Zettelwirtschaft
Das ist das Stichwort:
Belege im Original bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist im Ordner aufbewahren.
Elektronische so sicher speichern, wie möglich (DVD und Datenträger), zusätzlich ebenfalls ausdrucken und lagern.
Papierloses Büro liegt in weiter Ferne.
Bei Verlust (Brand, Einbruch, Wasserschaden) den Vorfall amtlich dokumentieren.
Und Ruhe bewahren:
nach meiner - mittlerweile jahrzehtelangen - Erfahrung haben die Steuerprüfer andere Objekte im Auge als kleine EÜR-Selbständige oder Mini GmbHs. Bei denen überwiegt dann die Beraterseele, die in jedem Prüfer steckt und die man leicht hervorkitzeln kann, wenn man seine Arbeit so ordentlich macht, wie man kann. Freundliche Behandlung und kooperatives Vehalten sowie die Verwendung einer mehrtausendfach eingesetzten erprobten Software (was auch für Mein Büro gilt) anstatt von selbsterstellten Office-Programmierungen schafft auch da Vertrauen.
Größere Unternehmen verwenden dann andere Software und werden jährlich von Wirtschaftsprüfern gecheckt.