Nach Update Rechnungsarchiv Problem

  • Hallo.


    Nach dem neusten Update habe ich folgendes beobachten können: Nach jeder Ausgabe einer Rechnung wird eine weitere PDF im Rechnungsarchiv erzeugt: Also z.B. beim Drucken, beim Emailversand und beim PDF-Export werden insgesamt drei identische PDFs im Rechnungsarchiv erzeugt, mit unterschiedlichen Namen. Was hat das für einen Sinn? Kann man das irgendwie abschalten damit nur eine einzige PDF pro Rechnung erzeugt wird, wie früher?

    • Offizieller Beitrag


    Hallo DamianDM,


    eigentlich dürfen Rechnungen, die bereits an den Empfänger gegangen sind, nachträglich nicht mehr verändert werden. Dennoch wissen wir aus Erfahrung, dass solche nachträglichen Änderungen oft vorgenommen werden. Ursprünglich war daher angedacht, einmal ausgedruckte oder per E-Mail versendete Rechnungen mit dem Programm WISO Mein Büro gar nicht mehr ändern zu können. Das wurde auf Wunsch vieler Kunden jedoch so nicht umgesetzt.


    Stattdessen wird nun jede Ausgabe einer Rechnung im Archiv protokolliert und als pdf-Datei gespeichert. Wurden zwischenzeitlich Änderungen an der Rechnung vorgenommen, haben Sie somit trotzdem noch einen pdf-Nachweis über die Originalfassung der Rechnung sowie über ggf. weitere von Ihnen angepasste Versionen. Dabei prüft das Programm nicht, ob bei einer erneuten Ausgabe Änderungen zum vorherigen Ausdruck vorgenommen wurden. Sie verfügen damit auch über eine Auflistung, welche Rechnung wann und wie oft ausgegeben wurde.


    Selbstverständlich haben Sie auch die Möglichkeit, solche pdf-Kopien im Archiv zu löschen oder das Programm anzuweisen, erst gar keine pdf-Kopien der Vorgänge zu erstellen. Eine Rückkehr zum bisherigen System mit lediglich einer einzigen pdf-Kopie je Rechnung ist derzeit nicht geplant.


    Mit freundlichem Gruß


    Christoph Diel

  • Na dann hätte ich einen Verbesserungsvorschlag, nämlich genau so wie Sie es beschrieben haben: Das Programm sollte doch prüfen ob eine Änderung durchgeführt wurde, bevor es unnötig eine weitere PDF erstellt, wenn man es nur zweites mal ausdruckt. Das wird doch programmiertechnisch nicht all zu aufwendig sein...


    MfG

  • Selbstverständlich haben Sie auch die Möglichkeit, solche pdf-Kopien im Archiv zu löschen oder das Programm anzuweisen, erst gar keine pdf-Kopien der Vorgänge zu erstellen. Eine Rückkehr zum bisherigen System mit lediglich einer einzigen pdf-Kopie je Rechnung ist derzeit nicht geplant.


    ich würde mich sehr freuen wenn das Programm erstmal prüft ob etwas geändert wurde


    wir versenden sehr viele unserere rechnungen per Email, wir drucken uns diese aber zu Ablage nocheinmal für uns aus, jetzt werden für diese Aktion immer 2 PDF Dateien im Archiv mit dem selben inhalt erzeugt

  • Schau mal bei "Datei | Einstellungen | Allgemein....", welcher Pfad da bei dir bei Rechnungsarchiv eingestellt ist.


    Woher ich das weiß? Es steht in der PDF-Bedienanleitung. Wenn man "Rechnungsarchiv" sucht, findet man das bei den Grundeinstellungen.


    Das Kapitel: "Büro-Eröffnung" ab Seite 71 ist generell empfehlenswert.
    Am besten mal anhand des Demo-Mandanten durchgehen.


    Don´t worry, wir haben alle mal klein angefangen.. ^^


    Grüße,
    Hamich

  • OK, danke habs gefunden.
    Mich verwirrt etwas, dass diese Funktion als eine Art vorgeschriebene Maßnahme dargestellt wird, sich ziemlich viele beschweren, dass alle Rechnungen ..zig-fach dort doppelt gespeichert werden und am Ende wird überhaupt nichts gespeichert, wenn man den Haken dort nicht setzt. Wozu ist diese Archivierung denn eigentlich gut ?


    Und ja mein verehrter Hamich, wir haben alle mal klein angefangen.. Die erste Zeile für sich hätte weniger arrogant geklungen wie der gesamte Text.
    Ich gehe mal davon aus, dass einiges an Fragen hier durch intensives Studium der diversen Anleitungen heraus zu finden ist. Vielleicht ist sogar unter ihren 337 Beiträgen eine dabei ;)
    Genau betrachtet bräuchte man auch niemanden zur Schule schicken. Im Internet steht mittlerweile alles was man wissen muss.
    Eigentlich bedarf es auch keines Forums dieser Art.. ;)


    Gruß und Dank Matthias

  • Sorry, wollte niemandem auf die Füße treten.


    Alle, die in diesem Forum Beiträge schreiben, tun das, um anderen Nutzern der Software zu helfen oder weil sie Hilfe brauchen. Der Hinweis auf Hilfsmittel ist da manchmal genauso nützlich, wie eine konkrete Anleitung. Das kann man als Unterstützer nicht immer erkennen (Die berühmte Kristallkugel fehlt uns halt vorne und hinten ...)

  • Selbstverständlich haben Sie auch die Möglichkeit, solche pdf-Kopien im Archiv zu löschen oder das Programm anzuweisen, erst gar keine pdf-Kopien der Vorgänge zu erstellen. Eine Rückkehr zum bisherigen System mit lediglich einer einzigen pdf-Kopie je Rechnung ist derzeit nicht geplant.

    ich frage mich wo sich die Einstellung versteckt, mit der ich verhindern kann, dass die Software Kopien der Vorgänge erstellt?

    • Offizieller Beitrag

    > Datei > Einstellungen > Weitere Einstellungen Haken bei > Rechnungsarchiv herausnehmen.

    • Offizieller Beitrag

    Eine Rückkehr zum bisherigen System mit lediglich einer einzigen pdf-Kopie je Rechnung ist derzeit nicht geplant.

    Ich verstehe Dich so, als ob Du da mehr erwartest als ich: Ich glaub wir reden hier wohl aneinander vorbei. Entweder gar kein Anlegen des Archivs oder auch mit jeder Veränderung, eine erneute PDF-Version der Rechnung:


    Stattdessen wird nun jede Ausgabe einer Rechnung im Archiv protokolliert und als pdf-Datei gespeichert. Wurden zwischenzeitlich Änderungen an der Rechnung vorgenommen, haben Sie somit trotzdem noch einen pdf-Nachweis über die Originalfassung der Rechnung sowie über ggf. weitere von Ihnen angepasste Versionen.