Digitales, papierloses Büro möglich?

  • Hallo zusammen,


    wir macht ihr das mit den Rechnungen schrieben, archivieren etc? Ich würde gern alles digital machen. Wir versenden Rechnungen nur per Mail und erhalten auch einen Großteil der Eingangsrechnungen nur noch per Mail.
    Die welche nicht per Mail kommen, scannen und digital archivieren, Original in Müll?


    Hat jemand schon ein "papierloses" Büro? Vielleicht mag mir jemand empfehlen wir eure Workflows sind (Re-Eingang bis Bezahlung und buchen)


    Wichtig auch; wie archiviert ihr? Druckt ihr die per Mail erhaltenen Rechnungen aus oder womit archiviert ihr die? (Software, Stick?)

  • ich würde dir da erstmal empfehlen dich in die aktuellen Rechtstexte und Vorschriften einzulessen


    wenn du so etwas machen möchtest, benötigst du ein Revisionssicheres Archiv für deine Dokumente und auch nur für deine EMails!


    also einmal ein Dokumentenmanagement System und dazu noch ein Email Archiv System, weil du musst alle EMails welche mit einem Auftrag zu tun haben Archivieren und da reicht eigentlich das normale Ausdrucken bei weitem nicht aus

  • Für revisionssicheres DMS habe für mich als Einzelkämpfer bisher keine ordentliche Lösung gefunden, die auch den finanziellen Aufwand rechtfertigen würde. Gehe deswegen schon seit längerem so vor, dass ich alles was fürs Geschäft wichtig ist und in Papierform kommt einscanne, OCR drüberlaufen lasse und in meiner Ordnerstruktur auf der Festplatte ablege. Ich speichere alles als PDF-A, so kann die PDF nicht mehr verändert werden und man hat zumindest einen verlässlichen Timestamp in den Metadaten der Datei. Zusätzlich habe ich die Ordner zum Windows Index hinzugefügt und den Adobe PDF iFilter installiert. Dadurch kann ich mit der Windowssuche auch im Volltext suchen und finde eigentlich alles schnell wieder. Das ersetzt aber kein rechtssicheres DMS sondern schafft lediglich im Alltag ein papierloses Büro.


    Das Original der eingescannten PDF wird dann in einem physischen Ordner archiviert und ist dann nurnoch im Falle einer Steuerprüfung o.ä relevant.


    Für die Archivierung der Papier Originale habe ich schon mehrere Systeme gesehen, da muss man sehen womit man selbst am besten klarkommt. Zum Beispiel:
    - Klassisch Kategorisiert (Eingangs-/Ausgangsrechnungen/Bank/etc.)
    - Chronologisch ungeachtet dessen worum es sich handelt (Das Original kann dann einfach anhand des Datums gefunden werden, Kategorisierung erfolgt digital am PC)


    Alles was per Mail reinkommt, habe ich im Mailarchiv bei meinem Provider.

  • Alles was per Mail reinkommt, habe ich im Mailarchiv bei meinem Provider

    und das ist zu 99% nicht revisionssicher und deswegen kann es da bei einer Kontrolle ärger geben


    wir selbst nutzen eco DMS und die andere Produkte, sind auch Partner von denen
    dort passt es vom Preis her und man kann bei bedarf das ganze auf einem Server und auch auf einem NAS laufen lassen


    https://www.ecodms.de/index.php/de/

  • und das ist zu 99% nicht revisionssicher und deswegen kann es da bei einer Kontrolle ärger geben

    Kommt drauf an. Ich rede nicht von 0815 Outlook "Ich archiviere was älter ist als 1 Jahr" Lösungen. Habe bei meinem Hosted Exchange Provider zusätzlich das "revisionssichere Mailarchiv" gebucht. ;)



    EcoDMS werde ich mir mal anschauen. Danke für den Tipp :)

  • Hallo NicoDeluxe,



    ich habe vor gut zwei Monaten angefangen meine gesamten Dokumente zu digitalisieren und den ersten Schritt zum papierlosen Büro gestartet. Für den gesamten Scanvorgang und die Verwaltung nutz ich die Software von fileee. Mit dieser Lösung bin ich sehr zufrieden, da sowohl das Einscannen als auch die Dokumentenverwaltung echt einfach ist. Die E-Mails kann ich auch ganz einfach über die Software bei meinen digitalen Dokumenten ablegen.


    Gruß,
    Max

  • Hallo,


    habe mich auch gerade angefangen mit dem Thema zu beschäftigen.


    Welche revisionssicheren Lösung habt Ihr denn im Einsatz für die Bereiche Dokumenten Archivierung (Scans) und E-Mail Archivierung?



    Bei ecoDMS gefällt es mir nicht, das es für die E-Mail Lösung nur eine Windows Version gibt. Hätte lieber eine Lösung die ich auf meinem Ubuntu Server laufen lassen kann.

  • Ich nutze privat ecoDMS Archiv auf Ubuntu und bin restlos zufrieden
    Zusammen mit einem Fujitsu Snapscan kann es einfacher nicht gehen: Alles, was gescannt wird, landet automatisch im beobachteten Folder von ecoDMS. Auch manuell kann ich alles Mögliche in diesen Folder werfen und es wird verwurstet. Nachts macht ecoDMS dann auch brav ein Backup auf mein NAS.
    Aus meiner Sicht gibt es nichts praktikableres, schon gar nicht zu so einem Preis.
    Kostenpunkt: ecoDMS Archiv € 68,-, Scanner € 350,-, separater Rechner mit Ubuntu (INTEL NUC) € 350,-


    EcoDMS MAILZ soll demnächst auch auf Ubuntu verfügbar sein.

  • Hallo,
    wenn schon den ScanSnap, dann aber auch das kostenlose ScanSnap-Receipt und den Organizer

    Was ist denn daran revisionssicher (und dann noch in der Cloud in Amerika)? Der TE sucht eine revisionssichere DMS-Software - und hierfür muss man in der Regel eben auch etwas investieren. Ich gehe davon aus, dass er/sie einen Scanner hat.


    https://www.d-velop.de/foxdox/foxdox-home
    Die kostenpflichtige Version (20 € pro Monat) ist revisionssicher.

  • und dann noch in der Cloud in Amerika

    Cloud wird unterstützt ist aber kein muss. Ich würde übrigens gänzlich vom ´cloud-outsurcing´ absehen. Auch bei deutschen Anbieter.

    Der TE sucht eine revisionssichere DMS-Software

    das geht aus seinem 1. Posting nicht hervor. Da suchte er eine Möglichkeit wie er Mails o. E-Rechnungen speichern könnte.


    Wichtig auch; wie archiviert ihr? Druckt ihr die per Mail erhaltenen Rechnungen aus oder womit archiviert ihr die? (Software, Stick?)

    Aber um nochmal auf den Begriff ´Revisionssicher´zurück zu kommen.


    Eine informative Seite ist diese hier: Merksätze zur Revisionssicherheit und zur revisionssicheren Archivierung
    Und wenn es um das ´Papierlose´Büro geht, sollte auch wissen dass das nie ganz umzusetzen ist. Wichtige Dokumente und Verträge bewahre ich immer noch immer im Original auf.
    Bei der sogenannten ´Zetterlwirtschaft´, überhaupt der Thermopapierquittung-Archivierung, ist das oben erwähnten Programm zwischenzeitlich nicht mehr aus dem Büroalltag weg zu denken.


    Und meiner Ansicht nach, werden alle 10 Anforderungen aus dem Link erfüllt.

  • revisionssicheres DMS

    Hallo babuschka und Interessierte,


    DMS heißt doch nichts anderes als DokumentManagementSystem


    Das kann einfaches ablegen in einen Schuhkarton abheften in einen Ordner, oder wie es ein Großteil handhabt, scannen und digital am PC abspeichern, sein.
    Dabei ist es von Vorteil eine Software zu nutzen, welche das Suchen mittels bestimmter Kriterien und unverändertes Herstellen von Inhalten auch noch nach Jahren (gesetzliche Aufbewahrungsfristen) zu gewährleisten.
    Was das Versenden/Empfangen elektronischer Rechnungen angeht, wurde das durch den Wegfall der dig.Signatur schon um einiges erleichtert. Aber auch hier können noch ´Stolpersteine´einen Versand in Papierform erforderlich machen.


    Und was die ´Revisionssicherheit´betrifft, wird auch das in GoBS Tz. 8 erläutert.


    Zitat von Auszug aus GoBS

    a) Der Buchführungspflichtige, der aufzubewahrende Unterlagen nur in Form einer Wiedergabe auf einem Datenträger vorlegen kann, ist verpflichtet, auf seine Kosten die jenigen Hilfsmittel zur Verfügung zu stellen, die erforderlich sind, um die Unterlagen lesbar zu machen; auf Verlangen derFinanzbehörde hat er auf seine Kosten die Unterlagen unverzüglich ganz oder teilweise auszudrucken bzw. lesbare Reproduktionen beizubringen (vgl. zu II.)


    b) § 147 Abs. 2 AO schreibt zur Archivierung von Unterlagen (Dokumenten) auf digitalen Datenträgern keine besondere Technik vor. Die Regelung ist bewußt so gefaßt worden, daß sie keine bestimmte Technologie vorschreibt. Mit Ausnahme der Jahresabschlüsse und der Eröffnungsbilanz ist damit die Speicherung/Archivierung der aufbewahrungspflichtigen Unterlagen (Dokumente) auf dgitalen Datenträgern als sog. "andere Datenträger" i. S. d. § 147 Abs. 2 AO zulässig.


    Absatz b) sollte hervorgehoben werden!


    Wie Du siehst, ist eine `revisionssichere´ Abspeicherung der Daten nicht zwingend mit der Anschaffung eines kostenpflichtigen Daten-management Programms erforderlich.


    Zitat von Wikipedia

    Allgemein gültige Zertifizierungen für die Revisionssicherheit einzelner Hardware- oder Softwareprodukte wie z. B. optische Speicher gibt es nicht. Die GoBD messen Zertifikaten Dritter keine Bedeutung zu. Die Revisionssicherheit einer Lösung wird individuell beim einzelnen Anwenderunternehmen geprüft und beinhaltet die Ordnungsmäßigkeit des gesamten Verfahrens, die Nutzung der eingesetzten Hard- und Softwaresysteme, die Qualität der Informationen und Prozesse sowie den sicheren Betrieb.


    Wichtig ist, dass der Buchführungspflichtige sich an Regeln hält....und da sind wir uns doch einig ;)


    have a nice weekend

  • Was ist denn daran revisionssicher (und dann noch in der Cloud in Amerika)? Der TE sucht eine revisionssichere DMS-Software - und hierfür muss man in der Regel eben auch etwas investieren. Ich gehe davon aus, dass er/sie einen Scanner hat.
    https://www.d-velop.de/foxdox/foxdox-home
    Die kostenpflichtige Version (20 € pro Monat) ist revisionssicher.

    Mich erinnert das an meine Recherchen zum Einsatz welchen DMS für mich. Jeder hat so seinen Favoriten, bei mir ist es halt ecoDMS. Es ist ebenfalls revisionssicher, eine Mail-Lösung aus gleichen Hause ist ebenfalls verfügbar und es ist wesentlich günstiger als die o. g. Lösung.
    Den Fujitsu SnapScan habe ich mir zugelegt, weil er ein unschlagbares Preis- Leistungsverhältnis hat.


    Zur Ursprungsfrage: Mein sehr netter Nebeneffekt ist, dass sich durch die elektronische Ablage eine Ablagestruktur bildet, die sich auch mit den Print-Dokumenten abbilden lässt. D. h. wegwerfen oder so schnell abheften ist schon fast egal.