Archiv Buchhaltung - Stornos nur eingeschränkt möglich

da gehen eventuell ein paar Dinge durcheinander. Deshalb kurz zur Klärung:

1. Das Historydatum ist das im Programm eingestellte Arbeitsdatum zum Zeitpunkt des Buchungslaufs. Was heißt das: Beim Start der Software erscheint ja zunächst die Maske mit den Anmeldedaten, der Mandantenauswahl und auch der Anzeige des Arbeitsdatums. Gelangen Sie dann ins Programm und führen dort einen Buchungslauf im Hauptbuch aus, werden die im Hauptbuch befindlichen Buchungen ins Archiv überführt. Bei all diesen Buchungen wird dann beim Historydatum das gerade eingestellte Arbeitsdatum zu sehen sein. Das heißt auch: Wer sein Arbeitsdatum nie weiterstellt (was möglich ist), hat bei allen Buchungen im Archiv dasselbe Historydatum.

Weder das Historydatum noch das in der jeweiligen Buchung eingegebene Buchungsdatum sind ausschlaggebend für die Periode, in der eine Buchung vom Programm verbucht wird. Dafür ist nur die im Hauptbuch eingestellte Periode relevant, in der die Buchung erfasst wird. Für welche Periode eine Buchung verbucht wurde, sehen Sie im Archiv in der Spalte "Datum Buchungsinfo". In der zweiten Zeile zu jeder Buchung steht dort zum einen das Wirtschaftsjahr und zum anderen, als erste Zahl in Klammern, die Buchungsperiode.

Weitere Informationen zum Thema "Arbeitsdatum" finden Sie auch unter diesem Link: Arbeitsdatum - muss erst 2016 abgeschlossen sein, bevor man in 2017 beginnen kann?

2. Beim Kopieren und Stornieren von Buchungen wird das Buchungsdatum der Originalbuchung mit ins Hauptbuch genommen. Das ist so lange unkritisch, wie im Hauptbuch dasselbe Wirtschaftsjahr eingestellt ist. Hätten Sie bei den von Ihnen geschilderten Buchungen also eine beliebige Periode aus dem Jahr 2016 eingestellt, wäre keine der beiden Buchungen vom Programm moniert worden. Ich vermute daher sehr stark, dass Sie versehentlich im Hauptbuch das Wirtschaftsjahr 2017 (oder 2015 o.ä.) eingestellt hatten.

Weicht das Jahr des Buchungsdatums vom im Hauptbuch eingestellten Wirtschaftsjahr ab, wird die Buchung rot markiert. Zeigen Sie mit dem Mauszeiger auf das rote Kreuz, erhalten Sie auch die Information "Das Datum liegt außerhalb des Wirtschaftsjahres". Das Datum lässt sich bei der kopierten Buchung noch anpassen, bei der stornierten allerdings nicht. In dem Fall hilft dann - wie Sie es ja auch schon vorgenommen haben - die manuelle Eingabe der Stornobuchung. Oder, um sich ein wenig Schreibarbeit zu sparen, Sie kopieren die Buchung und ändern in der kopierten Buchung ggf. das Datum, die Soll-/Haben-Stellung des Betrags und den Buchungstext.

Nicht eingegangen bin ich jetzt auf die Frage, in welchem Fall welches Stornodatum und damit welche Periode für die Stornobuchung richtig ist, wann also bei der Stornobuchung das Datum und die Periode der Ursprungsbuchung richtig sind, und wann eher das aktuelle Datum und die aktuelle Periode gewählt werden müssen.

Mit freundlichem Gruß

Christoph Diel

Hallo inox-online,

maulwurf23 hat die Meldung ja schon ganz korrekt interpretiert: In den Stammdaten kann jedem Kunden ein FiBu-Konto zugeordnet werden. Sie können Ihre Software auch so einstellen, dass bei Anlage eines neuen Kunden automatisch das entsprechende FiBu-Konto angelegt wird, wobei das Konto dann als Nummer die Adressnummer bekommt. Sie können aber auch jedem Kunden manuell ein FiBu-Konto zuordnen. Wenn Sie nun bspw. dem Kunden 10010 und auch dem Kunden 10011 das FiBu-Konto 10010 hinterlegen, erhalten Sie bei Bebuchung des Kontos 10010 die von Ihnen beschriebene Programmmeldung.

Da gibt's dann zwei Optionen: Entweder Sie prüfen Ihre Kundenstammdaten und stellen sicher, dass jeder KD ein anderes FiBu-Konto hinterlegt hat. Oder Sie geben bei den Buchungen mit rotem Kreuz zusätzlich zur Konto- auch die Adressnummer ein: Unter "Buchhaltung > Geschäftsvorfälle > Hauptbuch" haben Sie ja links unten die Maske zur Buchungserfassung. Dort kann man sich auch eine Zeile für die Adressnummer einblenden lassen. Wenn Sie darüber genau spezifizieren, welcher Kunde gemeint ist, kann auch ein bei mehreren Kunden verwendetes FiBu-Konto in der Buchung genutzt werden, ohne dass ein rotes Kreuzchen bei der Buchung angezeigt wird.

Wenn Sie wissen möchten, wie das geht, schauen Sie einmal im Spoiler nach:

Mit freundlichem Gruß

Christoph Diel

Hallo inox-online,

da haben Sie recht, dieser Datensatz ist korrekt. Es ist aber möglich, dass Sie das FiBu-Konto 70003 nicht nur bei Lieferant 70003, sondern evtl. auch bei Lieferant 70002, 70004 o.ä. hinterlegt haben. Damit wird die Sache fürs Programm uneindeutig. Die Vorgehensweise bleibt die gleiche, wie in Post #5 beschrieben: Entweder Sie durchforsten Ihre Lieferanten und hinterlegen jedem Lieferanten ein eigenes FiBu-Konto, oder Sie geben bei der Buchungserfassung auch noch die Kundennummer (in diesem Fall natürlich die Lieferantennummer 70003) an. In beiden Fällen sollte anschließend das rote Kreuzchen verschwinden.

Mit freundlichem Gruß

Christoph Diel