Von Buhl bestätigten Fehler gefunden bei Geburtstagsanzeige

1. offizieller Beitrag

    Hallo zusammen,


    für Euch einfach zur Info.


    Mir war aufgefallen, dass in der Startübersicht rechts auch Mitglieder-Geburtstage angezeigt wurden von Mitgliedern, die (längst) die Mitgliedschaft gekündigt hatten und die ich auch entsprechend mit Abmeldedatum versehen und dann archiviert hatte.


    Ich hatte das bei Buhl als Ticket gemeldet und dann, von denen nach Prüfung mit unserer Datenbank auch die Rückmeldung bekommen, dass archivierte Mitglieder dort nicht auftauchen sollten, dies aber aktuell ein Fehler sei. Dieser Fehler soll (wann auch immer) durch ein Update behoben werden.


    Schöne Grüße
    Thorsten

    Wann ist mit einem Fix zu rechnen? Da uns einige Ex-Mitglieder mit rechtlichen Konsequenzen drohen, falls wir sie jemals wieder kontaktieren, möchte ich jegliches Risiko vermeiden und ehrlich gesagt diese Namen auch nicht mehr in meinen Listen sehen.
    D.h für unseren Verein ist der Fix schon wichtig und dringend.

    • Offizieller Beitrag


    Hallo,


    weil wir dazu häufiger Fragen erhalten, hier einige allgemeine Hinweise zum Thema "ausgetretene Mitglieder".


    Zunächst einmal: Wenn Sie einmal für ein Mitglied eine Rechnung erstellt haben, bspw. für einen Beitragseinzug, darf das Mitglied nicht mehr so ohne weiteres gelöscht werden. Sie müssen natürlich weiterhin die Daten vorhalten können, auf Basis derer Sie die Abrechnung vorgenommen haben. Es gibt daher andere Mittel, um ausgetretene Mitglieder nicht mehr zu berücksichtigen bei Beitragsläufen, in Übersichten oder bei Auswertungen.


    Lastschrifteinzug und Rechnungserstellung


    Tritt ein Mitglied aus dem Verein aus, sollte zunächst unter dem Reiter "Vereinsdaten" das "Ende der Mitgliedschaft" eingetragen werden. Damit wird das Mitglied für Beitragsläufe mit einem Stichtagsdatum nach dem Austrittsdatum nicht mehr berücksichtigt. Sehr wohl lassen sich aber manuell noch Beitrags- oder Leistungsrechnungen für das spezielle Mitglied erstellen. Das ist auch so gewollt: Es ist durchaus möglich, dass bspw. eine Leistung noch nach Austritt abgerechnet werden muss.


    Möchten Sie auch die Möglichkeit des Lastschrifteinzugs manueller Rechnungen ausschließen, könnten Sie bspw. die Beitragssätze des Mitglieds, seine Bankdaten und die Zahlungsart entfernen. Vorteil: Ein Bankeinzug beim Mitglied kann dann nicht mehr erfolgen. Nachteil: Sie verlieren Informationen, wie bspw. die Angaben zur Bankverbindung des Mitglieds oder zu seinen Beitragssätzen. Zudem kann natürlich trotzdem noch eine Rechnung für das Mitglied erzeugt werden, bspw. eine bar zu zahlende. Letzteres ist, wie erwähnt, auch so gewünscht.


    Mitglieder in der Übersicht, Archivierung


    Auch nach der Erfassung des Austrittsdatums bleibt das Mitglied zunächst unter „Stammdaten > Mitglieder“ zu sehen. Das Löschen empfiehlt sich aus oben genannten Gründen nicht. Stattdessen haben Sie die Möglichkeit der Archivierung des Mitglieds: Klicken Sie dazu den Eintrag des Mitglieds mit der rechten Maustaste an und wählen dann „Erweitert > Markierten Datensatz archivieren“. Damit wird das Mitglied nicht gelöscht, lediglich die Ansichtsoption wird geändert. Somit bleiben Ihnen die Daten zum Mitglied erhalten, ohne dass es in der Liste der aktiven Mitglieder zu sehen ist.


    Klicken Sie in der Menüleiste einmal auf „Ansicht“. Dort können Sie sich nur die aktiven, nur die archivierten oder beide zusammen anzeigen lassen. Und noch zwei Tipps hierzu: Sie können auch mehrere Mitglieder auf einmal markieren und archivieren. Und archivierte Mitglieder können wieder zu aktiven gemacht werden


    Auswertungen


    Bei den Programmfunktionen im Bereich „Kommunikation“ wie z.B. der Geburtstags- oder der Jubiläumsliste können Sie per Häkchen auswählen, ob Sie „Archivdaten einbeziehen“ möchten. Lediglich im Bereich „Organisation > Übersicht“ werden derzeit bei „Kommende Geburtstage“ noch alle Mitglieder angezeigt, wie TTVEuskirchen es auch in seinem Eröffnungspost schreibt. Bei den „Auswertungen > Tabellen-Auswertungen“ mit Datenquelle „Mitglieder“ kann ebenfalls die Spalte „Archiviert“ eingeblendet und dann nach diesem Merkmal gefiltert werden.


    Serienbrief/Newsletter


    Die Auswahl „Archivdaten einbeziehen“ steht auch bei den Serienbriefen und beim Newsletter zur Verfügung. Wer seine ehemaligen Mitglieder aber generell aus seinen Verteilern herausnehmen möchte, entfernt im Mitgliedsdatensatz die Häkchen unter dem Reiter „Adresse“ rechts unten bei „Adresse einbeziehen“. Damit brauchen Sie nicht jedes ausgetretene Mitglied einzeln aus Ihren Adresscontainern zu entfernen. Und auch hier noch ein kleiner Tipp: Das Merkmal zum Einbeziehen beim Serienbrief- oder Newsletterversand lässt sich auch bei mehreren Mitgliedern per Massenänderung entfernen. Verlassen also zu einem Stichtag mehrere Personen den Verein, lässt sich das Merkmal auf einfache Weise bei allen entfernen.


    Vielleicht helfen diese Hinweise einigen Nutzern beim Umgang mit ausgetretenen Mitgliedern.


    Mit freundlichem Gruß


    Christoph Diel

    Hallo Herr Diehl,


    besten Dank für diese umfangreichen Funktionen, die werde ich sicherlich des öfteren mal wieder aufrufen.
    Die Beweggründe verstehe ich nun besser.
    Was mir die Arbeit schwierig macht sind Inkonsistenzen. So z.B. wie bemerkt die "kommenden Geburtstage" und auch (die geniale) Funktion, durch welches Mitglied ein Beitrag gezahlt werden soll. Hier quäle ich mich dann doch wieder durch alle ausgetretenen Mitglieder. Im übergeordneten Mitglied gibt es einen Namensvervollständigung, bei "Zahlung durch" nicht, obwohl das Prozedere identisch ist.
    Ich würde mir wünschen, dass solche Szenarien konsequenter implementiert wären, auch wenn ich weiß, dass sowas in einer Software eine "Operation am offenen Herzen" ist.


    (Ein weiteres Beispiel für Inkonsistenz: Ich habe mir per Textvorlage "Brief" ein SEPA-Formular gebaut. Leider kann ich da IBAN etc. nicht einfügen. Im zugehörigen E-Mail-Text dann doch.)

    Zitat von Gidiano

    (Ein weiteres Beispiel für Inkonsistenz: Ich habe mir per Textvorlage "Brief" ein SEPA-Formular gebaut. Leider kann ich da IBAN etc. nicht einfügen. Im zugehörigen E-Mail-Text dann doch.)

    Dem kann sich nur angeschlossen werden, hier wäre es super, wenn nachgebessert / nachgelegt werden würde :)