Dokumentablage

  • Hallo,

    der letzte gefunden Eintrag zu meiner Frage ist aus 2008, also stelle ich die Frage noch mal ein.

    Meine eingescannte Unterlagen /Dokumente liegen bisher unter der Wiso Mein Geld Dokumente. Sie können also auch ganz normal über den Explorer gefunden und gelesen werden.

    Legt ihr eure Dokumente auch so ab oder auf einer Externen Platte/Stick und macht nur eine Verknüpfung.

    Unter Windows 10 ist es auch nicht ganze einfach einen Ordner zu sperren oder zu verschlüsseln.

    Daher Danke für eure Tipps.

  • Hallo Steff,

    möchte dir in kürze meine System vorstellen.

    - Dokumente immer außerhalb von Mein Geld Professional / oder gleichwertiger Software weil

    + Wenn du einmal von Mein Geld auf ein anderes Programm umsteigen möchtest, dann sind deine Dokumente in Mein Geld gefangen

    + Wenn Dokumente separat liegen gibt es viel mehr Möglichkeiten, wie Volltextsuche, die Mein Geld nicht bietet

    + Übergabe gescannter Dokumente an einen Steuerberater/Finanzamt mit Mein Geld nicht unterstützt wird


    Bei der Verarbeitung habe ich folgende Schritte

    1. Dokument unterliegt der Aufbewahrungspflicht als Original -> Aufkleber mit eindeutiger ID =000324= aufkleben

    2. Dokument scannen mit OCR und in Inbox Ordner ablegen

    3. Dokumente die als PDF eintreffen ebenfalls mit OCR durchsuchbar machen und Inbox Ordner ablegen

    4. Dokumente umbenennen nach folgendem Schema: YYYY-MM-DD_Mehrere_Schlagworte_die_Sinn_machen_000324

    5. Verschieben der Dokumente in die passenden Verzeichnisse: 10_Dokumente, 20_Versicherungen, 40_Finanzen, 50_Beruf, 60_Haus, 80_Rechnungen

    6. Finanzverwaltung früher Excel, jetzt Mein Geld Professional

    7. Importieren der Dokumente in Mein Geld Professional "Nur eine Verknüpfung mit Originaldokument erstellen"

    7.1. Nutzen der virtuellen Ordner in Mein Geld für bessere Übersicht

    7.2. Festlegen der Dokumentenart

    7.3. Verknüpfen mit einer Buchung

    8. Dokumente mit einem ID Aufkleber werden in einem Ordner mit der fortlaufenden Nummer abgeheftet

    9. Alle anderen Dokumente kommen in einen Karton (für jedes Jahr einen) um nach 5 Jahren in den Schredder zu wandern

    (Nur zur Sicherheit - habe bisher noch nie suchen müssen / Wenn ich im Baumarkt etwas zurückgeben muss, dann nehme ich einen Ausdruck mit)

    10. Was die Auswertungen in Mein Geld Professional und deren Export für z.B. Steuerberater betrifft, bin ich noch nicht vollständig überzeugt. Daher habe ich einige Verbesserungsvorschläge eingestellt.


    Falls du noch mehr Infos auch zur Auswahl des Scanners benötigst - gerne

  • Hallo Poweruser,

    vielen Dank für die ausführliche Antwort.

    Also speicherst du die Dokumente im externen Verzeichnis, mit den entsprechenden Unterordern.

    Keine extra Programm?


    QCR werde ich auch mal versuchen, wenn ich die Software mal finde die meinem Drucker beilag.

  • Hallo Steff,

    dann gebe ich noch einen kurzen Einblick in meine Dokumentenablage:

    1. Meine Frau und ich greifen gleichzeitig auf die Ablage, also quasi konkurrierend, daher liegt auf unserem NAS ein SVN (Subversion) Repository. Jeder besitzt auf seinem Rechner eine ausgecheckte (kenne das deutsche Wort nicht) Sandbox (also Verzeichnisbaum) der Dokumente. Zudem kann man eine ausgecheckte Version auch gut auf einem verschlüsselten USB Stick mitnehmen. Nutze ich z.B. auf Dienstreisen.

    2. Die Daten werden vom NAS täglich auf eine externe Festplatte gesichert und ein Mal pro Woche verschlüsselt über einen VPN Tunnel in einem Cloud Speicher abgelegt

    3. Da alle Dokumente mit OCR Behandlung vorliegen, nutzte ich eine Desktopsuche (mit Volltextsuche) um schnell bestimmte Dokumente zu finden. Es liegen ja immer alle Dokumente lokal auf meiner Festplatte. Hier genügen wenige Stichworte um z.B. die Rechnung des Toasters zu finden.

    4. Durch den einheitlichen Aufbau der Dateinamen entsteht im Verzeichnis automatisch eine chronologische Sortierung YYYY-MM-DD_ ...was zu guter Übersicht führt


    Papierloses Büro:

    Ich habe mir vor einigen Jahren viele Anbieter von solchen Lösungen (für zu Hause und auch als Cloud Service) angeschaut und mich gegen alle Kauflösungen entschieden.

    - Cloud Anbieter können (und sind es auch schon) einfach verschwinden, wenn das Geld zu Ende ist, oder es einen neuen Besitzer gibt

    - Software Lösungen für zu Hause sind meistens closed, d.h. der Wechsel zu einem anderen Produkt ist kaum möglich (vendor lock)

    - Verzeichnisse und Files und PDF Dateien werden sehr wahrscheinlich auch noch in vielen Jahren ohne Zusatzlösungen nutzbar sein

    - Ich dachte für einen Privatanwender sollte Excel mit ein paar Makros und VB Skripten ausreichen --- um einen guten Komfort zu erreichen ist mir der Aufwand zu groß geworden, daher habe ich mich nach eine Kauf-Lösung umgeschaut und Mein Geld Professional passt für mich ab Besten.


    Um die noch fehlenden Funktionen vielleicht doch noch in Mein Geld Professional eingebaut zu bekommen habe ich gestern ein Paar Verbesserungsvorschläge geschrieben. Naja, das Feedback war jetzt nicht so berauschend.


    PS: Die Anschaffung des ScanSnap ix500 als Scanner spart extrem viel Zeit (2-seitiger Scan und Stapelverarbeitung von bis zu 20 Seiten). Und eine gute OCR Erkennung ist auch mit dabei.

  • Lieber Poweruser. Du willst uns doch nicht ernsthaft erzählen, das Du das als Privatmann mit extra Aufklebern so machst?


    Wenn ich etwas reklamiere, dann nehme ich einen Ausdruck aus der Buchungsliste mit, auf der die Bonnummer und Buchungsdaten der Kartenzahlung vermerkt ist. Für Zahlungen, die ich selber überwiesen habe, habe ich die Rechnungsnummer, die Kundennummer und das Datum auf der Überweisung/Buchungsliste. In den Notizen pflege ich dann auch schon mal um was es sich handelt. Der Verkäufer ist 10 Jahre Aufbewhrungspflichtig (Steuerrecht) . D.h. er kann anhand der von mir genannten Zahlungsdaten diese Information aus seiner Debitoren-BuHa ziehen um meine Ansprüche zu prüfen. Mehr war noch nie nötig. Wenn mir einer erzählt, das wäre nicht möglich, frage ich immer, wann er die letzte Steuerprüfung hatte ...

  • Hallo Falk,

    ich nutze die Aufkleber nur für Versicherungsverträge, Kaufverträge von KFZ u.s.w. Dieses Jahr habe ich ca. 30 Aufkleber benötigt. Das Verfahren ist nicht von mir. Ich habe es vor einigen Jahren hier gefunden. Papierlose Ablage von Joachim Schlosser

    Statt Paginierstempel habe ich einige Bögen mit Aufklebern mit fortlaufenden Zahlen bedruckt. Vorlagen gab es im Internet bei dem Anbieter der Aufkleber.

    Gruß und Gute Nacht

  • Noch eleganter wäre es ja, Aufkleber mit Barcode oder QR-Code zu verwenden. dann kann man die Ordnungsnummern mit dem Barcodereader einlesen und an den passenden Stellen ablegen. Und wenn MG dann irgenwann mal soweit ist, Barcodes und/oder QR-Codes selber aus den PFD zu decodieren, wäre die Zuordnung fast ein Kinderspiel.

  • PS: Die Anschaffung des ScanSnap ix500 als Scanner spart extrem viel Zeit (2-seitiger Scan und Stapelverarbeitung von bis zu 20 Seiten). Und eine gute OCR Erkennung ist auch mit dabei.

    Das ist definitiv ein guter Scanner, den ich auch nutze. Er hat jedoch einen Nachteil, einen fehlenden Twaintreiber. Hierdurch können die Dokumente nicht direkt aus MG heraus gescannt werden. Bei deiner Vorgehensweise stört das nicht, da du ja mit verknüpften Dokumenten arbeitest.