur Gutschrift und neue Rechnung über den richtigen Beitrag

    Zunächst danke für die Antwort. Sie trifft das Problem allerdings nur teilweise, deshalb nochmals die Fakten:
    1. der Monatsbeitrag ist eingezogen, es gibt eine Rechnung dazu und das Geld ist auf dem Konto
    2. der Einzug war aber nicht i. O., da eine Kündigung übersehen wurde.
    3. das Geld muss also wieder zurück (geht durch die Rücküberweisung) und der Betrag auch irgendwie aus der Buchführung verschwinden.
    4. um das richtige "Irgendwie" geht es.


    Meine Idee: die Funktion "Rechnung stornieren / Gutschrift erstellen ..." aus den weiteren Funktionen der Rechnungen. Damit würde nach meiner Ansicht diese eine Rechung aus dem monatlichen Einzug herausgenommen werden (damit die Buchführung stimmt: ein Beitrag weniger) und durch die erstellte Gutschrift könnte ich die Rücküberweisung zuordnen (der Kontostand würde ja auch ohne diese Zuordnung stimmen). Ist das so richtig oder mache ich hier einen Denkfehler?

  • Hallo accoman,


    du machst einen Denkfehler. Du hast den Zahlungseingang doch der Rechung zugeordnet, damit ist diese ausgeglichen. Punkt.
    Um jetzt das Geld zurück zu überweisen, erstellst du eine Gutschrift, aus der heraus die Überweisung erfolgen kann. Mit der Überweisung ist die Gutschrift ausgeglichen. Ergebnis: das Konto des ehemaligen Vereinsmitglied steht auf Null, dein Bankkonto stimmt und die Beitragseinnahmen sind entsprechend reduziert. Für ein zusätzliches Storno der Rechnung fehlt jede Grundlage.

  • Hallo accoman,


    du machst einen Denkfehler. Du hast den Zahlungseingang doch der Rechung zugeordnet, damit ist diese ausgeglichen. Punkt.
    Um jetzt das Geld zurück zu überweisen, erstellst du eine Gutschrift, aus der heraus die Überweisung erfolgen kann. Mit der Überweisung ist die Gutschrift ausgeglichen. Ergebnis: das Konto des ehemaligen Vereinsmitglied steht auf Null, dein Bankkonto stimmt und die Beitragseinnahmen sind entsprechend reduziert. Für ein zusätzliches Storno der Rechnung fehlt jede Grundlage.


    So hatte ich mir das eigentlich auch vorgestellt und dazu die Funktion "Rechnung stornieren / Gutschrift zur Rechnung erstellen ..." gefunden.


    Ich habe auch gerade nochmals im Handbich nachgelesen, dass das so funktionert (hätte ich vorher tun sollen). Demnach ergibt sich die Gutschrift als "Rechnung mit negativem Vorzeichen" und es "neutralisieren sich alle im Hintergrund ablaufenden Buchungen". Das passt doch.


    Die Ünweisung selbst ordne ich dann dieser Gutschrift zu.

  • Alles so gemacht (denke ich zumindest), aber trotzdem ist mir noch nicht alles klar:


    1. beim Mitglied gibt es die Rechnung zur Lastschrift und die zur Gutschrift, der Kontostand ist also ausgeglichen
    2. beim Kontostand gibt es natürlich den Lastschrifteingang und die Überweisung (die trägt allerdings noch nicht die Zuordnung "Zahlung zu Beitrags-/Leistungsrechnung", sondern eine andere (habe Betriebskosten gewählt). Der Kontostand stimmt.
    3. dafür steht im "Verrechnungskonto" der zugehörige Eintrag mit der richtigen Zuordnung.


    Erwarten würde ich, dass der Eintrag aus dem Verrechnungskonto so unter dem Bankkonto zu finden ist und im Verrechnungskonto nichts mehr stehen müsste. Ich habe also das Gefühl, dass hier noch nicht alles stimmt.


    Versuche ich allerdings, den Eintrag im Bankkonto nachträglich neu zuzuordnen, dann bekomme ich eine Warnmeldung: "Es existieren Zahlungspositionen zur ausgewählten Buchung. Diese Zahlungspositionen sind bei der von Ihnen ausgewählten Kategorie ungültig. Sollen diese Positionen gelöscht bzw. zurückgesetzt werden?"


    Was stimmt hier nicht und was kann/muss ich tun? Ist der Eintrag im Verrechnungskonto gemeint und wird dieser bei der Neuzuordnung gelöscht? Bin für jeden Tipp dankbar.

  • beim Kontostand gibt es natürlich den Lastschrifteingang und die Überweisung (die trägt allerdings noch nicht die Zuordnung "Zahlung zu Beitrags-/Leistungsrechnung", sondern eine andere (habe Betriebskosten gewählt).

    Und warum jetzt zu einer anderen Kategorie? Lastschrifteingang und Überweisung müssen sich doch ausgleichen, was aber bei einer anderen Kategorie nicht passt.


    Versuche ich allerdings, den Eintrag im Bankkonto nachträglich neu zuzuordnen, dann bekomme ich eine Warnmeldung: "Es existieren Zahlungspositionen zur ausgewählten Buchung. Diese Zahlungspositionen sind bei der von Ihnen ausgewählten Kategorie ungültig. Sollen diese Positionen gelöscht bzw. zurückgesetzt werden?"

    Hier würde ich zurücksetzen und neu eingeben.

  • Und warum jetzt zu einer anderen Kategorie? Lastschrifteingang und Überweisung müssen sich doch ausgleichen, was aber bei einer anderen Kategorie nicht passt.

    Das tun sie ja auch, nur eben über den Umweg "Verrechnungskonto". Das wollte ich ändern, damit sowohl Last- als auch Gutschrift die Kategorie "Zahlung zu Beitrags-/Leistungsrechnung" bekommen (mit Verweis auf die jeweilige Rechnung (Gutschrift mit Minus-Betrag).


    Nach einer Datensicherung habe ich nun die neue Kategorie zugewiesen (es wurde aber nichts automatisch gelöscht, sondern ich musste den Eintrag im Verrechnungskonto manuell löschen) und es stimmen weiterhin der Kontostand und auch die Auswertungen.


    So weit, so gut. Ich habe jetzt allerdings schon verarbeitete Überweisungen (1 Job), die mit dem geschilderten Vorgang weder sachlich noch terminlich zu tun haben, anstatt unter "ausgeführte Transaktionen" wieder unter "Offene Lastschriften" stehen (mit dem ursprünglichen Erstellungsdatum). Das ist schlichtweg Unsinn, zumal die Überweisungen einwandfrei im Kontoauszug der Bank erscheinen.


    Wie kann ich das ohne neue "Verarbeitung" korrigieren (also verschieben nach "Ausgeführte Transaktionen")?