Externer Abrechnungsservice - Behandlung / Weiterbearbeitung in BUHL-Vermieter

Hallo an alle erfahrenen User,

ich (Neuling) habe ein grundsätzliches Problem bei der Buhl-Software in Verbindung mit externen Abrechnungsservice. Dieser errechnet anhand der Zähler mit Fernablesung die Kosten für Heizung, Warmwasserkosten und Kaltwasserkosten.

Jetzt habe ich bei der Heizungsanlage "Ermittlung der Heizkosten durch externen Anbieter" eingestellt und könnte somit ALLE (aber auch nur alle 3 Kostenarten) in nur einer Postion erfassen. Das ist m.E. aber nicht sachgerecht und auch nicht zweckdienlich wenn man dem Mieter eine Übersicht und einen Verlauf der letzten Jahre präsentieren will. Dann sind natürlich auch alle Kosten wie Legionellenprüfung, Gerätemiete, Immissionsmessung u.a. enthalten, was die "Heizkosten" ebenfalls verfälscht und in die Höhe treibt.

Vielleicht kann mir ein erfahrener User Tips geben wie und wo man die Kostenarten Heizung, Warmwasser und Kaltwasser vernünftig anlegen kann, um dann die entsprechenden Positionen aus der externen Abrechnung direkt einem Mieter zuordnen zu können.

Zitat von errjot

Hallo,
bei einem externen Messdienstleister gibt es eine klare Aufstellung zu den Kosten, die er abrechnet. Diese Aufstellung bzw. Kostenabrechnung muss an den Mieter weitergegeben werden.
Also sieht der Mieter, wofür er die Kosten bezahlen muss, ob er eine Nachzahlung zu leisten hat oder eine Rückerstattung bekommt. Wo soll daher das Problem sein?

Hallo errjot,
danke, ihre Ausführungen sind absolut richtig. Über externen Dienst lasse ich aber nur Heizung, Warmwasser und Kaltwasser berechnen. Die Gesamtkosten hierfür werden je Mieter auch auf die 3 Bestandteile aufgeschlüsselt. Bis dahin stimmen wir in unserer Aussage überein! Nachzahlungen sieht der Mieter dort noch nicht, weil ich beim Externen die anderen Nebenkosten nicht beauftragt habe und auch keine NK-Vorauszahlungen angegeben habe. Mein Problem mit der Buhl-Software kurz an einem Beispiel:

Berechnung / Wertausweisung vom externen Dienstleister:
700 EUR Heizkosten inkl. anteilige Beträge Gas, Wasser, Abwasser, Wartung, Schornsteinfeger
300 EUR Warmwasserkosten inkl. (ggf.) anteilige Beträge Gas, Wasser, Abwasser, Wartung, Schornsteinfeger, Legionellenprüfung
280 EUR Kaltwasser inkl. anteilig Abwasser
1280 Gesamtkosten verbrauchsabhängige Kosten

Ich könnte natürlich die vom externen Dienstleister je Wohnung angegebenen Gesamtkosten 1280 EUR als Kosten für Heizung in Buhl übernehmen, weil ich noch keine andere Lösung in Buhl gefunden habe. Das verfälscht aber die Rubrik "Heizkosten" bei Buhl um 28 % => 280/(700+300) weil mindestens das Kaltwasser (und je nach Darstellung auch Warmwasser) in dieser Kostenart nichts zu suchen hat. Ich suche eine Möglichkeit in Buhl die 3 Werte für Heizung, Warmwasser und Kaltwasser separat der Aufstellung zu entnehmen und den Wohneinheiten direkt zuordnen zu können. Somit würden tatsächlich bei der Buhl-Auswertung vernünftige Darstellungen erfolgen. Natürlich erst mit Erfassung der nicht verbrauchsabhängigen Kosten (Hauswart, Versicherung usw.) ist dann den überschüssige/nachzuzahlender Betrag ersichtlich.

P.S. Die unverhältnismäßige Ausweisung nimmt in Jahren ohne anteilige Kosten von rund 100 EUR für Legionellenprüfung sogar zu: 280 (700 + 300 - 100) = 31 %

"Hausverwalter, da ist einiges besser darzustellen" => diesen Eindruck hatte ich bei meinen Recherchen auch gewonnen. Vermieter ist offensichtlich flexibel wie eine Bahnschwelle oder ich bin blind.

Das Erfassen von zwei Positionen scheitert beim Vermieter an der Fehlermeldung, dass ein Zeitraum in dem Heizkosten erfasst wurden bereits belegt ist. Ich habe auch schon einfach versucht Variante die 3 Bestandteile Heizung, Ww und Kw als quasi Rechnungen zu erfassen und diese direkt auf en jeweiligen Mieter umzulegen. Die in BUHL hinterlegten Kostenarten lassen aber keine Änderung des Umlageschlüssels bei den Kostenarten zu. Dann hätte ich auch eine Auswertung mit allen bunten Bildchen / Diagrammen erstellen können.

Ergebnis: Ich nehme die Gesamtsumme des Externen, pack sie in Heizkosten rein und verzichte auf die Auswertung. Dann wird es für mich kein Vermieter 2018 geben. Ich sehe aber darin nicht nur das optische Manko, sondern in der BUHL-Abrechnung steht dann tatsächlich ein viel zu hoher Wert für Heizkosten, da inkl. Kaltwasser, wohingegen diese Position gänzlich in der Abrechnung auf den ersten Blick fehlt. Hoffentlich stellt das, auch wen man auf die Berechnung des Externen als Anlage verweist, keinen formellen Fehler der Abrechnung dar.

"Werden Grundsteuer, Versicherungen usw. eingegeben, wird doch eine komplette Abrechnung pro Mieter erstellt. Und da ist es egal, ob alle 3 Jahre die Legionellenprüfung dabei ist oder nicht." => hier hatte ich ihre erste Antwort vermutlich falsch gelesen und den Eindruck, dass man bereits mit Berechnung des Externen schon die Mittelverwendung /Nachzahlung o. Rückerstattung erkennen könne. Die Legionellenprüfung hatte ich nur ins Feld geführt um nochmal zu verdeutlichen, dass bei einem prozentual höheren Anteil der Kaltwasserkosten (wenn den auch die Legionellenprüfung mal nicht erfolgen muss) an den Gesamtkosten vom Externen mein Zuordnungs- /Darstellungsproblem noch verschärft wird.