Vermietung mit Kaution - (gedanklich) richtig gebucht?

1. offizieller Beitrag

    Wir vermieten sogenannte Security Koffer mit WLAN Kameras, Router, Tablet oder Notebook sowohl an Privatleute als auch an kleine Firmen und Unternehmer. Bislang haben wir einfach nur einen Standard-Koffer zum Preis X / Tag rausgegeben und entsprechend der Mietdauer abgerechnet.


    Da vereinzelt Kameras beschädigt wurden oder "verstellt", haben wir uns entschlossen, nun eine Kaution zu verlangen. Diese beträgt MIetpreis + 50% jedoch mindestens 100,- EUR
    Nun zermatter ich mir gerade den Kopf, wie ich das ganze abrechne bzw. richtig buche.... Ich denke einfach mal laut und freu mich auf Tipps und Korrekturvorschläge.


    Die Zahlung erfolgt in bar bei Bereitstellung oder via Vorkasse mittels einer Proforma Rechnung.


    • Pro Forma Rechnung buchen inkl Kaution als eigenen Posten
    • Zahlungseingang verbuchen
    • Lieferschein generiere ich über Angebot - Auftragsbestätigung
    • Nach Rückgabe wird Abschlussrechnung erstellt. Ist alles in Ordnung, wird Zahlungseingang mit Endabrechnung verrechnet und die Differenz dem Kunden wieder erstattet (als Gutschrift bzw. Eingangsrechnungen mit eigenem Rechnungsnummernkreis (z.B. SEC-Re20170001 usw.)

    Sieht mir logisch und brauchbar aus, trotzdem hab ich das Gefühl ich hab nen Denkfehler drin....

    # Mein Büro 365 PLUS in der aktuellsten Version # - Windows 10 PRO 64bit # - ESET Endpoint Security #

    Praktikabel wäre eine Buchung über ein Interimskonto als Verbindlichkeit (Anzahlungen von Kunden als Muster nehmen). Das Geld gehört dir nicht - erst nach Ende der Mietzeit hast du einen Anspruch darauf.
    Bei Rechnungsstellung müsstest du dann verrechnen, Vorgehen wie bei Anzahlungen.

    • Offizieller Beitrag

    Wie nesciens darauf hinweist, die Kaution wird als Anzahlung verbucht, zu einer noch zu erbringenden Leistung und enthält damit Ust. Sie kann nicht unverbindlich als Kundenguthaben oder ohne Konto eingenommen werden. Bei Jahreswechseln würde nachträglich die abgeschlossene EÜR korrigiert zum Datum des Erhaltes des Betrages.

    Ideal hier ist das lösbar über Abschlagsrechnung ausweisbar als Kaution und wird sofort in USTVA verbucht. In der Schlußrechnung wird die Kaution abzüglich verechnet. Die Kaution ist nicht als Proforma Rechnung und schon gar nicht darin als Artikel Position korrekt buchbar.

    Kautionszahlungen sind nicht umsatzsteuerpflichtig, da keine steuerbare Leistung vorliegt.

    Der Vergleich mit der Anzahlung mag für die buchhalterische Erfassung der Zahlung hilfreich sein. Aber umsatzsteuerlich handelt es sich bei Anzahlungen (auf eine künftige Leistung) und Kautionen (kein Leistungsbezug) um verschiedene Vorgänge.

    Sollte die Mietsache beschädigt zurückgegeben werden, ist eine Aufrechnung der hieraus entstehenden Forderung auf Schadenersatz mit der Kaution möglich. Allerdings ist auch hier wieder fraglich, ob dann der Schadenersatz überhaupt der Umsatzsteuer unterliegt (echter oder unechter Schadenersatz).


    Folgt man den Ausführungen von SAMM wird Umsatzsteuer falsch ausgewiesen, und dann womöglich tatsächlich geschuldet, als auch im Falle eines "echten" Schadenersatzes zu viel Steuer an das Finanzamt abgeführt.


    Kaution erfassen

    • Offizieller Beitrag
    Zitat von MarcelSt

    Kautionszahlungen sind nicht umsatzsteuerpflichtig, da keine steuerbare Leistung vorliegt.

    Da bin ich mir nach der Formulierung des TE so auf die schnelle auch nicht sicher, dass es sich "nur" um eine Kaution handelt. Vielmehr schreibt der TE doch:

    Zitat von goggosoft

    Da vereinzelt Kameras beschädigt wurden oder "verstellt", haben wir uns entschlossen, nun eine Kaution zu verlangen. Diese beträgt MIetpreis + 50% jedoch mindestens 100,- EUR

    Der TE lässt sich somit zumindest auch die voraussichtlichen Mietkosten im Voraus bezahlen. Demnach wäre das eine klassische Anzahlung. Ggf. mag die einen Sicherheitszuschlag beinhalten. Der würde aber m.E. mit in die Hauptleistung einzubeziehen sein.


    So zumindest mein Gedankengang nach der Sachverhaltsschilderung des TE.

    müsste sonst gesplittet werden in

    1. Vorauszahlung Mietpreis und

    2. Kaution (im Fall der unbeschädigten Rückgabe - ggf. nach einem für die Überprüfung angemessenen Zeitraum - zurückzuzahlen).


    Hier off-topic, aber m.E. wichtig.

    Wenn ihr die Kaution bei einer Beschädigung als (Teil-)zahlung für eine Reparatur oder Ersatzbeschaffung einbehalten wollt, rate ich dringend zu einer rechtlichen Beratung und einer juristisch blitzsauberen Begründung in euren Vermietbedingungen.