Rücklagen nicht dem Instandhaltungskonto zugeführt - spätere Nachbuchung

    Liebes Forum,

    ich habe mich neu angemeldet und brauche Eure Hilfe.



    Ich habe Mitte 2015 die HV von einer in Liquidation gegangenen Vorverwatung übernommen und musste deshalb die Abrechnung für das gesamte Jahr 2015 übernehmen. Zum Jahresende 2015 kam es zu einem Liquidationsengpass, weil im Januar 2016 eine größere Zahlung anstand. Ich habe deshalb anstatt 25.000,-- nur 20.000,-- € Instandhaltungsrücklage umgebucht und die restlichen 5.000 .-- € auf dem Hausgeldkonto belassen. Dies war zwingend erforderlich (Erstprämie Gebäudeversicherung).


    In der Versammlung 2016 wurde die Jahresabrechnung 2015 beschlossen. Der Restbetrag von 5.000,-- € sollte für ein Jahr, also bis Frühjahr 2017, auf dem Hausgeldkonto belassen werden. Auf dem Instandhaltungskonto verblieb ein angemessener Rest von 100.000,-- €.


    In der Eigentümerversammlung 2017, bei der die Jahresabrechnung 2016 beschlossen werden sollte, wurde festgestellt, dass aufgrund von Fehlern, die der Vorverwaltung zuzuweisen waren, einige Eigentümer bei den Betriebskosten mit Mehrfachabrechnungen belastet waren. Da die Vorverwaltung nicht mehr existent war, habe ich die Jahresabrechnung 2015 korrigiert. Ich hatte, wie vereinbart, wie vereinbart, im März 2017 den Rücklagenfehlbetrag von 5.000,-- € vom Hausgeldkonto auf die Instandhaltungen umgebucht.


    Ich habe mit dem Rücklagen-Assistenten gebucht:


    - Ausgabe (AUS)

    - Datum (31.12.2015)

    - Betrag (Anteil der Rücklagen VZ, die noch nicht umgebucht wurde)

    - Konto 4600 Zuführung

    - Rücklagenkonto.

    (vgl. Forum Cowgirl vom 26..02.2013 und28.02.2013)


    Wie bekannt entstehen dabei zwei Buchungen. Ich habe die Buchung Konto 4600 AUS auf dem Datum 31.12.2015 belassen. Im zweiten Schritt habe ich lediglich bei der Umbuchung (UM) das Datum geändert und zwar auf den Tag der tatsächlichen Umbuchung:


    - Umbuchung

    - Datum (aktueller Buchungstag)

    - Festgeldkonto Instandhaltung

    - Hausgeldkonto


    Dies entsprach buchhalterisch einer Abgrenzungsbuchung.


    Es führte richtigerweise dazu, dass in der Rücklagenentwicklung des laufenden Jahres 2017 die jeweiligen SOLL- und IST-Endbestände des Instandhaltungskontos (Hausverwalter 2018) identisch und auch identisch mit dem Saldo Instandhaltungsbankkontos waren. Richtigerweise wurde auch ein Fehlbetrag angezeigt, weil noch nicht alle RücklagenVZ 2017 gezahlt sind.


    Aber die Konten der Instandhaltungsrücklage (Hausverwalter) wiesen für das Jahr 2015 und 2016 (auch wieder richtigerweise) einen um 5.000,-- € Wert höheren Wert aus, als die Instandhaltungsbank-konten, weil die 5.000,-- zu dieser Zeit bis zur Umbuchung ja noch auf dem Hausgeldkonto waren.


    Alle Konten wurden entsprechend den tatsächlichen Verhältnissen zu den jeweiligen Terminen richtig angezeigt.


    Ein Eigentümer legte Anfechtungsklage ein, er gewann. Der Richter vertrat die Meinung, dass die Entwicklung der Rücklage 2015 und 2016 aus sich heraus nicht nachvollziehbar sei. Er führte aus, dass, wenn ein Betrag in 2017 vom Hausgeldkonto umgebucht würde, dieser nicht nachträglich dem IST-Bestand 2015 und 2016 zugeschlagen werden könnte.


    Wer hat eine Lösung, wie ich in der neu zu erstellenden Jahresabrechnung 2015 und 2016 diese Buchung rechts- und buchhaltungskonform ausführen könnte, obwohl ich glaube, alles richtig gemacht zu haben?


    Vorab danke für Eure Rückmeldungen.

    Zitat von HVMB

    Wer hat eine Lösung, wie ich in der neu zu erstellenden Jahresabrechnung 2015 und 2016 diese Buchung rechts- und buchhaltungskonform ausführen könnte, obwohl ich glaube, alles richtig gemacht zu haben?

    Leider kann ich dir nicht helfen, da keine WEG Erfahrung. Da sich das aber sehr komplex anhört würde ich ein Ticket aufmachen und die Fachleute dazu befragen.

    Für mich wäre das eine der Möglichkeiten. Sollte ein User hier eine Lösung geben können, dann wirst du es bald sehen. Viel Glück.

    Zitat von errjot

    Da sich das aber sehr komplex anhört

    Hört sich in der Tat sehr komplex an.


    Wie wäre ich vorgegangen? Alles mit dem Rücklagenassistenten:


    In 2015 hätte ich die gesamten 25.000 € umgebucht vom Hausgeldkonto auf das Rücklagenkonto - Zuführung (Umbuchung vom Hauskonto).

    Zur Sicherstellung der Liquidität (ist rechtlich zulässig) Umbuchung der 5.000 € vom Rücklagenkonto auf das Hausgeldkonto zum benötigten Termin - Entnahme (Abflüsse aufs Hauskonto die nicht verteilt werden sollen).

    Zum frühest möglichen Zeitpunkt, in Deinem Fall wohl erst in 2017, Umbuchung der 5.000 € vom Hausgeldkonto auf das Rücklagenkonto - Zuführung (Zuflüsse vom Hauskonto die nicht verteilt werden sollen).

    Damit wäre das Rücklagenkonto wieder ausgeglichen.

    Sollte das Hausgeldkonto für den Ausgleich keine ausreichende Deckung aufweisen, müsstest Du eine Sonderumlage bei den Eigentümern erheben.

    Evtl. müsstest Du die Abrechnungen 2015 und 2016 neu erstellen.

    Ich weiß nicht, ob ich etwas übersehe, aber so müsste es doch eigentlich funktionieren.

    Hallo TTF, hallo cowgirl,


    danke für eure Hinweise. Habe ich gerade getestet. Am 31.12 an INSTANDHALTUNG, am 1.1. zurück an HAUSGELD. Es wird in der Rücklagenentwicklung genau so angezeigt, wie ich es haben möchte. Aber für einen Tag, selbst wenn es kein Bankbuchungstag ist, stimmen Hausgeldbank- und Instandhaltungsbankkonto nicht mit den Verwaltungskonten überein. Alles kein Problem bei einer "normalen" WEG.


    Nicht so in meiner Verwaltung. Der Vorverwalter (gewerblich wie ich) wurde trotz Antrag nicht neu bestellt. Es gab erhebliche Probleme zwischen ihm und den anderen Eigentümern (sehr große Anlage). Leider ist der Vorverwalter gleichzeitig Eigentümer. Er hasst die anderen Eigentümer, weil er nicht neu bestellt wurde und weil ihm die Einnahmen fehlen, und mich als seinen Nachfolger (irgendwie verständlich!!!). Er sucht jeden Fehler!!!


    Beste Lösung ist wahrscheinlich auf das Formular einen erklärenden Hinweis zu kopieren und dies in den Beschluss zur Jahresabrechnung aufführen.


    Vielleicht gibt es aber auch noch andere Ideen.

    Warum buchst du nicht die Rückbuchung auf das Hausgeldkonto auch unter dem 31.12. ?

    Der Saldo per 31.12. - Hausgeldkonto und Instandhaltungskonto stimmen doch dann mit dem Saldo Verwaltungskonten überein.

    Fakt ist : Die Eigentümer haben in 2015 die Rücklagen in 2015 bezahlt und das muss aus er Rücklagenentwicklung hervorgehen.

    Zitat von HVMB

    Hallo TTF, hallo cowgirl,


    danke für eure Hinweise. Habe ich gerade getestet. Am 31.12 an INSTANDHALTUNG, am 1.1. zurück an HAUSGELD. Es wird in der Rücklagenentwicklung genau so angezeigt, wie ich es haben möchte. Aber für einen Tag, selbst wenn es kein Bankbuchungstag ist, stimmen Hausgeldbank- und Instandhaltungsbankkonto nicht mit den Verwaltungskonten überein. Alles kein Problem bei einer "normalen" WEG.

    Das müssen sie doch auch nicht zwingend.

    Der Zufluss von Rücklagengeldern vom Girokonto auf das Rücklagensparkonto muss nicht im gleichen Jahr erfolgen,

    wie die Gelder von den Eigentümern eingezogen werden.

    Die RücklagenBUCHHALTUNG im Wiso HV machst Du natürlich jahresaktuell, aber das bedeutet nur: das Geld ist für die RL da, wurde eingezogen und liegt .... irgendwo. Entweder noch auf dem Girokonto, oder schon auf einem RL-Sparkonto.

    Der Transfer kann auch erst im Folgejahr stattfinden.


    Der Vorverwalter und Eigentümer würde ich ....:censored:...auch mal genau die Akten durchsuchen und dann wegen Haftung seitens der WEG verklagen lassen....

    Hier bin ich raus, hier schau ich rein ... :P